Szervezze fel magát: hagyja abba az e-mailek elleni küzdelmet több e-maillel

Az e-mailek túlterhelése hatalmas termelékenységi probléma a munkahelyen. Mindig olyan emberekkel találkozom, akik panaszkodnak az e-mailekről, és azt mondják, hogy ez elárasztja őket, bárcsak azt szeretnék, hogy minden kapcsoló ki legyen kapcsolva a beérkező levelekbe.

Ugyanezen emberek közül sokan rögzítik az e-maileket oly módon, hogy súlyosbítják a problémát. Azt látom, hogy azok az emberek próbálnak leküzdeni több e-mailt, amelyek viszont egyre több e-mailt generálnak. Mivel az e-mail szenvedéstől szenvednek, általában nem látják egyértelműen, mi történik, tehát fogalmam sincs, hogy még rosszabbá teszik.

Van néhány módszer, amikor észrevettem, hogy az emberek lábba lőnek, miközben megpróbálják kezelni az e-mailek túlterhelését.

Ne használja a Beérkezett üzenetek mappát feladatlistaként

Az első példa azokra az emberekre, akik súlyosbítják az e-mail problémáikat, a teendők , akik szeretnék őket felhívni. A teendõk listái e-maileket hagynak a beérkezett üzenetek mappájába, ha az üzenet vagy tartalmaz egy feladatot, vagy elindítja a hozzárendelt feladat memóriáját. Más szavakkal: a Beérkezett üzenetek mappát használják feladatlistaként.

Gondoljon arra, hogy az emberek általában hogyan osztanak ki feladatokat e-mailben. Ritkán jelenik meg egyértelműen a feladat a tárgysorban. A fogadónak meg kell nyitnia és el kell olvasnia az e-mailt, hogy megismerje a feladat részleteit. Valószínűbb azonban, hogy az üzenet nem tartalmaz minden információt, amelyre a fogadónak szüksége van, például határidőt vagy más részleteket a feladatról. Az üzenetek cseréje oda-vissza tisztázza a feladatot, és minden egyes alkalommal új e-mailt hoz létre. Röviden: az e-mail postafiókok nagyon rossz feladatlisták.

Egy másik probléma az, hogy a tennivalóknak folyamatosan ellenőrizniük kell minden bejövő e-mailt, hogy meghatározzák, tartalmaz-e egy feladatot, és ha nem, akkor azonnal megszabadulnak a levelektől. A teendõknek szánták végtelenségig gyomlálnak.

Sőt, ami még rosszabb, a teendõk listái megszokják a beérkezett üzenetek napi feladatainak ellenõrzését, és gyakran elküldik maguknak emlékeztetõket más dolgokról, amelyeket elvégezni akarnak.

Ha az e-mail probléma, miért szeretne több e-mailt létrehozni ilyen módon?

A vastag részben azonban a teendõknek nem lehet látni, hogy rendszerük miért teszi még rosszabbá az ügyet. Gyakran azzal érvelnek, hogy a beérkező levelek teendők listájává tétele az egyetlen, ami mûködik. De ha ugyanaz a személy érzi magát az e-mailben, nyilvánvalóan nem működik. Van néhány megoldás, és egy pillanat alatt eljutok hozzájuk.

Hagyja abba a Nudgemail küldését

A közelmúltban egy vállalati visszavonuláson beszélt az e-mail kezelésről. A beszélgetés előkészítése céljából néhány alkalmazottal beszéltem és megtanultam, hogy sokan hatalmas mennyiségű e-mailt kezeltek, néha napi 1000 üzenetet, a Nudgemail segítségével. Úgy gondolták, hogy ez egy nagyon ésszerű módszer az áramlás kezelésére.

A Nudgemail egy freemium eszköz, amely lényegében lehetővé teszi az e-mailek szundikálását azáltal, hogy beállítja azt az időtartamot, amikor új üzenetként jelenik meg a beérkező levelek között. A "lényegében" nagyon fontos szó itt.

A legtöbb szundi funkció, például a SaneBox alkalmazásban vagy a legjobb e-mail alkalmazásokban, elrejti az eredeti üzenetet a beérkező levelek mappájában, majd új olvasatlan e-mail üzenetként jelenik meg a választott időpontban. A Nudgemail kicsit másképp működik. Ha e-mailek szundikálására használja, az eredeti e-mail a beérkező levelek között marad, és egy új üzenet jelenik meg a beérkező levelek tetején, az eredeti üzenet teljes szálával idézve.

Ne érts félre. A Nudgemail kiváló eszköz, és bizonyos körülmények között kiváló megoldás. Bárki, aki a beérkezett üzeneteket információáramként, nem pedig a feldolgozandó kommunikáció gyűjtőpontjaként látja, megteheti, hogy használja. De amikor a dolgozók azt mondják, hogy a beérkezett üzenetek nagy száma miatt nem tudják elvégezni a munkájukat, és az üzeneteik 20% -a ismétlődő üzenet Nudgemails formájában, ez probléma.

Annak ellenére, hogy a teendõk listái tagadják azt a tényt, hogy rendszerük megsérült, egyes Nudgemail felhasználók mankóvá változtatják azt. Annyira beragadtak jelenlegi szokásaikba, hogy nem tudnak jobb megoldást elképzelni.

