Függetlenül attól, hogy magad nyilvántartja be adóit, vagy fizet egy könyvelőnek szakmai segítséget - az egyetlen legjobb dolog, amit megtehet azért, hogy a folyamat zökkenőmentesen zajlik - és ügyeljen arra, hogy ne hagyjon ki pénzt vagy adókedvezményeket - az adódokumentumok megszervezése. De hogyan csinálod?
Mint sok szervezési feladat, az adók rendezése inkább az a szokás, hogy egész évben éljen, nem pedig egyetlen tisztítási feladat helyett. Mint láthatja, ez egy előre és hátra mozgató játék.
Kezdje a továbblépéssel
Noha az Egyesült Államokban a jövedelemadók benyújtásának határideje április 15-én van, tényleg január 1-jén kell kezdenie az adókat megszervezni - a következő évre, azaz. Kezdje az adományozási űrlapok, az elszámolható költségekre vonatkozó igazolások és az aktuális évre vonatkozó egyéb dokumentumok mentésének új szokásainak kialakításával. Más szavakkal, kezdje el megszervezni a 2014-es bevételeket, amelyeket 2015-ben nyújt be.
Számos szervezeti projektben könnyű a figyelmet a lemaradásra irányítani, de gyakran előnyösebb egy jobb rendszer létrehozása, amely tovább halad. A jövő évi bejelentési dátum itt lesz, még mielőtt megtudja.
Már elindítottam egy „2014 Adók” feliratú mappát. Amint van egy olyan mappámhoz tartozó dokumentum, mint például egy online adományozás e-mailben kapott igazolása, azonnal beteszem. Ha van papíralapom, akkor azt a szkenner tetején lévő mappában hagyom hétvégéig, amikor lehetőségem van digitalizálni és hozzáadni a virtuális mappához.
Ezeknek a dokumentumoknak a gyors elhelyezése a gyűjtésük során valóban kulcsfontosságú az adóinak későbbi megkönnyítéséhez. (A számítógépes mappák kezelésével kapcsolatos bevált gyakorlatokkal kapcsolatban olvassa el a Szervezés megszervezése: A mappák használata az asztali zavargások megszüntetését.)
Meg kell őriznie a papír eredetit?
Tegyük fel, hogy átvizsgálta a papír adóügyi dokumentumait. Az eredetiket is meg kell őriznie?
"Amikor az emberek digitalizálják a papírt, néha kényszerülnek megőrizni az eredeti példányokat, de az IRS és a kormány vonatkozásában a nyugták és a dokumentumok digitális másolata elfogadható" - mondta Chris Barbier. Barbier a The Neat Company termékmenedzsmentjének alelnöke, amely készíti a Neat asztali szkenner termékeket, például a NeatConnect dokumentum szkennert, és a NeatCloud online tárolási megoldást. Több éven át CPA volt. A Neat egyik szakterülete az automatikus adódokumentumok automatikus felismerése és címkézése azok szkennelésekor.
Rendezés év, majd hónap és végül adókategória szerint
Az összes dokumentumot, mind papírt, mind digitálisan címkézze meg a mappákat az adóév szerint - nem az az év, amelyben ezeket az űrlapokat kitölti.
Barbier a következő hierarchiát javasolja a további címkézéshez és szervezéshez:
- Év
- Hónap vagy dátum
- Adókategória (azaz ahol a dokumentum megjelenik az adókon).
Ha fizet egy könyvelőnek az adók elkészítéséért, mondja Barbier, ez a kategorizálási módszer pénzmegtakarítást eredményezhet, mivel az összes dokumentumot már neki megszervezte, így a számlázandó órák száma kevesebb lesz. "Nem akarja fizetni a könyvelőnek, hogy megszervezzen egy dobozos dokumentumot" - mondja.
Visszanéz
Amikor ideje benyújtani az adókat, a legtöbb ember azzal kezdődik, hogy visszatekint az előző évi bejelentésre (kivéve, ha természetesen rosszul ment). Hacsak Ön vagy vállalkozása nem változott jelentősen a státusban (például ha házat vásárol vagy házasodik meg), az idén benyújtott levonások és űrlapok valószínűleg hasonlóak vagy megegyeznek az előző évvel. Használja ezeket a régi űrlapokat útmutatásként, mint például egy ellenőrző listát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy hiányzik-e semmi.
