Gyors indítás: konfigurálja az alap crm-t 10 egyszerű lépésben

Az alap CRM a PCMag szerkesztõinek választása CRM szoftverekhez. Az elkészített videosorozat célja az, hogy gyorsan és egyszerűen elindítsa a Base CRM szolgáltatást. Ez végigvezet a fiók létrehozásának, megszervezésének és használatának kezdeti lépésein. A cikkben olyan feladatokat részletezünk, mint például az értékesítési folyamatok testreszabása, az ólomkezelés konfigurálása és az automatikus műveletek beállítása.

Tartalomjegyzék

• Első lépés: Az irányítópult áttekintése
• Második lépés: Az értesítések testreszabása
• Harmadik lépés: vezet vs kapcsolatok
• Negyedik lépés: Ajánlatok létrehozása és kezelése
• Ötödik lépés: Az értékesítési csővezetékek testreszabása
• Hatodik lépés: Egyéni mezők hozzáadása
• Hetedik lépés: A kinevezések ütemezése
• Nyolcadik lépés Feladatok létrehozása és hozzárendelése
• Kilencedik lépés: az e-mail integrálása
• 10. lépés: Automatizált műveletek beállítása

Az irányítópult áttekintése Értesítések testreszabása vezet vezetésekhez és kapcsolatokhoz Ajánlatok létrehozása és kezelése Értékesítési csővezetékek testreszabása Egyéni mezők hozzáadása Ütemezés Találkozók létrehozása és hozzárendelése Az e-mail integrálása Az automatikus műveletek beállítása

Első lépés: Az irányítópult áttekintése

Ismerje meg, hogyan kell használni az alap CRM irányítópultot ebben a rövid videóban, beleértve a fióktevékenység áttekintését, a csővezeték összefoglalását és a szűrési lehetőségeket. Háromféle alap CRM profil létezik, amelyek mindegyikének különféle engedélyei vannak: Felhasználó, Kezelő és Vállalati. A felhasználói profil csak a saját tevékenységeit látja el, a kezelő látja a tevékenységüket és a közvetlen jelentéseik tevékenységét, a vállalati felhasználók pedig a teljes csapat tevékenységét.

Ellenkező esetben az irányítópultok ugyanolyannak tűnnek az összes profilban, a csővezeték és az ügylet összefoglalása a bal oldalon, a fióktevékenység a központban, a feladatok és a találkozók a jobb oldalon. A felhasználói felület (UI) új kiegészítése az univerzális Hozzáadás gomb, amely felhasználható új névjegyek, vezetékek és egyéb rekordok hozzáadására bármilyen képernyőről, beleértve az irányítópultot is.

Láthatja az ügyletekre vonatkozó csővezeték alapján szűrött legfelső szintű információkat, valamint az elmúlt 30 nap tevékenységét, ideértve a nyertes, elvesztett vagy minősítés nélküliként megjelölt ügyletek összegzését is. A fióktevékenységet jegyzetek, befejezett feladatok és üzletek szervezik. Ebben az oszlopban minden alkalommal látni fogja valaki új ajánlatot, kapcsolatfelvételt, jegyzetet, feladatot, vagy megváltoztatja az ügylet vagy az ügylet állapotát vagy szakaszát. Végül a feladatok és a közelgő találkozók a jobb oldalon vannak; a lejárt feladatok piros színnel jelennek meg. Nézze meg a videót, ahol tippeket talál a tartalom szűréséről és az irányítópult személyre szabásáról.

Második lépés: Az értesítések személyre szabása

Ez a videó bemutatja az értesítések kezelését. Az Base CRM-ben háromféle típusú értesítés létezik: előre beállított értesítések, személyre szabott értesítések és internetes értesítések.

Az előre beállított értesítések tartalmazzák a szoftveres tevékenységeket, például amikor egy ólom, üzlet vagy feladat van kiosztva az Ön számára, valamint találkozókra és emlékeztetőkre a feladatokról. Vannak olyan rendszer-értesítések is, mint amikor az importálás vagy exportálás befejeződik, vagy amikor új adatot hoz létre a rögzítési űrlapból. Mindegyikhez választhat webes figyelmeztetést, e-mail figyelmeztetést, vagy kikapcsolhatja az értesítéseket.

A felhasználók személyre szabott értesítéseket hozhatnak létre az ügyfelekkel, kapcsolatokkal és üzletekkel kapcsolatban. Mindegyikhez először válasszon egy szűrőt, például az egyes csoportokhoz vagy felhasználókhoz tartozó ólmokat, vagy egy bizonyos szakaszban levő üzletet. Akkor kiválaszt egy ravaszt. Lehet, hogy például riasztást szeretne kapni, amikor egy feladatot hozzáadnak egy új üzlethez, vagy ha megváltozik az ügylet folyamatban lévő szakasza. Az értesítéseknek egynél több kiváltója is lehet. Kaphat internetes, e-mail és mobil figyelmeztetéseket.

