Videó: Dr. Tamasi József Őszintén - Vegán vagy a ketogén vagy a paleo diéta a csodagyógymód? (November 2024)
Emlékszel Thierry Breton ígéretére, hogy 2014-ig 100% -ban kiküszöböli a belső vállalati e-maileket az Atos társaságától? Abban az időben, amikor bejelentette ambícióját - 2011 volt -, sokan a technológiai és üzleti világból is gúnyolódtak. Nevetségesnek hívták a tervét. Azt mondták, hogy e-mailre van szükségünk. Bízunk benne. Ez szükséges!
Gyorsan előre a mai napra, és az éghajlat már megváltozott. Egyre több és többet hallom az irodai dolgozóktól, hogy az e-mail az ő létezésük kockázata. Ez annyi időveszteség, mint az „m” szó: találkozók. Amikor azt kérdezem, miért ilyen nagy terhet, az emberek általában valami hasonlót mondanak: „Rengeteg olyan e-mailt kapok, amelynek nincs köze hozzám” vagy „A szálak fele, amelyekben vagyok, nem releváns a munkámban”. Még néhány embernél ugyanazt az érzést kezdtem hallani a személyes e-mailekkel kapcsolatban: "Kilenc nyomon követési e-mailt kapok a könyvklubom tagjaitól, amely megerősíti a következő könyvklub dátumát! Helló, emberek! Ez volt az első e-mailben!"
Itt található néhány stratégia az átvételi e-mailek tényleges levágására vagy hatékony levágására, amelyekre nincs szükséged. (Noha ez a cikk nem terjed ki a levélküldésre, rengeteg más tipp van a hírlevelek és a napi ajánlatok kezelésére.)
1. Kérje, hogy távolítsák el a csoportos e-mailekből, szemtől szemben
Minél inkább támaszkodunk az e-mailekre, annál inkább elfelejthetjük, hogy néhány problémát egy rövid beszélgetéssel lehet a legjobban kezelni. Ez a tanács őrültségnek és nagyon alacsony technológiának tűnik, ám rendkívül hatékony. Ha Ön egy rendszeres csoportos e-mail része (mondjuk napi jelentés vagy heti projektbejelentkezés), és nem akar többé lenni, beszéljen azzal a személlyel, aki kezeli vagy kezdeményezi az e-mailt, lehetőleg személyesen, arcán, vagy telefonon, ha kell. "Helló, " mondod, "Tudod, hogy a napi e-mailek ilyenekről szólnak? Arra gondolok, hogy rajta vagyok? Folyamatosan kapok üzeneteket, de valójában soha nem kapcsolódnak közvetlenül hozzám vagy a munkámhoz. Gondolod el tudnál távolítani?"
A legrosszabb dolog, amit ebben a helyzetben megtehetsz, az, hogy mindenkinek válaszol egy „leiratkozás” üzenettel. Ez durva. Ez azt mutatja, hogy nincs társadalmi tapintása vagy netitquetteje. És bebizonyítja, hogy nem tudja, hogyan kezeli a saját e-mailjét.
Ha szemtől szemben beszélgetünk, akkor ismét emberré válunk. Kellemes ember, ésszerű és egyértelmű kéréssel. Plusz, ha van ok arra, hogy az üzeneteket meg szeretné kapni, akkor a személy elmagyarázza, miért került be a mai napig.
2. Támogatja a közösségi hálózatokat, a projektmenedzsment eszközöket és az IM-t
Véleményem szerint a közösségi hálózatok (beleértve az olyan üzleti hálózatokat, mint a Yammer és a Podio) sokkal jobban kezelik az opt-in üzenetküldést, mint az e-mail. Vegyük például a barátom esetét, aki könyvéklubja iránt érdeklődött. Ha a szervező a következő könyvklub-találkozó meghívását a Facebookon, nem e-mailben állította volna fel, az információ megszerzése kevésbé kötelezőnek tűnt a tagok számára. A Facebook eseményei nem kötelezőek. Eljuthat hozzájuk, és megemészti az információkat, ha úgy érzi. Amikor ugyanaz a meghívó megérkezik e-mailben, az elolvasása azonnal kötelezőnek tűnik .
