Szervezés: 6 tipp a projektmenedzsment megkezdéséhez

A projektmenedzsment nehéz feladat. A csapatok és a szervezetek könnyebben dolgoznak, és ez gyakran azt jelenti, hogy megszüntetjük egy dedikált projektmenedzser szerepét. Bár továbbra is lehet felsőfokú diplomát szerezni a tárgyban, nem ritka, hogy a kevés tapasztalattal rendelkezők vagy a tapasztalatokkal nem rendelkezők inkább a projektvezető szerepébe jutnak, gyakran hivatalos munkájuk mellett. Noha ez elsöprő tapasztalat lehet, a piacon olyan sok hatékony szoftver van a projekt menedzsmentjéhez, hogy egy-két kis projekthez egyáltalán nincs szükség projektmenedzserre.

Ha nincs sok tapasztalata a projektek irányításában, íme néhány útmutató az induláshoz. Nagyon köszönöm Peter Clarkson-t, korábban a Maestro Development-t, és Jason Westland-t, a ProjectManager.com vezérigazgatóját, a cikk korábbi verziójával kapcsolatos betekintésükért.

1. Győződjön meg róla, hogy van egy projektje

Mielőtt elkezdené kezdeni egy projekt menedzselését, győződjön meg arról, hogy van egy projektje! Ez a tanács túlságosan egyszerűnek tűnhet, ám ezt újra és újra hallottam a szakértői projektmenedzserektől.

A projekt olyan feladatok halmaza, amelyeknek kezdő-, befejező- és megvalósítandó dátuma van. A kézbesítés bármi, amit a munka végén kézbesítünk, például egy fizikai termék vagy egy működő webhely. A ház építése egy projekt. A weboldal újratervezése (ahogyan azt az alábbiakban a ProofHub képernyőn vázoltuk) egy projekt. Ha elméletileg átadhatja a projekt összes feladatát másoknak, és megkaphat valamit attól a személytől, ez egy projekt.

Az emberek néha összekeverik a folyamatban lévő munkát a projektekkel, ezért hadd adjak néhány példát a folyamatban lévő munkáról annak tisztázása érdekében. Minden héten új tartalom elkészítése egy weboldal számára folyamatos munka, annak ellenére, hogy egy darab írás elkészítését a saját kis projektjének tekintheti. A karbantartási támogatás nyújtása a kód folyamatos javításával folyamatos munka. Az ügyfelek e-maileinek vagy telefonhívásainak a megválaszolása folyamatos munka.

2. Van felfedezési periódus

Mielőtt elkezdenének egy projektet, egyesek azt sugallják, amit discoverynek hívnak. A projektmenedzsment felfedezése jogi értelemben különbözik a felfedezéstől. Célunk szerint ez egy olyan időszak, amikor a projektet igénylő emberek felfedezik, mit akarnak csinálni, vagy miért. Lehet, hogy találkozó, találkozói sorozat vagy nyitott időtartamú szabad gondolkodás és felfedezés.

Az alábbiakban felsorolunk néhány felfedezésre váró kérdést.

• Mi lesz a projekt? Mennyire specifikus lehet meghatározni?
• Mi a célja?
• Milyen eredményeket akarsz?
• Milyen forrásokat kell vállalnia a projekt megvalósításához?
• Mikor van szüksége a végtermékre, és a forrásai alapján ésszerű-e a határidő?

3. Határozza meg a hatályot

Előfordulhat, hogy egy tapasztalt projektmenedzser ezt mondja: "Ha nem tartozik a hatályba, akkor nem a projektbe."

Minden projektnek egyértelmű hatályra van szüksége. A projekt hatóköre pontosan meghatározza, hogy mit jelent a projekt. Ez a projekthez kapcsolódó összes aspektus, eszköz, szolgáltatás, kézbesítés és egyéb részlet lezárt listája. Miután lezártuk, nem adhat hozzá. Például, ha házat építesz, akkor a hatókör meghatározza, hogy a ház hány történetet tartalmaz, annak négyzetméretét, hány ablakot lesz, hány lépcsőt, világítókapcsolót és így tovább.

Ennek oka az, hogy a projekteknek egyértelmű hatókörre van szükségük, mielőtt elkezdenék őket, hogy senki ne próbáljon hozzá valamit, ami a projekt hatókörén kívül esik, miután a projekt elindult. A projekt hatókörének hozzáadása a megkezdése után eldobja az ütemtervet, a költségvetést és a rendelkezésre álló forrásokat. Ha folyamatosan hozzáad egy feladatot egy projekthez, akkor az el is válhat projektté - ez csak folyamatos munkává válhat.

A hatókör meghatározása felfedező találkozón történhet, vagy egyszerűen a projekt igénylő ügyfél vagy személy és a projekt lehetséges vezetője vagy vezetője közötti beszélgetésekből származhat.

4. Tartsa meg a Kickoff-értekezletet

A beindító értekezlet során mindenki, aki a projekten dolgozik, kerül bemutatásra. Ez a találkozó megteremti az előrehozott munka hangját és biztosítja, hogy a projektcsapat mindenki számára világos információkkal szolgáljon arról, hogy mit fognak csinálni és miért.

