Szerveződés: hogyan javíthatja a kommunikációt a jobb projektmenedzsment érdekében

Bármely projekt során kritikus fontosságú a kommunikáció ismerete, valamint a projekt menedzsment szolgáltatás igénybevétele. A Projektmenedzsment Intézet jelentése szerint az összes érdekelt féllel folytatott kommunikáció az egyetlen legfontosabb tényező a projektmenedzsment sikeréhez. A gyenge kommunikáció túl gyakran okoz olyan egyéb problémákat, amelyek a projektet a pályára vezetik, vagy pedig teljesen lemerítik.

Mit jelent a tiszta, nyitott és hatékony kommunikáció a projektmenedzsment szempontjából, és hogyan csinálja? A múlt heti Get Organized oszlop azt vizsgálta, hogyan lehet elkezdeni egy projekt irányítását. A legfontosabb részvétel a projekt meghatározása volt (és annak biztosítása, hogy ez inkább egy projekt, nem csupán folyamatban lévő munka) és annak követelményei, hatálya, teljesítményei, mérföldkövei és szereplői, beleértve az érdekelt feleket. Ha még nem olvasta el, azt javaslom, hogy ezt megtegye a cikk elolvasása előtt.

Hogyan befolyásolja a rossz kommunikáció a projektmenedzsmentet?

A PricewaterhouseCooper felmérése szerint az első három probléma, amelyek megakadályozzák a projekt sikerességét, a hatókör megváltozása, a tervezési szakasz rossz becslése, valamint a rosszul meghatározott célok és célok. Jason Westland, a ProjectManager.com vezérigazgatója azonban ezeket a kérdéseket más gyökérből fakadó kérdésekként látja: rossz kommunikáció.

"Ha egy projektmenedzser nem rendelkezik lejjebb vagy ha a játékosok nem tudják az ütemtervet, akkor a dolgok szétesnek, vagy az, amit átadtak, nem felel meg a követelményeknek, " mondta Westland, amikor nemrég beszélt vele a projektmenedzsment bevált gyakorlatairól..

Westland, aki szintén a Projektmenedzsment életciklusát írta, hozzátette: "Általában az történik, hogy a projektmenedzsernek nincs igazi igazgatása a projekt hatókörén. A csapat nem igazán tudja, mit szállítanak. Senki sem valóban tudja, hogy mi a mérföldkövek vagy a legfontosabb eredmények teljesítésének határideje. És a projekt során senki sem tartja folyamatosan informálva őket az átfogó jövőképről, annak okáról, hogy miért csinálják. És a dolgok csak csúsznak."

Westland Új-Zélandon nőtt fel. Elmondott nekem egy analógiát a szülőföldjén levő juhok legeltetése és egy projekt irányítása között.

Képzeljen el egy fiatal fiút, akinek 300 judat kell mozgatnia az egyik karámból a másikba, csupán néhány kutyával. "Síp segítségével folyamatosan kommunikál a kutyáival" - mondta. "A kutyák folyamatosan mozognak csoportok felosztására vagy egyesítésére." A munka egy fiú és néhány kutya számára nehéznek tűnhet, de ha soha nem szakad meg a kommunikáció, és a fiú folyamatosan emlékezteti magát a céljára, meg lehet csinálni.

Nézd meg a nagy képet

A projekt induló találkozója során az összes résztvevőnek, aki a projekten dolgozik, el kell hagynia a találkozót egyértelmű leírással, hogy mit fog tartalmazni a végleges projekt. Más szavakkal, mindenkinek nemcsak vízióval, hanem írásbeli részleteivel is rendelkeznie kell.

Képzeljen el egy projektet, amelynek befejezése egy évig tart. Néhány hónappal a projektbe kezdve teljesen valószínű, hogy a látás valaki szemében az első naptól kezdve kissé morfolytá vált. A projektmenedzsernek mindenkinek emlékeztetnie kell a végleges projekt leírását - és ezt gyakran kell megtennie. Ez a látáskommunikáció történhet egy rendszeresen ütemezett találkozón (egy pillanatra többet), vagy ha időről időre behívja a projekt ügyfelét, hogy emlékeztesse a csapatot, miben dolgoznak.

Ezenkívül a projektcsoport minden tagja felel a kommunikációért, ha egy feladat vagy feladatcsoport eljut a következő kiadványtól vagy a projekt végleges leírásától. Ha olyan feladat merül fel, amely nem tartozik a hatókörbe, a dolgozóknak beszélniük kell, a projektvezetőknek pedig meg kell hallgatniuk. A kommunikáció kétirányú utca. Hasonlóképpen, ha egy csapat úgy véli, hogy nem fog határidőt elérni, akkor el kell mondania a projektmenedzsernek, amikor veszélybe kerül, nem pedig későn. Az ilyen kommunikációt halló projektvezető ennek megfelelően döntéseket hozhat. És amint talán már kitalálta, a projektmenedzsernek tájékoztatnia kell a csapatokat a változásokról, és visszajelzést kell kérnie.

Vigyázzon a finom részletekre

Amellett, hogy gyakran visszatér a látomáshoz és ellenőrzi a hatókört, a projektvezetőknek ismerniük kell minden finom részletet. "A projekt során nagyon fontos, hogy a projektmenedzser tisztában legyen minden feladattal és annak feladatával" - mondta Westland.

