Szerveződés: mi a legjobb eszköz egy növekvő vállalkozás megszervezéséhez?

"Melyik eszköz segít jobban kezelni növekvő vállalkozásomat?" A múlt hónapban egy Rafael nevű olvasó írt nekem, hogy feltegye ezt a kérdést. Olvasott a legjobb projektmenedzsment eszközökről, munkamenedzsment szoftverekről, kommunikációs programokról és azokról a termelékenységi alkalmazásokról, amelyek célja az üzleti fellendülés. De nem tudta kitalálni, melyik a legjobban a munkája irányításához.

"Most kezdtem el dolgozni egy kis ingatlanbefektetési vállalkozásnál" - írta -, és tényleg nagyon segítségre van szükségük a folyamatok automatizálásában. Főleg e-mailben (argh!) Kezelik a dolgokat, és a bővítési tervekkel nem méretezhető szerkezet Ezen a ponton arra gondoltam, hogy Asana vagy Teamwork Projektokat használunk a műveletek korszerűsítésére, és akartam az Ön hozzájárulását. Hogy adjunk némi perspektívát, a csapat öt belső alkalmazott, akik a befektetőkkel dolgoznak ingatlanok vásárlásán és eladásán."

Rafael elmagyarázta továbbá, hogy minden tulajdonságot "projektnek" tart, és azt akarja, hogy mindegyikhez össze lehessen állítani azon feladatok listáját, amelyeket az alkalmazottaknak kiosztanak. A szervezetek egyszerre 150-200 "projektet" irányítanak. És időről időre a külső szereplőknek betekintésre van szükségük a folyamatba.

Azt is mondta, hogy a rugalmasság és a csapatmunka kiemelkedő jelentőségű, mivel ezek sok vállalatban vannak. De úgy tűnt, nagyon készen áll az Asana vagy a Teamwork Projects használatára. Íme a válaszom:

Kártyapak és társasjáték

Gondolj Asanára mint kártyacsomag, és gondolj a Csapatmunka Projektre mint társasjátékra. Kártyapakkal játszhat olyan játékot, amelyet valaki más készített, vagy elkészítheti saját játékát. Társasjáték esetén a játék szabályokkal rendelkezik, és hajtsa végre őket, ha akarta, de általában véve, a társasjátékot úgy tervezték, hogy veled játszhasson, és betartsa a szabályokat.

Tapasztalataim szerint Asana időbe telik a helyes megvalósításhoz, de végül is felhasználhatja azt, ahogy szeretné. Az első néhány nap nagyon zavaró lesz mindenkinek, aki a rendszer használatát tanulja. Ennek oka az, hogy a csapatodnak meg kell határozniuk a használat szabályait. Nincs helyes vagy rossz út az Asana használatához.

Néhány hét múlva remélhetőleg az öt alkalmazott tartózkodik a fedélzeten, és valószínűleg megkezdik a szabályok kiigazítását ezen a ponton. Asana próbálkozik és hibázik. Szoros csapatkommunikációt igényel annak biztosítása érdekében, hogy mindenki azonos módon használja az eszközt.

Most beszéljünk a csapatmunka projektekről. A csapata eltart egy kis időt ahhoz, hogy megszokja a Csapatmunka Projekteket is, de más okból. Az emberek először feltárják az összes szolgáltatást, és beírják a feladatokat. A csapat valószínűleg létrehoz egy csomó sablont, amelyeket újra felhasználhatnak a következő eladáshoz vagy vásárláshoz. A csapatmunka projekteknél azonban kulcsfontosságú, hogy minden ingatlanvásárlást vagy eladást projektként kezeljen.

A projekteknek mindig van befejezési dátuma, és az Ön esetében ez a befejezési dátum. Általában mérföldkövek vannak, esetleg szerződést kötnek, vagy pénzt letétbe helyeznek. És a projekteknél ezeknek a határidőknek és a mérföldköveknek a dátumai számítanak. Fogalmam sincs, hogy a határidők fontosak-e a csapatod számára, vagy sem. Azt mondja a csapata, hogy „vásároljuk meg ezt az ingatlant október 1-jéig” vagy csak „vásároljuk ezt az ingatlant” anélkül, hogy tudnánk, mennyi ideig tart ez? Ha rögzített határidők vannak, akkor a Teamwork Projects valószínűleg jobb.

A projektmenedzsment eszközök, például a Teamwork Projects lehetővé teszik függőségek létrehozását a feladatok között, így egyetlen feladat nem fordulhat elő, amíg az összes függő feladat meg nem történik. Például, ha nem tud szerződést kötni, amíg az ellenőrzés meg nem történt, akkor ezt beállíthatja a Teamwork Projects programban. Az Asana esetén a csapatod dönthet úgy, hogy e szabály alapján játszik, de ez nem része a rendszernek. Mindkét eszközt ingyenesen használhatja, hogy megértse működésének működését, majd frissítsen egy fizetett fiókra, amely további funkciókkal rendelkezik.

Szerszám kiválasztása

Néhány héttel később bejelentkeztem Rafaelnél, hogy megbizonyosodjon arról, hogy döntött-e, és hogy az eszköz hogyan működik a csapata számára. A Teamwork Projects kipróbálását választotta. Értékesítési pontja, azt mondta, az volt, hogy függőségeket lehet létrehozni a feladatok között. A beállítások elvárása némi időt vett igénybe, ahogy várták, de Rafaelnek is volt remek hír, hogy megosszák:

"Említésre méltó egyik kijelentés: létezik egy Teamwork Projects Startup ajánlat, ahol ingyen adják az induló vállalkozóknak egy év alatt elérhető szoftvert! Ez nagyon hasznos volt a lépéshez" - írta Rafael.

További források

Kapcsolódó tanácsokkal kapcsolatban lásd: 7 módszer a projektmenedzsment egyszerűsítésére a csapatmunka projektekben és az Asana használata az üzleti életben.

És további üzleti alkalmazási ajánlásokért olvassa el a Legjobb Online Üzleti Együttműködési Szoftvert.