Jeff Weiner, a LinkedIn vezérigazgatója nemrégiben egy cikket tett közzé, amelynek egyetlen szabálya volt a haszontalan találkozók kiküszöbölése: nincs előadás. Eljutok oda, ahol megy, de ez egy abszolutista kijelentés, és nem mondhatom, hogy minden körülmény 100% -ában egyetértek vele.
Véleményem szerint a jobb ülések lebonyolításának módja az, hogy először megértjük, hogy milyen ülést szándékozunk tartani, majd megszervezzük magunkat, és ennek megfelelően felkészülünk. Néhány egyszerű lépés megtételével a találkozó tervezési szakaszában nagy a haladás ahhoz, hogy mindenki számára eredményesebbé váljon.
4 fajta találkozó
A véleményem szerint négyféle találkozó létezik. Ha még soha nem gondolt a megbeszélésre, melyet meg kíván tartani, az felét jelentheti a problémádnak.
Vita / együttműködési találkozó. Az ötletbörze találkozók példák a vita vagy az együttműködési találkozókra. Ilyen típusú találkozón a részt vevő egy vagy több fél munkálkodhat a napirenden. Az információ célja, hogy több embertől származjon. Az együttműködő találkozók gyakran problémamegoldó találkozók is.
Bejelentkezési találkozó. A bejelentkezés rendszeresen ütemezett találkozó, általában egy adott projekt körül, amely folyamatban lehet, vagy amelynek várható befejezési dátuma lehet. A napi ellenőrzés a bejelentkezés példája. A bejelentkezés jó annak biztosítására, hogy az összes érintett felet naprakészen tartsák a problémákkal, megoldásokkal, változásokkal, előrehaladással stb. A rendszeres check-in találkozók egyik előnye, hogy gyakran nagyon rövidek lehetnek.
Munkahelyi találkozó. A munkaértekezletek személyes kedvenceik. Egy munkaértekezleten olyan munkát végez, amelyet be kell fejezni. Ilyen egyszerű. A munkaértekezletek elhalasztják a halasztást a rügyben. Gyakran együttműködnek. Az egyik példa arra, hogy mit lehet elérni egy munkaértekezleten, ha a programozók és az érdekelt felek összejönnek a kódváltozások végrehajtása érdekében (mondjuk egy weboldalra vagy más interaktív termékre), amelyeket a két fél csak valóban pontosan tud ellenőrizni egymás jelenlétében.
Hogyan tehetjük hatékonyabbá az üléseket
1. Gyors ütemezés. Egy folyamatban lévő vagy hosszú távú projekt irányításának kivételével utálom a két vagy három hétnél hosszabb ütemezésű találkozókat. Gyakran az ülés ütemezése előtt beszélgetések zajlanak a felek között, e-mailben, telefonon vagy személyesen, és én inkább azt szeretném, ha a beszélgetések frissek lennének a fejemben az ülés előtt. Ütemezzen túl messzire, és a vonatkozó információ sokáig eltűnik a fejemtől.
Ha megpróbál olyan időt találni, amely olyan emberek számára megfelelő, akik nem bocsátják rendelkezésre naptárukat, használhat egy ingyenes Doodle nevű webhelyet, amely lehetővé teszi egy közvélemény-kutatás létrehozását, amelyen az emberek megmutathatják, hogy szabadon mennek.
2. Használjon tiszta tárgy sort. Az értekezlet meghívásában az egyértelmű tárgysor megléte kulcsfontosságú mindenki termelékenységéhez. A tárgysornak néhány szóban meg kell jelölnie a találkozó általános célját. Segít az embereknek, mielőtt megmutatnák vagy meghívnák a találkozót, mire számíthatnak.
Az egyértelműen megfogalmazott tárgysor egyes felek számára megszabadíthatja azt is, hogy mit kell előkészíteniük az ülés előtt.
3. Rendeljen napirendet vagy célokat. Minden üléshez napirendre vagy célok listájára van szükség. Az ülés bonyolultságától függően lehet, hogy nem kell kifejezettnek lennie, ebben az esetben azt hallgatólagosan meg kell adni a tárgysorban. Példa erre: "Tárgy: A sor felállítása a magazin októberi kiadására" - a cél az, hogy ezt a feladatot egy munkaértekezleten fejezzék be.
A check-in értekezlet célja a bejelentkezés, az előrehaladás áttekintése és aggályok felvetése, így valószínűleg nincs szüksége kifejezetten az ilyen típusú találkozók napirendjére.
A vitarendezési üléseknek valóban előnye van, ha napirendjük van. Mindenkinek meg kell kapnia a napirendet az ülés előtt. Azt javaslom, hogy szerepeltesse az ülés iránti kérelem jegyzetmezőjében.
Amikor a találkozó vezetője időt vesz igénybe egy napirend vagy az alapvető célok listájának elkészítésében, az elősegíti az ő számára, hogy a saját elméjében megszilárdítsa a találkozó célját és annak irányítását.
4. Határozza meg a találkozó vezetőjét. Minden üléshez vezetőre vagy társvezetőkre van szükség. A legtöbb esetben a találkozó vezetőjét hallgatólagosan ismerték: informatív találkozó esetén az a találkozó, aki összehívta a találkozót, vagy megvan valami megosztani. Telefonos és video-chat-beszélgetésen (pl. Webex) gyakran a hívást kezdeményezi az a személy.
Az abszolút legrosszabb ülésen, amelyen valaha is részt vettem, nem volt vezető, és a találkozó körülbelül felénél rájöttem, hogy több érintett fél úgy gondolja, hogy én vezettem a találkozót. Egyszerre bosszantó és megalázó volt, nem is beszélve a teljesen termékenyről. Egy másik meggondolatlan jelenetben egyszer összehívtam egy értekezletet, megbeszéltem és teljes szándékában állt annak lebonyolítása, csak hogy egy másik kolléga teljesen átvegye azt - szintén bosszantó.
5. Elveszíti a technológiát, de végezze el a bemutatót. Igen, ez a cikk a technológiával kapcsolatos témákkal foglalkozik, és igen, azt mondom, hogy elveszíti legalább valamelyik technológiáját, hogy eredményesebb találkozókat tartson. Mielőtt pazarolja az idejét a PowerPoint pakli létrehozásához, kérdezd meg magadtól: "Szüksége van egy prezentációra?" Ha a válasz igen, ne felejtse el, hogy a diákat az emberek elkötelezettségének és a pontok megerősítésének kell használni - nem pedig az Ön számára. Csillagmosók nem tesznek senkire lenyűgözőt, és senki sem akarja megnézni egy videót, amikor meghallják, hogy beszél, vagy beszélgetni kezdenek veled.
Ha van egy termék vagy szolgáltatás, amelyet meg lehet mutatni, mutassa be, hogyan működik! Ne mutasson képeket vagy videókat róla. Adja nekik az igazi McCoyt.
Ha bizonyos információkat szeretne adni minden ülésen résztvevőnek, ideértve a fényképeket és a videókat, akkor küldje el nekik az ülés előtt, hogy megismerkedjenek az anyaggal, amely mindenki számára eredményesebb lesz. Akkor időt tölthet az ügy középpontjába juttatva, és valószínűleg sokkal rövidebb idő alatt is.