A projekteknek könnyen több ezer feladata lehet, amelyek sok információt rejthetnek maguk után a projektmenedzserek számára. Éppen ezért éppen olyan értékes a projekt menedzsment szolgáltatás. Két példa a Zoho Projects és a Teamwork Projects, bár tucatnyi létezik a piacon különböző méretű és összetettségű csapatok számára.

Amikor a csapatok projektmenedzsment platformokat használnak, az összes feladat rögzítésre kerül a rendszerben, és mindenki számára látható, akinek látnia kell őket (vagy néha mindenki számára látható, az eszköztől függően). Minden feladathoz meghatalmazottat és határidőt kell megadni. Általában további információk találhatók, amelyek leírják, hogy a feladat még nem található meg senki tányérján, jelenleg aktív vagy befejeződött. Egyes platformok még részletesebben figyelik az egyes feladatok teljesítésének százalékos szintjét. Tehát a projektmenedzser bármikor bejelentkezhet egy feladaton, hogy megnézze annak állapotát anélkül, hogy oda kellene járnia valaki íróasztalához, megérinteni a személyt a vállán, és kérdezni. Teljesen megváltoztatja a kommunikáció jellegét.

A projektmenedzsment eszközök központosítják az információkat, és mindenki számára hozzáférést biztosítanak hozzájuk. Végül a dokumentáció csak egy újabb kommunikációs forma.

Peter Clarkson, a Maestro Development igazgatója, amely a Maestro Projekt Iroda projektmenedzsment platformját hozza létre, volt projektmenedzser, aki több ezer projektet irányított. "Sokat ellenőriztem a rossz projektek ellenőrzését. Gondoskodó művésznek ismertek" - mondta. "Választhatatlanul a módszertan hiánya és a projekt ismereteinek hiánya köti össze: az ülések, a kérdések, a tevékenységek nem dokumentálása."

Amikor Clarkson a projektmenedzser napját írja le, nyilvánvalóvá válik a kommunikáció és a projektmenedzser kapcsolatának fontossága a kommunikáció minden részében. "Projektmenedzserként mindig azt állítottam, hogy lusta vagyok, mert soha semmit sem adtam magamnak" - mondta. "Csak annyit tettem, hogy sétáltam és beszélgettem az emberekkel, vagy olvastam a jelentéseket, vagy ellenőriztem az adatbázisban azokat a kérdéseket, amelyek főztek és rögzítettek, de senki sem csinált semmit. Elolvastam a különböző találkozók jegyzőkönyveit, amelyeket nem csináltam." t valóban megy. " Azt mondta, hogy munkanapjainak egyharmadát könnyen eltölti bármilyen projektmenedzsment eszközben és adatbázisban, amelyet a csapatok használtak.

Tartsa megbeszéléseit

A legtöbb projekt és projektcsapat bizonyos mértékben támaszkodik az ülésekre. Mint Westland kifejti: "Az online eszközök elõtt a projektmenedzserek általában heti stand-up értekezletet tartottak, amelyben mindenki elmondta, hogy milyen feladatokat végeznek, mely feladatokat elvégezték, és az egyéb eredmények vagy feladatok állapotát." De ha van egy projektmenedzsment-platform, ahol ezeket az információkat rögzítik és láthatóvá teszik, van-e még értelme megbeszélésekre?

Valójában igen. Bár a kommunikációt az online eszközök jelentősen javítják, a találkozók továbbra is előnyösek. "Nem az, hogy még mindig nincs stand-upja, csak az, hogy a cél megváltozik. A heti feladat-alapú stand-up helyett kéthetente megbeszélésré válhat, amelyben a projektmenedzser újból átalakítja a jövőképet, és gondoskodik arról, hogy mindenki tudja, hová kell mennie, vagy behozza az ügyfelet, hogy beszéljen a projekt megvalósításának okáról. Ez inkább stratégiai munkamenet, mint végrehajtási munkamenet lesz "- mondta Westland.

Postmortem terv

A kommunikáció minden projekt sikerének kulcsa, nemcsak a tervezési szakaszban és a beindítási találkozón, hanem a projekt teljes ideje alatt és még annak befejezése után is. A posztmortem értekezletek egy utolsó lehetőséget biztosítanak a csapat tagjai számára, hogy megbeszéljék, mi ment a helyes és rosszba a projekten.

A csapat tagjainak őszinte és nyitottnak kell lenniük visszajelzéseikkel, de ugyanolyan fontos, hogy a projektmenedzsernek meg kell hallgatnia a visszajelzést, rögzítenie azt, és utalnia kell rá, amikor hasonló projekt jelenik meg legközelebb.

A projektmenedzsment platformok szintén nagyszerű referenciaanyagok lehetnek a projekt befejezése után. A legtöbb csapat számára előnyös a projekt jelentéseinek és előzményeinek áttekintése, hogy jobban megértsék, mi történt, amikor valami rosszra fordult.

További tippeket a PCMag két Editors 'Choice projektmenedzsment szolgáltatásának kihasználásáért olvashat el a Projektmenedzsment egyszerűsítésének módjai a csapatmunka projektekben és a Zoho Projects 5 lehetőségét a vállalkozás szervezéséhez.