Végül, azok a felhasználók, akik feliratkoztak a Base Voice szolgáltatásra, vagy integráltak más üzleti hangszolgáltatókhoz, feliratkozhatnak webes értesítésekre a bejövő hívásokról és szöveges üzenetekről. A Base Voice egyedi telefonszámot tartalmaz, és automatikusan naplózza a hívásokat és üzeneteket az ügyfelekhez és a névjegyekhez.

Harmadik lépés: vezet vs kapcsolatok

Ha még nem ismeri a CRM-et, akkor némi zavart okozhat az ügyfelek és a kapcsolatok vonatkozásában. A Base CRM-ben az ügyvezető olyan vezető személy, vállalat vagy üzleti lehetőség, amely még nem része az értékesítési folyamatnak. Ide tartoznak az emberek és a vállalatok, amelyeket hálózatépítés útján fedeztek fel, de akikkel még nem kötöttek üzleti megállapodást. A vezetők a potenciálról szólnak. Ha az ügyfél érdeklődést mutat egy termék vagy szolgáltatás iránt, akkor kapcsolattartókká lehet alakítani. A kapcsolattartó lehet olyan is, akivel korábban üzletet folytatott, és valószínűleg ismételt üzletet kínál.

Az Alap CRM Vezetés és Kapcsolat lapjai hasonlóképpen néznek ki és működnek, különféle keresési szűrőkkel. A vezetők háromféle kategóriába sorolhatók: új, működő és képesítés nélküli. A kapcsolatok megoszlanak a potenciális ügyfelek és az ügyfelek között. A névjegyeket egy vagy több üzlettel társíthatjuk. Mind az ügyfelek, mind a kapcsolatok esetében láthatja a kapcsolódó feladatokat és találkozókat a bejegyzésükben, valamint a kapcsolódó dokumentumokat. A vezetők névjegyekké konvertálhatók, de ezt a műveletet nem lehet megfordítani.

Negyedik lépés: Ajánlatok létrehozása és kezelése

Az ajánlatok eladási lehetőségek, amelyek vezetéssel vagy kapcsolattartóval kapcsolatosak. Haladnak az értékesítési folyamaton, amely reprezentálja az értékesítési folyamatot. Minden csővezeték a három zárt szakasz egyikében ér véget: nyert, elveszített vagy minősítés nélküli. A nyert és az elveszett önmagát magyarázza; az ügylet minősítés nélküli megjelölése azt jelenti, hogy az nem volt teljes elutasítás. Meghatározatlan okok lehetnek az időzítés, a költségvetés, a társaság átszervezése, vagy bármilyen elem, amely az ön ellenőrzése alatt áll. Ez a három üzletköteg könnyebbé teszi a siker nyomon követését, és jobban megcélozza értékesítési csapatát.

Az Ajánlatok oldalon láthatja, hogy hány ajánlat van a csővezeték egyes szakaszaiban. Mint az ügyfelek és a névjegyek, az ügyleteket a használt mezők bármelyike ​​alapján is szűrheti. Az üzletbejegyzésben láthatja, hogy melyik kapcsolattartó, vezető vagy vállalkozás kapcsolódik hozzá, a közelmúltbeli tevékenységek, valamint az érték és a valószínűségi százalék. A kapcsolódó feladatok vagy találkozók szintén megjelennek. Itt megváltoztathatja az üzlet szakaszát is.

Ötödik lépés: Az értékesítési csővezetékek testreszabása

Az értékesítési csővezetékek szakaszokból állnak. Az alap CRM hat szakaszból áll be, de még többet hozzáadhat vagy törölhet, amelyeket nem tervez használni. A szakaszokat átnevezheti és átrendezheti a vállalati folyamatok alapján. Kétféle fokozat létezik: aktív és zárt. Bár átnevezheti a három zárt szakasz bármelyikét, amelyek alapértelmezés szerint nyertek, elvesztek és nem minősülnek, törölheti azokat, vagy további hozzáadhat.

Ha több értékesítési csatorna van, akkor testreszabhatja mindegyiket különböző szakaszokkal. Tehát, ha mind termékeket, mind szolgáltatásokat elad, akkor rendelkezhet olyan csővezetékekkel, amelyek illeszkednek az egyes folyamatokhoz.

Hatodik lépés: Egyéni mezők hozzáadása

A vezetőknek, a kapcsolatoknak és az üzleteknek sok alapértelmezett mezője van, de ez nem mindig elég. Az egyedi mezők segítségével további információkat gyűjthet és tárolhat a vállalkozásaira jellemző kilátásokról. Az alap CRM számos egyedi mezőbeállítással rendelkezik. Mezőket hozhat létre egyetlen szöveges sorhoz, egy szövegrészhez, jelölőnégyzethez, legördülő menühez, többszörös kiválasztási menühöz, dátumhoz, e-mailhez, telefonhoz, címhez és URL-hez. Felvehet annyi egyéni mezőt, amennyit csak akar, és a legördülő menübe és a többszörös kiválasztáshoz legfeljebb 500 választási lehetőséget adhat meg.

