Soha nem találkoztam olyan megosztott hálózati meghajtóval egy vállalkozáson belül, amely legalább egy kicsit nem volt hanyag. A megosztott szervereket általában úgy tervezték, hogy lehetővé tegyék az együttműködést, valamint hogy a fájlokat és információkat szabadon hozzáférhetővé tegyék munkatársaink számára. Segítik a vállalkozásokat is az adatok egyszerű és hatékony rögzítésében és mentésében - elméletileg az.
A valóságban azok a helyek, ahol a társasági ünnepi párt képeit tárolják hat évvel ezelőtt. Az utolsó mondatban a passzív hangot szándékosan használtam, mert úgy tűnik, hogy senki sem vállal felelősséget azért, hogy valamit megosztott meghajtóra tegyen, amelynek nem szabad ott lennie. A dolgok csak úgy jelennek meg. Senki sem tudja, hogyan vagy miért kerültek oda. És ezért senki sem távolítja el őket attól a félelemtől, hogy valaki másnak a lábujjára lép, vagy töröl valamit, amelyre másnak szüksége van.
A megosztott tereket úgy kell megtervezni, hogy azok megfeleljenek az osztály vagy a vállalat munkafolyamatának vagy szervezeti diagramjának. A természetben párhuzamos dolgoknak, például két olyan csoportnak, amely ugyanazon vezetési szintre jelent be, párhuzamosnak kell lennie a mappastruktúrában. Amikor új személy csatlakozik egy osztályhoz, gyorsan meg kell tudnia tudni, hol helyezkednek el a fontos fájlok egy megosztott hálózaton, mivel azok helyének (a mappa nevenek és a más mappákba való beágyazódásának) tükröznie kell a vállalkozás tervezését. Az igazi vörös zászló az, amikor valaki, aki hosszú ideje dolgozott, nem talál dolgokat, mert nem tudják, hol van, vagy ami még rosszabb, még azt sem tudják, hogy hol kell lennie.
Itt van minden, amit lépésről lépésre tettünk a hanyag szervereink tisztítására. A végén megtalálja az eredmények összegzését, valamint jegyzeteket arról, hogy mi ment jól, és mi ment rosszul.
A kiszolgálótisztítási projekt
1. lépés: Kommunikáció. Először beszéltünk egy hanyag szerver problémájáról, beleértve annak okát, hogy miért van ez a probléma (hatékonyságtalanságok, következetlenségek, hálózati területünk szűkítése), a lehetséges megoldásokról és az ezek megoldásának végrehajtására szolgáló eljárásokról.
Aztán beszéltünk még egy kicsit. Aztán beszéltünk arról, kivel még kellett beszélnünk. Nem tudom elég hazautazni a kommunikáció fontosságát a projekt sikeréhez. Sokat beszéltünk, mind személyesen, mind e-mailben.
A beszélgetések során rájöttünk, mennyire fontos lesz kommunikálni az informatikai személyzettel is. Tehát beillesztettük őket a tervbe és a javasolt ütemtervbe. Az informatikai csapat egy kritikus tanácsokat adott nekünk, amelyek végül a projekt valódi kiindulópontjává váltak. Azt mondták: ne próbálja megtisztítani azt, amiben van; inkább egy üres vászonnal kezdje el, és hozzon létre a kívánt mappastruktúrákat, és másoljon csak a megtartani kívánt fájlokon. Azt mondták, hogy minden mást archiválnak.
2. lépés: Tekintse át a meglévő adatokat. Másodszor, az összes érdekelt fél - elsősorban a csapatvezetők - leült egy asztalhoz laptop és projektorral. Csatlakoztunk a szóban forgó szervertérhez, és együtt átnéztük a létező fájlokat, csak hogy megbizonyosodjunk arról, hogy senki sem hagyott figyelmen kívül néhány olyan fájlt, amelyet meg kell őriznünk.
Arra is gondolkodtunk a meglévő adatok szempontjából, hogy az hogyan vagy nem tükrözi a jelenlegi munkafolyamatainkat. A megosztott tereket általában a munka során történő együttműködésre használják. A mappák felépítésének és nevének pontosan tükröznie kell ezt a munkafolyamatot, hogy hasznos legyen.
