Szervezze fel: 15 termelékenységi tipp szakértőktől

tartalom

• Szerveződjön: 15 termelékenységi tipp szakértőktől
• 3. és 4. interjú
• Termelékenységi tippek 1-15

A szervezett személlyel kapcsolatos egyik buktató az, hogy hajlamosak vagyunk bekerülni saját szervezeti szokásainkba és technikáinkba, tévesztve a merevséget a szigorral. A heti Get Organized oszlopban úgy döntöttem, hogy messze túlmutatok a saját határokon, és négy olyan interjúval interjút készítek, akik fejlesztik a termelékenységi alkalmazásokat, és megkérdeztem tőlük a saját tippeiket és trükköket a szervezett és hatékony működéshez.

Ezek a vezérigazgatók, alapítók és fejlesztők munkaidőjét arra gondolják, hogy mit kell elvégezni a rendezetlen embereknek, hogy jobban szerveződjenek. Szoftvereiket az adatok tesztelésére, a személyes megfigyelésekre és a hatalmas felhasználói közösség visszajelzéseire alapozva építik.

Ebben a négy interjúban talál gondolatokat arról, hogy mit jelent a szervezés és eredményesség, valamint néhány konkrét tippet és trükköt, amelyeket ezek a szakértők maguk használnak.

Amir Salihefendic, a Doist alapítója

Amir Salihefendic a Doist cég alapítója, amely a termelékenységi szoftverekre szakosodott. A társaság két kiemelt szoftver terméke, a Todoist és a Wedoist, több embernek segíti a személyes feladatok és az együttműködési projektek kezelését. Az alábbiakban egy részlet egy hosszabb interjúról, amelyet Salihefendicel készítettem a szervezetről és a hatékonyságról.

JD: A Todoist termék célja, hogy segítse az embereket a feladatok elvégzésében. Az alkalmazás fejlesztése során mit tanultak arról, hogy a legtöbb embernek segítségre és útmutatásra van szüksége a feladatai elvégzéséhez?

AS: Az emberek nagyon rosszul készítik feladataikat. A legtöbb ember olyan feladatokat készít, amelyeket igazán nehéz teljesíteni. Például a „fogyás” nem feladat; ez egy hosszabb projekt, amely több száz feladatot tartalmaz. Ennek ellenére a legtöbb ember feladatként a „fogyni” -t veszi fel.

Ami jobb, ha úgy látjuk, hogy a „fogyás” olyan projekt, amely olyan feladatokkal rendelkezik, mint például napi tíz gyümölcs étkezése, minden nap tornateremben járás stb. fontos a szervezet és a termelékenység szempontjából. Ez is motiváló, mivel az alfeladatokat az út mentén teljesítheti, és úgy érzi, hogy közelebb kerül a célhoz.

JD: Meg tudsz osztani velünk két vagy három tippet vagy trükköt a termelékenység növelésére?

AS: Azt hiszem, az e-mail valóban termelékenység-gyilkos. Naponta több száz e-mailt kapok, és ezt a következő módon kezelem:

• Naponta háromszor (reggel, délben és délután) ellenőrzem és dolgozom fel az e-maileket.
• Válaszolok egy e-mailt, ha kevesebb, mint egy percig tart.
• Archiválom, ha az e-mail nem fontos.
• Az e-mailt [hogy később válaszolni szeretnék] mint feladatot átruházom a Todoist számára (a Chrome-bővítményen keresztül), és megadom az esedékesség dátumát, hogy ne felejtsük el.
• Délután, amikor alacsony az energiaszint, hosszabb e-mailekre válaszolok.

JD: Megosztaná egy képet a munkaterületéről vagy egy képernyőképet az asztalról?

Mikael Berner: Nagyon fontos. Egy másik dimenzió, amelyről azt gondolom, hogy támogatom állítását, az az, hogy a szervezés nem azt jelenti, hogy fegyelmezett vagy, vagy cselekedni tud. Úgy gondolom, hogy a szervezet alapját képező fegyelem fontos.

Azt is gondolom, hogy a fókuszt tévesen lehet értelmezni, mivel hosszúnak kell lennie [folyamatos munkavégzés].

Olvasottunk és találtunk olyan tanulmányokat, amelyek szerint az átlagos ember három percenként átvált a környezetre, de nem tér vissza 27 percig. A termelékenység sok szempontot jelent a kontextusváltásban, valamint az információk olvasásában és feldolgozásában. Önnek képesnek kell lennie arra, hogy reagáljon a beérkező fontos dolgokra. Szervezi magát abban, hogy telefonszáma van a megfelelő helyen és a megfelelő időben? Vagy vissza kell ugrani, hogy megtalálják őket?

JD: A EasilyDo program kidolgozása során milyen kutatásokat vagy adatokat fedezett fel arról, hogy az embereknek miként kell hatékonyabbaknak, szervezettebbeknek és termelékenyebbeknek lenniük?

MB: Tanulmányaink során azt találtuk, hogy egyikünk sem tudja, mennyi időt és energiát fordítunk olyan kis feladatra, amelyet még csak nem is tudunk. Stopperrel megmérjük, hogy mennyi ideig tart ezeknek a kis feladatoknak a végrehajtása, és összehasonlítjuk azokat azzal, hogy meddig tart egy intelligens ügynök, hogy elvégezzük az Ön számára.

Mindannyian meg vannak súlyozva, és még azt sem tudjuk, hogy elosztott alkalmazások és adatok alapján súlyoznak.

JD: Megoszthatja velünk két vagy három saját tippjét és trükköt a termelékenység növelése érdekében?

MB: Olyan eszközökre támaszkodom, amelyek segítenek a legfontosabb információk felfedésében. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - sok olyan dolog, amely tagadja az e-maileket - ajánlom ezen eszközök bármelyikét.

A legjobb szabály, és ezt néha el is csúszom el: "Ha e-mailt nyit, akkor tegyen valamit vele, például válaszoljon rá, vagy törölje, vagy küldje el." Ne is nyisson meg egy e-mailt, hacsak akkor nem tudja feldolgozni. Ez a kétperces szabály része.

Jelenleg a konferenciatermünkben ülök, ahol vannak ezek az Ikea asztalok, de ők üvegasztalok, amelyeket száraz törlésjelölőkkel rajzolhat. Összehozza a csoportmunkát az asztalon, ahelyett, hogy egy csoporttagot elküldene az igazgatótanácsba. Erősíti a csapatmunkát.