Az emberek kétségbeesetten akarják megszabadulni a papírtól az életükben. A digitális archívumok sok előnnyel járnak. Kereshet hatékonyan. Biztonsági másolatot készíthet az elektronikus dokumentumokról több helyre, hogy bármikor, bárhol elérhesse azokat. A digitális dokumentumok megosztása családtagokkal, ügyvédekkel és bárkivel, akinek szüksége van rájuk, sokkal könnyebb, mint a fénymásolás vagy a faxolás.
Mielőtt elkezdené a dokumentum beolvasását a házba, és minden havi számlát és nyilatkozatot e-mailbe továbbítana, fontos átgondolni, hogy mit kíván elérni egy teljesen digitális formátumra való áttéréssel, mivel a különféle szolgáltatások segíthetnek Önnek ez a folyamat nagy részét automatizálja. Azt is meg akarja tudni, hogy pontosan mit csinál ezek a különböző megoldások, mivel mindegyik nagyon eltérő eredményt nyújt. Az, hogy végül elégedett lesz-e ezekkel az eredményekkel, nagymértékben függ az eredeti céloktól.
Fájlszinkronizáló szolgáltatások (a barkácsolás megoldása)
Nagyon egyszerűen tárolhatja és kezelheti a családi dokumentumokat on-line módon a Dropbox, Box, SugarSync vagy bármilyen más felhőalapú tárolási megoldás segítségével, ám ennek a módszernek vannak előnyei és hátrányai.
Cons. Ha havi számlákat és kimutatásokat szeretne menteni erre a fiókra, akkor az nem automatikus. Havonta be kell jelentkeznie minden fiókjába, és a fájlokat szinkronizáló mappába helyben kell elmentenie a PDF-fájlokat. A művelet elvégzéséhez semmilyen emlékeztetőt nem kap, még kevésbé a számlák megfizetésére. Végül ellenőriznie kell a választott szolgáltatás biztonságát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a dokumentumok biztonságban vannak-e.
Valójában megoldást találunk ezekre a hátrányokra, és ez a FileThis (jelenleg béta verzió). A FileThis csatlakozik az online fiókokhoz, és az összes fontos dokumentumot lerakatba helyezi, amelyhez kapcsolódik. A lehetőségek között szerepel a Box, a Dropbox, a Google Drive, az Evernote és még a saját számítógép is.
Különleges szolgáltatások: Fókuszált pénzügyek
Számos speciális szolgáltatás nyújt segítséget a háztartási dokumentumok papírmentes kezelésében, ám ezek kissé eltérő célokat szolgálnak, ezért nagyon fontos átgondolni, hogy mit kell tennie.
A Manilla (ingyenes) például egy online fiók, amelyet beállíthat úgy, hogy automatikusan nyilvántartja az összes havi kimutatást, és emlékeztesse Önt a számlák megfizetésére. Rendes funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi a jutalmazási programok nyomon követését, például a repülõk mérföldjeit, és elkábíthatja, hogy cselekedjen a számlán, mielõtt a pontok lejárnak. A Manilla kiválóan alkalmas azoknak az embereknek, akiknek segítségre van szükségük a számlák időben történő fizetésében, vagy bárki számára, aki azt akarja, hogy ezeket a szolgáltatóktól származó nyilatkozatokat központosítsa, ám ennél sokkal többet nem tesz.
A Neat, amely mind a NeatDesk, mind a NeatCloud online tárolóközpontot készíti (havonta 5, 99 dollár), arra összpontosít, hogy segítsen beolvasni és feltölteni a házban lévő papír dokumentumokat. Gyors, és különösen jó az adó- és pénzügyi papírok azonosításában, és mindent osztályozhat és felhőalapú fiókokba rendezhet. A Neat azonban nem kínál automatizálást az ismétlődő dokumentumok behúzásához, ahogyan a Manilla és a Doxo.
Speciális szolgáltatások: Életközpontú
A TheDocSafe (havonta 5, 95 dollár) kissé más irányba megy. Áttekintheti a központosítani kívánt család- és személyes adatok hosszú listáját, ideértve sok olyan dolgot, amelyek előfordulhat, hogy nem vannak papíron, például a sürgősségi kapcsolatok. A kezdeti fiókbeállítás során átveszi Önt egy lényegében egy kérdőívből, hogy megbizonyosodjon arról, hogy lefedi-e az összes lehetséges dokumentumot: Van otthon? Házas vagy? Vannak gyerekei? Van utolsó akarata és végrendelete? Ezekre a kérdésekre megadhat válaszokat, és feltöltheti a vonatkozó címeket, okiratokat, tanúsítványokat és jogi dokumentumokat.
A Javont Vault bizonyos értelemben hasonló, de inkább az a célja, hogy lehetővé tegye ezeket a részleteket a kedvezményezettnek, ha meghal. Ennek ellenére csodálatosan működik a sok fontos családi vagy személyes papírmunka biztonságos központosításában, miközben élsz. Lehetőséget nyújt a vagyonának nyilvántartására, felsorolhatja az összes online fiók bejelentkezési azonosítóját és jelszavát, és részletes megjegyzéseket küldhet szeretteinek arról, hogy mit várnak tőle az összes ilyen információval halála után. A Javont Vaultot társadalombiztosítási szám zárolja, így az csak az USA-ban használható.
A legfontosabb rész? Előrelátás
A háztartási dokumentumok digitalizálása és digitális rendezése elõtt a legfontosabb lépés átgondolni, hogy mit akar tenni, vagy milyen problémát kell megoldania. Ha elkezdi papírmentesen dolgozni egyértelmű cél vagy eredmény szem előtt tartása nélkül, erőfeszítései pazarolhatók, mivel a rendelkezésre álló megoldások közül sok nagyon különböző szolgáltatásokat kínál.