Sok, amit a szerverekön találtunk, borzalmasan elavult. Volt olyan mappák, amelyeket azoknak az alkalmazottaknak neveztek, akik évek óta nem voltak a társaságnál. Találtunk olyan fájlokat, amelyek 2003-ból származnak. Volt olyan projektek maradványai, amelyek soha nem léptek fel a földre. Senkinek sem volt szüksége ezekre a dolgokra.
3. lépés: Vázolja fel az új struktúrát. Mialatt még ültünk az asztal körül, felvázoltuk a mappastruktúrát, amelyről azt gondoltuk, hogy helyén kell lennie. Valamennyi menedzser megvásárolta a tervezést, amelynek tükröznie kell a csapat felépítését és a munkafolyamatot. Íme, amit megterveztünk, bár a neveket általánossá tettem, hogy értelme legyen az irodánk belső működésének ismeretlen személyek számára:
A legfelső szinten van mappák minden csapathoz és speciális projekthez vagy feladathoz, valamint egy "erőforrások" mappához, amelyek minden csapatra érvényesek.
Minden csapatnak van egy mappáinak halmaza: néhány olyan, amelyben a munkafolyamat látható, egy minden csapattag számára, és további mappák, amelyek a csapat igényeihez igazodnak. Például a csapatom almappái így néznek ki:
Az aláhúzás és a számok felhasználásával a munkafolyamat-mappák a szerkezet tetején ültek, és ugyanabban a sorrendben jelennek meg, mint a munka. Az „1_EDITING” elnevezésű mappába mennek a szerkesztésre kész fájlok, amelyek a szerkesztés befejezéséig maradnak. Ezután a "2_RTP" -re lépnek, ami azt jelenti, hogy "készen áll a termelésre" - más szóval, a szerkesztés befejeződött, és ezek a fájlok készen állnak a következő szakaszra. A fájl előállítása után azt át kell helyezni a "3_PRODUCED" mappába, amely lényegében élő archívumunk lesz. A mappában szereplő tartalmakat elméletileg archiválhatjuk, tehát mindig lesz egy gyorsítótár a fájlokból, amelyeket tudunk eltávolítani, ha valaha is helyet akarunk szerezni.
4. lépés: Hozzon létre szabályokat. Ahogy az előző szakaszban már elkezdtem magyarázni, minden egyes mappához vannak bizonyos szabályok, amelyek vonatkoznak arra, hogy mi mehet és mit nem mehet be, vagy hogyan kell használni. Ha például valaki meg akarja osztani a fényképeit, akkor a saját névkártya mappájába kell helyeznie. Ilyen módon egyértelmű, ki felelős az adatokért.
Megvitatták azt is, hogy vannak-e olyan fájlok, amelyeknek több csoport számára hozzáférhetőnek kell lenniük (megcsináltuk, és létrehoztuk nekik Resurss mappát), és vajon bármilyen információt le kell-e zárni (igen: mindent a Management Team mappában találunk).
5. lépés: Biztosítsa a következetességet. A mappák és a felhasználásuk szabályainak kidolgozása során olyan területeket keresünk, ahol következetesen tudnánk és kell. Ha a mappastruktúra és a munkafolyamatok egységesek (és azoknak is konzisztensek), akkor ez a személyzet átalakulásainak köszönhető, például amikor valaki elhagyja a társaságot, szülési szabadságra megy, vagy váratlanul beteg. A megosztott szervertér konzisztenciája segít a szervezet minden tagjának kitalálni a jelenlegi projektek állapotát, valamint azt, hogy mi fontos, milyen munkát már befejeztek stb.
Egy nyomon követési projekt (amelyet éppen most hajtunk végre) az a, hogy jobban összehangoljuk a fájlnevezési konvenciókat. Úgy döntöttünk, hogy elhalasztjuk a fájlnevezés módosításának végrehajtását mindaddig, amíg mindenki megszokta az új megosztott mappák használatát, hogy senki ne terhelje túl sok új információt egyszerre.
6. lépés: Ellenőrizze utoljára az összes érdekelt felet. Mielőtt valamit végrehajtottunk, minden érdekelt féllel elvégeztük a terv végső ellenőrzését, beleértve néhány olyan embert, akiket eredetileg nem gondoltunk felvenni, de akiknek neve megjelent a meglévő adatok áttekintésében. "Nem ez az Arielle szakterülete? Jobban szeretnénk megkérdezni tőle, mit gondol, mit kell tennie ebben a szakaszban."