Ne válaszoljon ilyen gyorsan

Nagyon gyakran az e-mailekre való válaszadás lehetővé teszi valaki más üzenetének elismerését anélkül, hogy a beszélgetést valóban továbbmozgatná. Képzeljen el egy munkatárs e-mailt, hogy megkérdezze véleményét a prezentációról. Még nem nézte meg a bemutatót. Munkahelyétől függően elfogadható lehet gyorsan válaszolni a "Nem tudom. Még nem néztem meg" kérdésre, mint várni két órát, amíg megnézi és véleményt alkot. Ha gyorsan válaszol, még akkor is, ha az üzenet nem érdemi, felesleges e-maileket generál. Ha a vállalati kultúra erre a magatartásra szólít fel, akkor jobb, ha azt hiszi, hogy mások is veled teszik.

Az a személy, aki lassan válaszol az e-mailekre, lustanak tekinthetõ, vagy nem lehet csapatjátékos, még ha sokkal logikusabb és eredményesebb módja annak, hogy válaszoljon az e-mailen. De ez teljesen hátrányos, és el kell távolodnia tőle, ha úgy érzi, hogy elárasztja az e-mailt.

A végén az történik, hogy az emberek csak azért válaszolnak az üzenetekre, hogy átadják a dollárt. Tegyük fel, hogy Raj megkérdezi Sarah véleményét valamiről, és azt válaszolja: "Nem biztos. Mit gondolsz?" Most a labda visszatért Raj udvarába, és a felelõsség az, hogy csak akkor válaszoljon, ha Sarah új olvasatlan üzenetet fog látni a beérkezett üzenetek mappájában, emlékeztetve, hogy ezúttal valóban válaszoljon.

Egy másik példa, amely a támogatási osztályok, például az informatika részéről az általános, az, hogy egy általános e-mail címet állítanak fel az alkalmazottak számára, hogy súgójegyeket nyújtsanak be, például amikor egy alkalmazott kijön, hogy számítógépe meghibásodott, és ha gyorsan segítséget kap, elfelejtheti az általános e-mailt, és e-mailben küldheti el az IT-ben ismeretes személynek. Az informatikusnak kellene gondoskodnia a problémáról? Nem veszi figyelembe az e-mailt? Válaszoljon, és mondja meg az alkalmazottnak, hogy a helyes IT-súgó címet használja? CC a főnöke? Mi a helyes cselekedet?

A válasz, amelyet pánik és frusztráció táplál, gyakran több e-mailt generál (és feszültséget okoz). Ez ismét egy példa arra, hogy a vállalati kultúra megteremti a gyors válasz elvárásait, amely a gyökér probléma. De megszakíthatja ezt a mintát anélkül, hogy megzavarná a békét, és ennek eredményeként kevesebb e-mailt generálhat.

Megoldások a túlzott e-mailekhez

Hogyan állíthatjuk le a túlzott e-mailek generálását? Néhány megoldás egyszerű és gyors, és az egyén a vállalat támogatása nélkül megteheti azokat.

Az előző példában az informatikai személyzet valószínűleg szembeszélgetéssel (vagy telefonhívással távoli alkalmazottal), ahelyett, hogy e-mailben válaszolna, beszúrhatja a problémát a bimbóba. Ha az IT-személy e-mailben válaszol, akkor a rászoruló munkatárs valószínűleg nem fogja olvassa el nagyon szorosan. Ne feledje, hogy már hangsúlyozta a számítógépes problémáját. Ez nagyon alacsony színvonalúnak tűnhet, de a munkatársakkal szemben, szemtől szemben, nyugodtan és professzionálisan szembeszállva elősegíti a jövőben, hogy emlékezzen a súgójegyek bevitelére szolgáló helyes protokollra, különösen, ha az informatikus elmagyarázza, hogy más munka milyen prioritást élvez a pillanat. A személyes magyarázat messze megy.

Egy másik módja annak, hogy megakadályozzuk a túlzott e-mailek generálását, ha jó e-mail asszisztens eszközöket talál, amelyek segítenek az e-mailek csökkentésében a beérkező levelekben, ahelyett, hogy elterjednék, mint a Nudgemail. A SaneBox (kb. 7 dollár havonta) az a megoldás, amelyet ajánlom. A Mailbird egy e-mail kliens alkalmazás, amelyhez a szundi funkció és más funkciók is tartozhatnak.

Hagyja abba a Beérkező levelek mappát mint teendők listáját, mind a személyes, mind a munkával kapcsolatos feladatokhoz. Olyan nagyszerű eszköz létezik most, amely sokkal jobb feladatok kiosztására, nyomon követésére, rájuk vonatkozó adatok frissítésére stb., Amelyek nem támaszkodnak e-mailekre. Szeretem a Todoist, bár a Wunderlist is nagyszerű alkalmazás.

Ha meg tudja győzni munkacsoportját vagy osztályát, hogy válasszon jobb eszközt a feladatok elvégzéséhez, akkor valóban sokkal jobb állapotban lesz. A teljes erővel rendelkező projektmenedzsment alkalmazásokon kívül vannak más együttműködési alkalmazások is, amelyek könnyűek, könnyen kezelhetők, gyorsabban beállíthatók, és jobb megoldást jelenthetnek a csapat kihívásaira.

További információkért olvassa el az egyéb tippeket az irodai e-mailek túlterhelésének csökkentésére.