Szerveződés: hogyan lehet makacs elemeket áthidalni a teendők listájáról

Amikor elkezdtem ezt a cikket írni, két feladatom volt a teendők listámban, amelyek egyszerűen nem bántalmaztak. De decemberben odatettem őket. Az egyiknek otthoni biztosítási kötvényre volt szüksége, a másikhoz pedig néhány nyugdíjalap áthelyezésére volt szükség. Soha nem lesz kritikus fontosságú a befejezés. Egyik sem rendelkezik valós, értelmes határidővel. Ezek olyan dolgok, amelyeket igazán tennem kellene, de soha nem akarok csinálni.

Legtöbbünk ilyen makacs tárgyakkal rendelkezik a teendő alkalmazásokban, olyan feladatokkal, amelyek úgy tűnik, hogy soha nem kerülnek végrehajtásra, például a vegytisztításhoz vagy a kutya ápolásához. Semmi rossz nem történik, ha nem csináljuk őket, tehát nem csináljuk őket, még akkor sem, ha racionális agyunk tudja, hogy meg kell csinálni.

Mit tehetsz, hogy ezeket a házimunkát ki lehessen zárni a listáról? Néhány lehetőség jut eszembe, amelyekkel itt megosztom. Ráadásul elmondom, hogy milyen trükkök segítettek nekem ellenőrizni saját mozdulatlan feladataimat.

Csináld első dolog reggel

Sok termelékenység rajongó esküszik azáltal, hogy reggelenként kezeli ezeket a kis bosszantó feladatokat. Az ötlet az, hogy korábban távolítson el kisebb feladatokat a tányérról, mielőtt bekapcsolódna egy fontosabb munkába, mint például a legnehezebb feladatok, e-mail, találkozók és bármi más, amely elvonja a figyelmét.

Ez a trükk nagyszerű, ha a feladat kevesebb, mint két percig tart, és nem függ az időtől vagy a helytől. Ha megszokja, hogy bármely olyan feladatot eldob, amely kevesebb, mint két percig tart, mielőtt még az e-mail programot megnyitná is, sokkal több mozgást láthatna a feladatlistában.

Ha egy feladat néhány percnél tovább tart, vagy csak egy meghatározott időben vagy helyen végezhető el, ez a kétperces szabály nem működik. A két dolognak, amelyet úgy tűnik, hogy nem tudok megtenni, például mindkettőnek az amerikai csendes-óceáni idő alatt kell megtörténnie, és ezek az órák nem egyeznek meg a tengerentúli reggelemmel. Szükségem van még néhány lehetőségre.

Hogy valaki más csinálja

Ha először nem sikerül, add át a munkát valakinek. Viccelek ezzel a vonallal, de nem viccelek az olyan feladatok átruházása miatt, amelyeket eddig önök nem akartak teljesíteni.

Őszintén szólva, rettenetesen delegáltam. Nehezen tudok segítséget kérni. Aggódok az emberek kellemetlensége miatt. Szeretek irányítani. Talán ugyanúgy érzed magad.

Hogyan tudnék jobban átalakítani a hozzá hasonló emberek? Először is átgondolhatjuk a potenciális küldöttek listáját, még mielőtt eldöntenénk, hogy egyáltalán delegálják-e a feladatot. Ne zárja ki a kollégákat, a családtagokat (ideértve a megfelelő korú felelős gyermekeket is), a bébiszittereket vagy más gondnokokat, és bizonyos helyzetekben a szomszédokat. Ezenkívül elősegíti a cipő másik lábára történő felhelyezését. Hogyan érezném magam, ha például a szomszédaim felkérnének, hogy írjak alá egy csomagot, vagy engedjék be a vezetéket, ha nem lehetnek otthonuk csinálni? Ha a feladat megfelelne az ütemtervnek, akkor ez nem lenne probléma. Ezeknek az egyszerű gondolatkísérleteknek köszönhetően a delegálás ésszerű lehetőségnek tűnik.