Az üzleti szervezetekben az alternatív kommunikációs eszközök is óriási mértékben csökkenthetik a nem kívánt e-maileket. Itt, a PCMag-ban hajlamosak azonnali üzenetküldő programot használni, amikor van valami, amely gyorsan kommunikál, és ugyanolyan gyors választ akarunk. A Yammer segítségével olyan feladatokat kezelünk, amelyek "aki előbb tud válaszolni, kérlek csináljon" alapon működik. A Basecamp projektmenedzsment platformot használjuk a folyamatban lévő művészeti és formatervezési projektekről folytatott viták összegyűjtésére egy helyen.
Tehát használja a rendelkezésére álló összes különféle eszközt, és ha vezetői pozícióban van, ösztönözze másokat is. A több eszközből álló megoldás támogatása elősegíti a szükséges e-mailek számának csökkentését.
3. Használjon automatizált rendezést vagy szűrőket
A nemkívánatos e-mailek kezelésének leggyakoribb megoldása az automatikus rendezési szabályok vagy a szűrők beállítása, ahogyan azokat gyakran hívják, amelyek a nem kívánt üzeneteket egy kijelölt helyre (általában egy mappába, de néha a kukába) helyezik, még mielőtt elérnék a beérkező levelek mappáját.. Minden nagyobb e-mail program rendelkezik ezzel a funkcióval.
Keresse meg azt az e-mailt, amelyet már nem akar, azonosítson valami konkrét és rögzített elemet (pl. Mindig ugyanazt a kulcsszót a tárgysorban, a feladó stb.), És állítson be egy szabályt, amely az összes üzenetet új és megfelelő címkével rendezi mappát az Ön számára.
Egy másik lehetőség a Microsoft Outlookban az, hogy egyszerűen egy beszélgetés "elnémításával" egy kevésbé és egy szálról szóló értesítés nélkül "leiratkozhatsz" (elnémíthatod az Outlookra vonatkozó tippeket), bár elakad, ha valaki ugyanazt a témát újra felhasználja egy későbbi időpontban, mivel ez a cél a művelet végrehajtásához. (Más szavakkal, ha elnémít egy szálat, az Outlook automatikusan a „törölt elemek” mappába mozgatja az üzeneteket, amelyek ugyanazt a tárgy sort tartalmazzák, mint a sértő e-mail.)
Én személy szerint nem nagyon használom az automatikus válogatást, mert egy új viselkedésre támaszkodik: a kijelölt mappák rendszeres ellenőrzése. A múltban, amikor beállítottam a válogatást, azonnal elfelejtettem, hogy ezt tettem, és néhány nappal később észrevettem egy halom e-mailt, amelyek talán tartalmaztak valami fontos útmutatást. Inkább törölnék a nem kívánt üzeneteket, amikor megkapom őket. Ha ezt az útvonalat választja, ügyeljen arra, hogy rendszeresen feldolgozza ezeket a rendezett e-maileket.
4. Mondja meg az embereknek, hogy ne írjanak vissza "Köszönöm"
Amikor először hallottam egy volt munkatársat hangosan mondani egy másik kollégának: "Nem bánná, ha nem válaszolna egy„ köszönet ”üzenetre, ha ez mindenképpen megerősíti, hogy tudod, hogy megcsináltam azt a dolgot, amit tennem kellett? Segít nekem csökkenteni az e- maileim idejét " . Mondhatni? Persze, hogy kissé morcosnak tűnhet, de a fejed az, hogy nem fogsz rengeteget felesleges e-mailt kapni.
Azt is megfogalmazhatja, hogy rendkívül passzív-agresszív - „Tényleg nem bántalmazok, ha e-mailen ritkábban köszönöm nekem. Már tudom, hogy értékeli a munkámat” - de nem ajánlom!
További források
Az e-mail tetején maradó további eszközök közé tartozik a Sanebox (amely automatikusan beállítja az automatizált válogatást) vagy az iOS postafiók alkalmazás (nagyon hasznos, ha az e-maileket az irodán kívül tartják), ám ezek inkább általánosak e-mail triaa, mint a nem kívánt üzenetek csökkentése.
