Szerveződjön meg: dokumentálja a munkafolyamatot

Az új alkalmazottak és a munkaerő friss arcai, köztük a közelmúltban végzett diplomások, általában többletidejüket teszik a kezükbe, amikor új állást kezdnek. A képzés hetekig vagy hónapokig tarthat, és munkatársaink és menedzsereink szeretnének némi lélegzetet adni neked, miközben hozzászokik. A lejárati idő egyik legértékesebb módja a munkafolyamat és a folyamatok dokumentálása.

A munkafolyamat és a folyamatok dokumentálása nem más, mint lépésről lépésre a munka pontosságának pontos leírása. Pontosan mindent megtanul, amikor még nem ismeri a munkakörnyezetet. Ez magában foglalja az összes csípést és változtatást is, amelyeket ezekben a folyamatokban végezhet, az idő múlásával, vagy amikor jobb vagy hatékonyabb módszereket fedez fel a munkájához.

A nagyon nagy és jól megalapozott vállalkozások és kormányzati szervezetek már rendelkeznek bőséges üzemeltetési kézikönyvekkel és egyéb dokumentumokkal - de tapasztalatom szerint a kisebb vállalatok és csapatok általában nem, vagy ha igen, akkor komolyan elavultak.

Ha új munkában leállásokkal kell szembenéznie, dokumentálja a munkafolyamatot és a folyamatokat, vagy frissítse a kapott kézikönyveket. Az előnyök óriási és sok.

A munkafolyamat dokumentálásának előnyei

A kezdők számára a munkafolyamat dokumentálása megerősíti a korábban alkalmazott munkahelyi képzést. Valójában gyorsabban megtanulja a munkát.

Másodszor: ezek a dokumentumok aranyat jelentenek az ügyintézők és az informatikai részleg számára, akik esetleg nem ismerik a munkádban részt vevő lépéseket és embereket - ezeket bármikor meg kell tudniuk, amikor változtatásokat hajtanak végre, vagy új eszközöket vezetnek be, és át kell gondolniuk az összes lehetséges hatást.. Hadd mondjam ki a tapasztalatból, hogy csak dicséretet fog hallani, ha elkészít egy részletes és rendezett dokumentumot, amely mindent tartalmaz. Alternatív megoldásként beszélhetjük velük az eseti munka során, amikor elfelejthetünk egy lépést, vagy elmulaszthatjuk a beszédet, vagy egyszerűen elronthatjuk.

Harmadszor, a vezetők és munkatársaik ragaszkodnak az Ön dokumentumaihoz, ha valaha váratlan távolléti szabadságra van szüksége. Hasonlóképpen, ha új pozícióba kerülnek, vagy másik társaságba költöznek, akkor az elhagyott kollégák hálásak lesznek azért, hogy frissített kézikönyveket adtak át az ön helyét viselő személy számára.

A munkafolyamat dokumentálása

Az Ön által írt dokumentációnak egyszerűnek, könnyen érthetőnek és hozzáférhetőnek kell lennie. A legtöbb esetben javaslom egy szöveges dokumentum (például Word dokumentum) létrehozását néhány beágyazott képpel.

Ahelyett, hogy elkészít egy hatalmas dokumentumot, amely mindent felvázol, hozzon létre olyan dokumentumokat, amelyek csak egy eljárást rögzítenek, vagy felvázolja a kapcsolódó eljárások sorozatát, amelyeket rendben kell elvégezni. Személy szerint engem eláraszt a 11 vagy 12 oldalnál hosszabb dokumentáció. Nagyon szeretek 4 vagy 5 oldalnyi egyszerű, könnyen olvasható utasításokat látni. A cikk alján található "Dos and Donts" című cikk segítséget nyújt Önnek abban, hogy tömör, mégis alapos kézikönyveket készítsen.

Nagyon egyszerűen fogalmazza meg, vegye le a jegyzeteket, amikor munkahelyi képzést kap, és másolja át ezeket a dokumentumokat egy dokumentumba. Amikor elkezdi önállóan elvégezni a munkát, adjon hozzá jegyzeteket, vagy módosítsa azokat, hogy pontosabban tükrözzék az elvégzett feladatokat.

Ha van "nagy kép" a munkáddal, nézzen áttekintést, és tegye azt a dokumentum elejére. A nagy képet alkotó pontokat alaposabban kell rögzíteni, akár ugyanazon dokumentumban, akár néhány kisebb dokumentumban, ha széttörni kell. Például a hírlevél marketing során az áttekintés így néz ki:

• A copywrite írja a másolatot, és benyújtja a marketing menedzsernek.
• A marketingmenedzser áttekinti és szerkeszti a példányt, és jóváhagyást kap a vezető marketing menedzsertől.
• A marketingmenedzser kérelmet nyújt be a listafrissítés futtatására.
• A marketing menedzser végleges példányt szállít az asszisztens számára.
• Az asszisztens hírlevelet készít és minőségbiztosítási tesztet küld.
• A minőségbiztosítási csapat átnézi a hírleveleket és benyújtja a változásokat. Az asszisztens végrehajtja a módosításokat, ellenőrzi és ütemezi a kiadást.

