Szerveződés: hogyan lehet külön-külön tartani a munka- és a személyes fájlokat

Az olyan informatikai dolgozók, mint én, hétvégén gyakran ellenőrzik a munka-e-mailünket. Vagy később este hazafelé haladhatunk egy fontos bemutatón otthonról, ha akkor fordul elő a legtermékenyebb óra (vagy ha elmaradunk egy projekten). Ugyanígy hajlamosak vagyunk a személyes üzenetek megválaszolására, amikor dolgozunk, vagy esetleg otthoni biztosítási dokumentumot szkennelünk az irodai fénymásolón. A tudásmunkások általában kedvelik az ilyen rugalmasságot, de ha nem vigyázol a munka és a személyes fájlok szétválasztására, akkor bajba kerülhet önmaga és adatai.

A munka és az élet közötti szürke terület kockázatos viselkedése veszélyeztetheti az érzékeny adatokat. Például, bár sok ember szkennelhet egy személyes dokumentumot az itt-ott található irodában, nem szeretne szkennelni semmit érzékeny információt, mert ha nem az IT vezetője, fogalma sincs arról, hogy a többfunkciós nyomtató menti a beolvasott fájlok másolatai. Valószínűleg a szkenner merevlemezén vannak, és esetleg nem biztonságos megosztott szerverekre is menthetik őket.

Ezen túlmenően a munka és a magánélet egyensúlyának bizonyos mértékű fenntartása érdekében hasznos olyan jelzések, amelyek emlékeztetnek, amikor egyfajta munkát végez, amikor a másik órán van. Tegyük fel, hogy három nap alatt felveszi néhány e-mailt egy családi vakációra. Lehet, hogy értékelni fogja, hogy rugalmas és lehetősége van arra, hogy bármilyen sürgős ügyet felvegyen, de érdemes visszatérnie a Splash Mountain élvezetéhez a gyermekei mellett. Néhány egyszerű stratégiával a személyes és a munkafájlok szétválasztására soha nem fog belemerülni túl sokáig a munkába, amikor a személyes időt élvezi, és fordítva.

Osztja szét a fájljait

A munka és a személyes fájlok szétválasztásának fő trükkje a részekre bontás. A konkrét dolgok elkülönített helyeken tartása nem csak a rendet, hanem a bizonyosságot is teremti. Működik mind a fizikai, mind a digitális világban. Ha mindig a jobb zsebébe rakja a kulcsokat, míg a bal oldalán a telefonja, soha nem fogja végezni a kabátjának egyikét sem.

A digitális fájlok esetében az alapelvek ugyanazok, de a valóság egy kicsit más. Az összes munkafájlt egy mappában, a személyes fájlokat egy másikban tárolhatja, de ugyanazon a szerveren, számítógépen, alkalmazásban vagy mobil eszközön élnek? Meg akarja őket?

Időnként a munkafájlokat elkülönítjük a személyes fájloktól a határok fenntartása érdekében, hogy ne kerüljünk bele a munkába, amikor időt kellene töltenünk a családdal és a barátokkal, vagy hogy ne kísértsük meg befejezni adóink bejelentését, miközben az órán vagyunk.

Az évek során olyan stratégiákat dolgoztam ki, amelyek segítenek a munkám és a személyes fájlok szétválasztásában, hogy megfeleljenek a következő feltételeknek:

• Mindig külön vannak
• Bárhová vagyok, hozzáférhetők, de
• Kicsit kényelmetlen számomra hozzáférni a munkafájlokhoz, ha otthoni módban vagyok, és az otthoni fájlokhoz, amikor munkanem vagyok.

Használjon különféle interfészeket különböző dolgokhoz

Először beszéljünk a digitális dokumentumokról, például szövegszerkesztő dokumentumokról, táblázatokról, prezentációkról, PDF fájlokról és képekről.

A dokumentumok elkülönítésének és elérhetőségének megőrzésére a legegyszerűbb módszer az, ha online szinkronizáló szolgáltatásban tárolom őket, és különféle szolgáltatásokat használunk különféle típusú információkhoz. A Dropbox segítségével tárolom, biztonsági másolatot készít és szinkronizálom személyes fájljaimat, és munkámban bízom a Google Drive-on. A két szolgáltatáson túl rengeteg lehetőség van, amelyekről a PCMag legjobb online tárolási szolgáltatásainak listájában olvashat. A lényeg azonban az, hogy a fájlokat két különböző szolgáltatásra osztjuk szét.

Miért nem választanám a kedvenc tárolási szolgáltatást, és két különböző fiók létrehozása helyett két különböző fiókot hozhatok létre? Ha más felülettel rendelkezem, megőrizhetem a munkám és a személyes fájlok közötti határokat.

Ha megnézem a Google Drive webes felületét, úgy érzem , dolgozom. Ha azonban nyaralás közben bámulom a Google Drive-ot, harangok hallanak a fejemben, amelyek emlékeztetnek arra, hogy dolgozom, amikor kellene pihennem a medence mellett. De ha a hétvégén a Dropbox körüli szerszámokkal dolgozom és személyes fényképeimet rendezem, az agyam nem ad nekem ugyanazt a "te dolgozol" jelet. Az idő múlásával szoros kapcsolatot alakítottam ki az egyes felületek és az ezen a felületen végzett tevékenységek között. Számomra még ennél is fontosabb, hogy világos munkavégzési határok legyenek, mert otthoni irodából dolgozom. Amikor teljes munkaidőben dolgoztam irodaépületben, hasonló stratégiákat alkalmaztam ugyanezen hatás érdekében.