Hetedik lépés: A kinevezések ütemezése

Az alap CRM naptár funkcióval rendelkezik, és egy vagy több Google Naptárt is integrálhat fiókjába. Alapértelmezésként egy naptárt kell választania, amely az egyetlen, amelyet szerkeszthet. A nem alapértelmezett naptárakból történő kinevezések szürke színben jelennek meg. Találkozó létrehozásakor társíthatja azt egy ügyféllel, üzlettel vagy kapcsolattartóval. Csak kezdje el beírni a nevet, és az Base CRM javasol minden olyan rekordot, amely megegyezik.

Ezek a találkozók megjelennek a vezető, kapcsolattartó vagy üzlet bejegyzésében. A találkozó mentése hozzáadja azt a naptárhoz, és meghívásokat küld más résztvevőknek. Feltöltheti a vállalati logót, hogy az megjelenjen minden meghívóban. Találkozókat felvehet a vezető, a kapcsolattartási vagy az ügyleti oldalakból is. A találkozó megtekintésekor láthatja, hogy mely résztvevők fogadták el és elutasították meghívását.

Nyolcadik lépés: Feladatok létrehozása és hozzárendelése

Az alap CRM-ben az összes feladat az ügyletekkel van társítva. Felvehet feladatokat a Naptár vagy a Feladat lapról, vagy közvetlenül egy vezető, névjegy vagy üzlet bejegyzéséből. A feladatok határidőkkel és opcionális emlékeztetőkkel rendelkeznek, amelyeket egy hét, egy nap, egy óra, 30 perc, 15 perc vagy öt perccel a határidő előtt vagy a határidő pontos időpontjában el lehet küldeni. A lejárt feladatok piros színnel jelennek meg. Engedélyeitől függően feladatokat rendelhet magának vagy más felhasználóknak.

Kilencedik lépés: Az e-mail integrálása

Az Base CRM rendelkezik e-mail eszközzel, de integrálódik a Gmaillel és más e-mail szolgáltatókkal. Az e-mail fiók integrálása azt jelenti, hogy a vezetőkkel és a névjegyekkel folytatott kommunikáció automatikusan naplózódik, így időt hagyhat a fontosabb munkák elvégzésére. Az e-mail fiókját kétféleképpen szinkronizálja: az alap CRM-ben elküldött e-mailek az e-mail kliensben jelennek meg, és fordítva. Az alap CRM e-mailt küld Önnek, amint a kezdeti e-mail szinkronizálás befejeződött.

Az e-mail négy mappába van felosztva: Beérkezett üzenetek, Nem rögzített e-mailek, Elküldött és Archivált. A Beérkezett üzenetek olyan e-maileket tartalmaznak, amelyek a fiókod vezetőihez, névjegyeihez és ajánlataihoz kapcsolódnak. A be nem repedt e-mailek azok, amelyek nincsenek társítva a fiókjához. Ebből a mappából e-mailt vehet fel vezetőként vagy kapcsolattartóként. Az Elküldött mappában láthatja, hogy egy e-mailt megtekintettek-e, és hányszor is megtekintették. Így azonosíthatja az üzeneteket, amelyek esetleg a repedésekbe estek vagy helytelen e-mail címre mentek. Törölheti az üzeneteket, vagy archiválhatja azokat, ha már nem fontosak.

10. lépés: Automatizált műveletek beállítása

Ha úgy találja, hogy újra és újra elvégzi ugyanazt a feladatot, akkor miért nem automatizálja azt? Az alap CRM számos lehetőséget kínál az egyes események alapján automatikus feladatok létrehozására. Menedzser szintű felhasználónak kell lennie, aki fiók adminisztrátor az automatikus műveletek létrehozásához. A példák között szerepelhet feladatok létrehozása, amikor egy üzlet új szakaszba lép, vagy egy egyedi mező frissítése, amikor új üzlet jön létre. Először válassza ki azt az eseményt, amely kiváltja a műveletet. A választási lehetőségek között szerepel: amikor új ügylet jön létre; új kapcsolat létrehozásakor, amikor üzlet jön létre, vagy amikor egy ügylet más szakaszba kerül. Ezeknek az eseményeknek néhány részletesebb lehetőségei vannak, például szűrés társaságonként, csővezetéken vagy üzlet szakaszonként.

Ezután eldönti, hogy mi legyen a feladat, hozzárendelje azt egy felhasználóhoz, és opcionálisan hozzáadja az esedékesség dátumát. Automatizált műveletenként több feladatot is létrehozhat.