7. lépés: Végezze el és közölje az ütemtervet. Az utolsó lépés az ütemterv véglegesítése volt, majd a projekt elindítása. Ezek voltak a puzzle utolsó részei:
- Döntse el, mikor és hogyan terjesztheti az információkat: A hét közepén küldjön e-mailt az összes alkalmazottnak az új szerver felépítéséről, szabályairól és minden kapcsolódó információról, ideértve a dátumokat is (lásd a következő elemet).
- Dátum beállítása: amikor az embereknek át kell másolniuk azokat a fájlokat, amelyeket meg akarnak őrizni (a hét vége); mikor kezdjék el használni az új struktúrát (esetünkben azonnal, az e-mail kézhezvétele után); amikor a régi szervert le fogják vágni (mondtuk nekik a hét végét, de a valóságban néhány nappal később megtöltöttük ezt a határidőt).
- Tervezze meg néhány emlékeztető e-mailt, mielőtt ténylegesen megszakítja a hozzáférést a régi szerverhez.
- Hagyja, hogy az IT végezze el a tényleges levágást.
Szervertisztítási eredmények
A hét közepén található e-mail, amely tartalmazza a szerverkarbantartási projekttel kapcsolatos összes információt, egy szerdán 11: 27-kor kelt. Néhány embernek égető kérdései voltak, de a mindenki számára adott válasz délelőtt 11.57-ig elhallgatott. Ez azt jelenti, hogy az összes alapvető kérdésre 30 percen belül válaszoltak.
A csapatomban további tisztázások folytak a munkafolyamat kapcsán - de az utolsó, melyet ugyanazon a napon 13.05-kor keltem. Kétségtelen, hogy néhány ember kérdéseket tett fel további kérdések megválaszolása nélkül, de a legtöbb kérdésre két órán belül válaszoltak.
Az elkövetkező néhány napban az idővonalat csatolás nélkül készítettük el. Az informatikai csapat gyors jelentést készített, amely azt mutatta, hogy 76% -kal csökkentettük az összes adatot. A számok magukért beszélnek.
Előtt
- Teljes terület: 250 GB
- Iratok száma: 447 249
- Mappák száma: 36, 773
Után
- Teljes terület: 59, 2 GB
- Iratok száma: 58, 624
- Mappák száma: 2 962
Postmortem projekt és visszajelzés
Néhány hét múlva a szerver áttelepítésének és átszervezésének befejezése után megkérdeztem a projekt vezetőjét, a menedzsereket és az informatikai hálózat adminisztrátorait, hogy vannak-e visszacsatolásaik vagy postmortem megjegyzéseik. Senki sem tette. Rendkívül simán ment. Íme, mit kellett mondania a vezető IT-srácnak:
"A tíz plusz év alatt, amikor itt voltam, ez az első alkalom, hogy egy osztályi csapat saját érdekükből kihozott egy ilyen projektet, és olyan jól hajtotta végre. Ez segít mind a [másik informatikai hálózat adminisztrátorának], mind pedig jobban fenntartom a hálózatot, és biztos vagyok benne, hogy ez segíti a csapatot a munkafolyamatban és a szervezésben. Szó szerint több generációs menedzsmentet kértünk arra, hogy adjon megbízást arra, amit a csapata alulról végzett, és ezt nagyra értékelik."
Véleményem szerint van egy dolog, bárcsak szeretném, ha kissé másképp tettek volna. Szeretném, ha kezdetben személyesen, egy ellentmondásos találkozón mondták volna az alkalmazottaknak a projektet, nem pedig e-mailben. Az e-mail rendben van, és természetesen senkinek sem tetszik a találkozók, de úgy éreztem, hogy az emberek jobban beépültek volna a folyamatba, ha nyílt beszélgetés során mondatták volna őket, nem pedig a "FONTOS!" email.
Most van egy jobb, következetesebb, hatékonyabb és egyszerűbb megosztott szerverünk. A használat szabályai egyértelmûek, beépítve az elszámoltathatóságot. A csapatvezetõk felelõsek a csapatmappákért, az egyének pedig a nevük mappáiban felelõsek.
Ha azt tervezi, hogy saját szerver-tisztítási projektet indít a szervezeténél, remélem, hogy e cikkből adhat néhány tanácsot az informatikai osztály részéről kapott tanácsok fontosságáról, és a sikerhez minden szakaszban alapos kommunikáció elengedhetetlen.