Készítsen vizuális jelzéseket az operációs rendszerében és a témákban

Egyes tárolási szolgáltatások, például azok, amelyek szorosan integrálódnak az operációs rendszerrel, egyáltalán nem néznek ki mint bármi (kivéve, ha a webalkalmazást használja). Nem feltétlenül rendelkeznek külön felülettel. Másik lehetőség arra, hogy rekeszre oszthassa magát anélkül, hogy még észre venné, ha eltérő operációs rendszert használ munkahelyi és otthoni használatra. Ha Windows irodai számítógépe van az irodában, és Mac otthona van, akkor már ugyanazt az érzést tapasztalhatja, ha hipertudatos, amikor otthon Mac irodai munkát végez.

Egy másik probléma az lehet, hogy ugyanazokat az eszközöket használja a munka és a személyes élet során, mert szereted őket. Nem akar választani két különféle eszközt vagy interfészt. Mindkettőhöz azt akarja használni, amelyik a legjobban tetszik. Néhány barátom például a Slack-ot használja a személyes kommunikációhoz, és a Slack-ot munka közben is használják. Ebben a helyzetben azt javasolom, hogy változtassa meg két Slack-fiókjának témáját (azaz a színsémát) úgy, hogy fizikailag eltérőek legyenek. Az egyik színséma gyorsan összekapcsolódik a munkával, a másik pedig a személyes személyes beszélgetéssel.

Osztályozza a böngészőt

Egy másik lehetőség a munka elválasztására és vizuális útmutatók létrehozására, amelyek emlékeztetik Önt, hogy milyen típusú munkát végez, ha ragaszkodik egyfajta böngészőhöz a munkahelyen, míg egy másikhoz otthon. A vizuális útmutatások lehetnek finomabbak, de továbbra is belemerül a szokásod, hogy elindítják például a Chrome for work és a Firefox személyes tárgyakat.

Ugyancsak hasznos két külön böngésző használata a webelőzmények különválasztására. Lehet, hogy például éber, ha kiüríti a böngésző gyorsítótárát a munkafájlok miatt, mivel azok érzékeny vállalati információkat tartalmaznak, de valójában meg szeretné őrizni a személyes internetes előzményeket, így gyorsan megkeresheti a néhány nappal ezelőtt eltalált webhelyeket (vagy fordítva) versa).

Használja az E-mail kliens alkalmazásokat az Ön előnyei érdekében

A mobiltelefonokon nagyon egyszerű módja van a munkahelyi e-mail és a személyes e-mail leválasztására, függetlenül attól, hogy ugyanazt az e-mail szolgáltatást használja, például a Gmailt, mind munkahelyi, mind otthoni használatra. A megoldás: Használjon különféle e-mail klienseket.

A Gmailnek önálló alkalmazás van, de nem feltétlenül kell azt választania, mint a Gmail eléréséhez használt alkalmazást. Az iPhone készüléken használhatja az E-mail állomány alkalmazást. Vagy bármilyen telefonra telepíthet egy harmadik féltől származó e-mail kliens alkalmazást, amely működik a Gmailen, például a Boxer vagy az Inboxcube.

Szeretek külön alkalmazásokat használni a munkahelyi és a személyes e-mailekhez. Ugyanazt az előnyemet kapom, ha két különálló interfész van. Ráadásul amikor megpróbálom nem kerülni a munkába, kiléphetek és bezárhatom a munkahelyi e-maileket, miközben a személyes e-mailjeim könnyebben hozzáférhetők, vagy fordítva.

Lehetséges, hogy nagyon szereti az egyik e-mail kliens alkalmazást, és használni szeretné mind a munkahelyi, mind a személyes e-mailjeire. Számos alkalmazás esetén több fiók hitelesíthető, és válthat közöttük. Ez olyan egyszerű használatot nyújt, amelyet valószínűleg nem akar. Elveszíti annak előnyeit, hogy két különálló interfész van, és elveszíti a lehetőségét az alkalmazásból való kilépéshez azzal a fiókkal, amelyet jelenleg kevésbé csábítóvá kíván tenni. Talán azt akarja, hogy technológiája valamivel kevésbé felhasználóbarát legyen a saját pszichológiája érdekében.

Rekeszre osztva a jobb munka-magánélet egyensúlyához

Ha világosabb határokra van szüksége a munka és a személyes élet között, akkor rendkívül nagy segítséget nyújt az adatok felosztása különböző alkalmazásokba, szolgáltatásokba, operációs rendszerekbe és böngészőkbe.

Ha két különálló virtuális tere van, ahol hozzáférhet a fájlokhoz, útmutatásokat, asszociációkat és belépési akadályokat hoz létre, amelyek segítenek minimálisra csökkenteni a szabadidejében töltött időt vagy a személyes munkákat, miközben dolgozik, miközben továbbra is lehetővé teszi, hogy elvégezze őket, amikor szükséges.