Figyelje meg, hogy a beindító értekezlet megtartása nem olyan közel áll az első dologhoz, amelyet egy projekt irányításakor teszel! Mivel a kickoff segít mindenkinek ugyanazon az oldalon, az biztos, hogy bizonyosodjon arról, hogy tisztában van-e a projekttel és annak hatókörével, hogy mindenki másnak magabiztosan átadja.

A beindító ülésen a projektvezetőnek meg kell határoznia legalább ezt a négy dolgot:

• Projekt hatóköre,
• Játékosok és szerepük,
• Teljesítendő anyagok és
• Mérföldkövek.

Már beszéltünk a projekt hatóköréről. A játékosok és szerepeik vonatkozásában a projektvezető bemutatja a különböző csapatokat és közreműködőket. Ezenkívül a beindító találkozó ideális alkalom a hierarchia megvitatására, azaz arról, hogy ki számol be, és ki jelentkezik a munkán.

A teljesítendő elemek megbeszélése átfedésben lesz a hierarchia megbeszélésével, mert meg kell válaszolni a következő kérdést: "Ki kapja meg az egyes teljesítményeket?"

A mérföldkövek (amint azt az Editors 'Choice projektmenedzsment szoftver, a Teamwork Projects fentebb látható) olyan pontok egy projektben, amelyek egyértelmű előrehaladást mutatnak a végső cél felé. Ház építésekor mérföldkő lehet az a pont, amikor alapokat öntöttek és készítettek. Ha van a keret a helyén, ez egy újabb mérföldkő. A beindító értekezlet idején tudnia kell, hogy mi lesz a projekt mérföldkövei akkor is, ha még nem rendelkezik számukra a dátumokkal. Időnként szükség van más csoportszakértőkre, például a programozási vezetékre vagy a tervezési vezetékre, hogy pontosan kitalálhassa, mikor esnek ezek a mérföldkövek alá. Jó beindulni egy induló találkozóba a mérföldkövekkel kapcsolatos határidők durva elképzelésével, de adjon minden csapatnak lehetőséget arra, hogy mérlegelje és kiigazítsa őket.

5. Tájékoztassa a projekt határidejét

Korábban arról beszéltünk, hogy minden projekt miként rendelkezik kezdő és záró dátummal. A kickoff lehet a hivatalos kezdési dátum. A befejezési dátumnak meg kell jelölnie az összes munka abszolút végleges zárását. Ezen időpont után a projekten nem történik munka. Ez egy igazi kézbesítés, ceruza-le pillanat.

Most, hogy megtartott egy induló értekezletet, minden kulcsfontosságú szereplő (például a projektmenedzser és a csoportvezetők) kitalálhatja a pontos mérföldköveket és a kézbesítési dátumokat, és a kezdő és a befejezési dátum között ábrázolhatja azokat egy naptárba.

Ha projektmenedzsment szoftvert használ, akkor ez az, amikor elkezdi használni. Helyezze el az összes fontos dátumot az alkalmazásba. Töltsön fel más, eddig létrehozott dokumentációt, például a projekt hatókörét. A megfelelő idő az is, hogy meghívjuk a játékosokat is a szoftverhez való csatlakozásra. Amint az emberek csatlakoznak a projektkezelő alkalmazáshoz, megbízásokat kaphatnak, frissíthetik előrehaladásukat és más módon együttműködhetnek. Az alábbiakban látható az összes információ, amely a TeamGantt egy gantt diagramjában van feltüntetve. A Gantt-diagramokról bővebben elolvashatja az 5 egyszerű lépésről szóló cikkem a Gtt-diagramok kezdő lépéseit.

6. Állítsa be a kommunikációs elvárásokat

Mind a beindító értekezlet után, mind a projekt folyamán fontos, hogy a kommunikációs vonalakat nyitva tartsuk. Függetlenül attól, hogy csoportja teljes munkaidős projektmenedzserrel rendelkezik-e vagy sem, a projekt fő kapcsolattartójának kell lennie ahhoz, aki ösztönzi és megkönnyíti a kommunikációt. Nem rossz ötlet egy újabb kézbeszélgetést tartani, mielőtt a projekt teljes felbukkan, hogy az emberek feltehessék a fennmaradó kérdéseiket.

Állítsa be korai kommunikációs elvárásait. A csapatvezetők heti frissítést nyújtanak be a csapat előrehaladásáról? Hány közönséges találkozója lesz a projekt folyamán - néha egyáltalán nem szükségesek; mire van szüksége a projektjéhez? Gyakran a projekten belüli kisebb csapatok, például a tervező vagy a programozó csapat ismétlődő bejelentkezési találkozókat tartanak, ahol mindenki visszatér az elvégzett tevékenységekbe, és felveti a lehetséges problémákat. Minél többen adnak korábban hangot a lehetséges problémákról, annál jobb az esély, hogy mindenki megrongálja vagy megbirkózzon velük.

Haladni előre

Felkészülve ezekre az indulási tippekre, most belemerülhet a projekt húsába. A projektmenedzsment szoftver nagyban segíti a projektben részt vevő személyek naprakészen tartását a projekt előrehaladásáról. Emellett jó mennyiségű emberi interakciót igényel, és a lehető legtöbb egyértelművé teszi a projektet és annak részleteit.