Ha ön maga nyújtja be adóját, akkor nézze meg a 2014. évi legjobb adószoftver listáját. Az ingyenes online adóelőkészítési és -bejelentési szolgáltatásokhoz a szerkesztők választása a TaxACT Free szövetségi és a fizetett szolgáltatások számára, a szerkesztőink a TaxACT Ultimate Bundle. - Választás. (Vegye figyelembe, hogy a PCMag nem ajánlja az összes amerikai adófizetőt online adóbevallás-szolgáltatás igénybevételére. Sok esetben, különösen az összetett adóbevallással rendelkezők számára, biztonságosabb lehetőség az emberi adókészítő.)
Ezen áttekintések alapján a TaxACT segítségével benyújtottam mind a 2012-es, mind a 2013-as adóm, amely lehetőséget kínál arra, hogy az előző évi információkat importálja, hogy segítséget nyújtson az Ön számára a tárgyévben. Az is tetszett, hogy a TaxACT-ban a súgóeszközök segítségével könnyen megkereshetett egy jelzálogkölcsön-nyomtatványt, amely már volt a kezemben, de amely nem jelent meg automatikusan, amikor követtem az adó-előkészítő varázslót. Éppen beírtam a dokumentum számát, és egy link odavisz az oldalra, ahol be tudtam adni az információkat.
Biztonsági mentés és törlés
Ha papírmentes életet kíván élni, és megsemmisítette az összes érzékeny papíralapú adóügyi dokumentumot, akkor készítsen biztonsági másolatot a digitalizált adókról.
"Egyesek attól tartanak, hogy a felhőt olyan érzékeny dolgokra használják, mint az adódokumentumok, de mindig szeretnének biztonsági másolatot készíteni valahol, legyen az másik számítógép, vagy külső meghajtó, vagy a felhő" - mondja Barbier. És természetesen rengeteg szoftver van a számítógép adatainak biztonsági mentéséhez, azonban olyan érzékeny dokumentumokkal, mint például az adólapok, meg kell-e tenni további óvintézkedéseket?
Mark Grace, az Absolute Software globális fogyasztói üzletágának alelnöke (amely LoJack-et készíti a laptopok számára) kevésbé aggódik a felhőben lévő információk miatt, és inkább aggódik az okostelefonon vagy a számítógépen hagyott dokumentumok elfeledett példányai miatt. Tegyük fel, hogy bepattan egy gyors képet a W2-űrlapról, és töltse fel az Evernote-ba, ahol az OCR lehetővé teszi a kép szövegkeresését. Nagyszerű ötletnek hangzik, de a fénykép valószínűleg továbbra is a telefonján található. "A pillanat alatt, amikor fényképeket készít az érzékeny dokumentumokról, veszélybe sodorja magát. Ennek a forgatókönyvnek nincs lehetősége" - mondja Grace.
"Nyilvánvalóan hatalmas ipar létezik az adók digitalizálása körül - mondja Grace -, de szerintem ébernek kell lennie. Bizonyos felelősséget kell vállalnia - mondja -, hogy törölje az olyan dokumentumok másolatait, amelyek elfelejtett helyeken találhatók meg, például a telefon kamerájával.
Az adók biztonsági mentése mellett a Grace azt is javasolja, hogy használjon egy szolgáltatást mind a mobil eszközökön, mind a laptopokon, amelyek lehetővé teszik, hogy elvesztés vagy lopás esetén távolról törölje őket. "A tolvajok érdeklődnek az adatok megtalálásakor, amikor ellopnak egy eszközt."
Pénz a bankban
Remélhetőleg ebben az évben visszatérítést fogsz kapni. Ha az adóbevallás kimenetele az Ön javára válik, minél hamarabb benyújtja, általában véve, annál gyorsabban kapja meg ezt a visszatérítést. Ha most rendezi be a nyugtákat, a dokumentumokat és az iratokat a jövő évi bejelentéshez, akkor talán még hamarabb megkapja a jövő évi készpénzt. És minél hamarabb van a pénz a kezedben, annál hamarabb kezdhet keresni kamatjövedelmet… amelyet az ezt követő évre beszámolhat.