Az egyik házimunkája valóban tökéletesen alkalmas partnereim elvégzésére, bár gondolkodni kellett volna tőle, kezdetben meg kellett volna csinálnia, és nem tette, tehát magamra bíztam! Ami a pénzügyi feladatomat illeti, csak én tudom megtenni, mert igazolnom kell a személyazonosságomat, és aláírnom kell néhány iratot a folyamat során.

Hozz létre jutalmat

Annak ellenére, hogy nem akarom elvégezni a két feladatomat, gondolok néhány olyan dologra, amelyeket jobban szeretnék, például néhány órát egy gyógyfürdőben vagy további 15 dollárt a havi kávézó költségvetésében. Ha saját magának jutalmat állapít meg, növelheti a motivációt.

A kutatások szerint a motiváció magasabb, ha nem tudjuk kifizetésünket. Például egy vizsgálatban a résztvevőknek víz-ivási feladatot kellett elvégezniük. 1 dollárt vagy 2 dollárt kaptak a munka elvégzéséért. Amikor tudták, hogy 2 dollárt kapnak, a vizsgálati alanyok körülbelül 43% -a sikeresen befejezte a feladatát. Amikor nem tudták, hogy 1 vagy 2 dollárt keresnek-e, 70 százalékuk befejeződött.

Hogyan használhatja ki a jutalmakat és a bizonytalanságot előnyei érdekében? Leírhat két lehetséges jutalmat az ön feladatának elkészítéséért, majd ha elkészül, készítsen egy érmét, hogy megnézze, melyiket kapja. Vagy kérhet segítséget a véletlenszerűség létrehozásában a jutalmában. "Drágám, itt két boríték tele van különféle készpénzzel. Amikor végre elvégzem a feladatomat, azt akarom, hogy adj nekem egyet, és a másikat tedd vissza a bankba."

Vegyes érzéseim vannak attól, hogy jutalomként ételeket használom, mert gyakran ellentmondásban állnak más célokkal, mint például a fogyás vagy a testsúly fenntartása. Azt sem tudom, mennyire akarok motiválni az étel. De volt némi finom német, csokoládéval bevont marcipán, amelyet különleges alkalomra takarítottam meg, és erre emlékeztem, amikor ezt a cikket írtam. Úgy döntöttem, hogy ha gondoskodom a biztosítási helyzetről, egy csésze kedvenc kávém mellett velem bánok velük. És mit tudsz? Megcsináltam azt a balekot. Egy le, egy menni!

Csábítás csomagolása

Egy másik, jutalmakon alapuló motivációs technika, a kísértéscsomagolás (úgynevezi Katherine Milkman, a Pennsylvaniai Egyetem Wharton Iskola egyetemi docensének leírása), különösen hasznos a makacs cselekedeteknél, amelyek visszatérnek. Példa erre a Pap-kenet-teszt beszerzése, amelyet évente kell elvégezni.

A kísértéscsomagolás azzal jár, hogy jutalmat ad magának, miközben azt a feladatot végzi, amelyet nem akarja elvégezni, nem pedig utána. Milkman kutatásai szerint a főiskolai hallgatóknak csak a tornateremben férhetnek hozzá a legkeresettebb audiokönyvekhez. Kutatása kimutatta, hogy azok a hallgatók, akik audiokönyveket kaptak, gyakrabban mentek az edzőterembe, mint egy kontrollcsoport, és még az audiokönyvek programjának befejezése után is gyakrabban jártak. A hallgatók szokást hoztak létre, amelyet pozitívan megerősítettek.

Tegyük fel, hogy utálod megy az OBGYN éves találkozójára. Összeállíthatja a bűntudatot, például olvashatja az eltörzsült folyóiratokat, vagy élvezheti a kettős csokoládé turmixot (ha jól van az élelmezési jutalmakkal), és engedheti meg magának, hogy elkényeztesse magát, amíg az orvos várótermében tartózkodik. A két bekötött műveletnek egyszerre kell megtörténnie, bár a példámban azt mondom, hogy az orvos várakozójában elég közel vagyok, mert nem tudsz csinálni semmit, amíg valaki megpiszkálja a méhnyakát.