Bármelyik elem rendelkezhet háromoldalas kézikönyvvel, amely leírja a munka elvégzéséhez szükséges lépéseket. Hol és hogyan kell benyújtani a másolatot? Milyen formátumú legyen a másolat? Ki futtatja a listafrissítést, és mit jelent ez? Vagy ezek közül a tételek közül többet össze lehet vonni egy kézikönyvbe, például a három feladat, amely a „marketing menedzser…” -nel kezdődik.

Amire szüksége lesz

A lépések megírásához legalább egyszer képzettnek kell lennie azokon. Ha újból meg kell tennie a munkát, használja a saját eljárásának első vázlatát, amely végigvezeti a lépéseket annak ellenőrzésében, hogy azok pontosak és könnyen érthetők-e.

Képernyő rögzíti. Készítsen képernyőképeket bármi olyanról, amelyet nehéz szövegesen megmagyarázni, vagy amelyet vizuálisan lehet legjobban illusztrálni. Először mentse el az összes képernyőképet egy mappába, és csak akkor adja hozzá őket a dokumentumhoz, ha szükség van rájuk. Ha túl sok képernyőképet birtokol, mindenki számára túlzónak tűnik.

(Számos módszer létezik a képernyőrögzítésre, de a leggyorsabb a következő: Windowsban használja a PrtScn gombot, majd a beillesztés funkciót, hogy a képet egy képszerkesztő programba dobja, ahol levághatja és szerkesztheti; Mac esetén használja Apple + Shift + 4, és húzza a célpontot a lőni kívánt terület körül.)

Képernyő-rögzítő szoftver. A használt képszerkesztő eszközöket is tartalmazhat a képernyőképeket megjelölni, ha valami relevánsra mutató nyílot szeretne hozzáadni, vagy a kép egy bizonyos részét ki szeretné emelni. 50 dollárért a Snagit és a Snagit for Mac képernyővédő programjai szinte mindent megtesznek, amire szüksége lehet.

Diagram eszközök. Egyes munkafolyamatok és eljárások legjobban kis diagramokon keresztül fejezhetők ki. A gondolkodásleképező szoftver segít gyorsan készíteni a folyamatábrákat és hasonlókat, bár a Microsoft PowerPoint-ban is megtalálhatja ugyanazokat a diagramkészítő eszközöket, és a Beszúrás fül alatt a Word-ben korlátozottabb választást is.

Csináld és ne tedd

• Készítsen egyedi dokumentumokat a különböző folyamatokhoz és eljárásokhoz, és ne hozzon létre egy hatalmas dokumentumot, amely elmagyarázza a teljes munkát.
• Legyen alapos, de tömör is.
• Tartalmaz képernyőképeket.
• A dokumentumok kitöltése néhány hétig tarthat. Adj magadnak időt a folyamatok átgondolására, és térjen vissza a dokumentumokhoz, hogy ellenőrizze, pontosan rögzítette-e őket.
• Helyezzen dátumbélyegzőt az oldal tetejére, amely megmutatja, mikor frissítették a fájlt.
• A munkafolyamat dokumentálásakor az emberek neve helyett a munkacímeket használja.
• Ne tegye a mester példányokat megosztott helyre, hogy mások könnyen letölthessék azokat.
• Tartsa a fájlok helyi biztonsági mentését az asztalon vagy egy privát felhőalapú rendszerben (vagy mindkettőben).
• A dokumentumokat évente egyszer ellenőrizze és módosítsa. Gondolj rájuk olyan élő dokumentumokként, amelyek soha nem készülnek el. Folyamatosan fejlődnek.
• Mondja meg főnökének és kollégáinak, hogy ezeket az új nyilvántartásokat létrehozta és karbantartja, mivel ők is értékes hozzájárulással rendelkeznek.
• Ne foglalja bele a vágólapot egyszerűen az oldalak eljavításához. Mindenki utálja.
• Ne őrüljön meg a szöveg formázása. Ne komplikáld túl. Használjon félkövér betűtípust az alszámokhoz. Használjon golyókat és számozott listákat, hogy segítse az embereket a releváns információk könnyű meglátásában. A bekezdéseket nagyon rövidnek kell tartani.
• Ne használd az emberek nevét. Hivatkozzon az emberekre munkakörük szerint. Már mondtam ezt? Igen, megtettem, de ez nagyon fontos, ezért újra mondom.
• Ne védje túl a dokumentumait. Azért hozta létre őket, hogy segítsék a szervezetet, és nem csak a saját javára.
• Ne adja ki dokumentumait PDF-be. Hagyja őket szerkeszthető formátumban (lásd fent).