A feladataim nem voltak ismétlődőek, tehát sajnos nem voltak felkészülve a kísértéscsomagolásra.

Hozzon létre egy következményt

Ha a pozitív megerősítés nem vágja meg a mustárt, akkor negatív következményekkel járhat. Adományozna egy dollárt a legkevésbé kedvenc politikai pártjának minden nap, amikor nem teljesíti a feladatát? Legtöbbünknek komoly szívvel rendelkező barátra lenne szüksége, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy teljesítettük-e az ígéretünket, ha megpróbálnánk negatív következményeket felhasználni a pozitív viselkedés előmozdítására, de ez nem lehetetlen.

Van egy híres történet egy Zelda Gamson nevű nőről, aki abbahagyta a dohányzást, amikor barátja szerződést kötött vele. A szerződés szerint ha Zelda még egyszer dohányzik, a barát hatalmas összeget adományoz a Ku Klux Klannak. Zelda soha nem dohányzott még egy cigarettát. A következmény túl nagy volt.

Nem hiszem, hogy negatív következmények lennének számomra. Nagyon nehéz választani, és még nehezebb is végrehajtani. Ráadásul minden nap, amikor nem hajtom végre a feladataimat, már rosszul érzem magam. Miért akarok több negatívumot? Ennek ellenére jó ösztönzők lehetnek egyesek számára.

Lebontani

Egy másik ok, amiért az emberek elakadnak olyan feladatokkal, amelyeket egyszerűen nem tudnak teljesíteni, az az, hogy csak rossz feladatot írnak le. Összerakják a kapcsolódó feladatok sorozatát, ahelyett, hogy elbontanák a nagyobb projektet. Ugyanez történik a célokkal. Ha sikeresen akarja elérni a kitűzött célokat, meg kell tanulnia, hogyan lehet őket összetevőkre bontani. Mindegyik résznek egyetlen, kivitelezhető, számszerűsíthető elemnek kell lennie. Ez az oka annak, hogy a "30 perc kocogás" jobb feladat, mint az "öt font lefogyása". Öt font elvesztése a cél, nem a feladat.

Kiderül, hogy pénzügyi feladatom három vagy négy feladat - esetleg több. Valójában fogalmam sincs, hogy valóban milyen nagy a feladat. A probléma az, hogy a "Nyugdíjszámlák áthelyezésének vizsgálata" nem az első lépés, hanem ténylegesen megtettem. Az első lépés a papírmunka és a telefonszám összegyűjtése. Minden alkalommal, amikor gondolkodtam a feladamon, azt mondtam magamnak: "Argh! Azt sem tudom, hol van a papírmunka!" A sorozat első feladata tehát a papírmunka megtalálása.

A második feladat a bank felhívása. A harmadik feladat az, hogy kérdezzem a lehetőségeimről. A negyedik lépés nos, még nem vagyok biztos benne. Ez a többi lépés eredményétől függ. Nyilvánvaló, hogy még itt kell tennem néhány munkát, de a házimunkám megvizsgálása után jobban tudom, hogyan lehet azt bontani kezelhető részekre. Ez a haladás!

Az utolsó találat

Mint már említettem, az egyik feladatomat úgy végeztem, hogy egy kis marcipánnal csábítottam magam. Annyira megkönnyebbültem, hogy kész. A másik feladat még függőben van, de legalább most elválasztottam és több feladatra átszerveztem, amelyek kevésbé félelmesek. Remélhetőleg ez és annak alkatrészei hamarosan kikerülnek a listámon. Remélem, hogy ez a cikk segíthet némelyiknek abban, hogy haladjon a makacs feladataival, és felkérem Önt, hogy meséljen nekem az alkalmazott megjegyzésekről az alábbi megjegyzésekben.