A rossz szerződéskezelés költségeit fizeti az üzleti pénzre

A SpringCM új jelentése szerint a vállalatok hatvannégy százaléka azt mondja, hogy a szerződés-jóváhagyási folyamatok miatt az ügyletek leállnak. A szervezetek előtt álló legnagyobb kihívás a szerződéses munkafolyamatok kezelése és az elsődleges érdekelt felektől való jelentkezés. A felmérés szerint a vállalatok előtt álló legnagyobb akadály a szerződések menedzselésére és továbblépésére szolgáló folyamatok hiánya. A vállalatok hatvan százaléka e-mailt használ a szerződések kezelésére, míg a vállalatok csak 32 százaléka használja a szerződéskezelő eszközt. A vállalatok hat százaléka azt állítja, hogy egyáltalán nincs szerződés-irányítási folyamat.

"A szerződések belső és külső jóváhagyási folyamatok útján történő megkísérelése csak szerencsétlen tapasztalat" - mondta Erik Severinghaus, a SpringCM stratégiai és szövetségvezetési igazgatója. "A szerződés alapvetően strukturálatlan adat, amelyet két különböző szervezetnél működtet két különböző eszköz- és folyamatkészlettel. A nap végén, ha e-mailen és mellékleteken keresztül hajt végre szerződést, akkor az történik, ha senki nem látja a folyamatot., és senki sem tudja optimalizálni a folyamatot."

"Ha megnézzük a felmérést és a válaszadók legnagyobb kihívásait - mondta Will Wiegler, a SpringCM marketing igazgatója -, akkor a négy legfontosabb a munkafolyamat, új szerződések létrehozása, nyomon követés és jóváhagyás. Ezek olyan üzleti folyamatok, amelyek elakadnak. az emberek még azt sem tudják, hogy hol vannak folyamatban a szerződések. Kinek a beérkezett üzenetei vannak? Ki kapja meg ezután?"

(Image Via: SpringCM)

Mit tehet a szerződéskezelés?

A szerződéskezelő eszközök lehetővé teszik a vállalkozások számára a szerződésen alapuló adatok tárolását, nyomon követését, újra feltöltését és jelentéseinek futtatását. Ez jellemzően felhőalapú szoftvereket foglal magában, amelyek automatikusan leolvashatják és összesíthetik az adatokat, valamint riasztásokat küldhetnek az érdekelt feleknek, amikor ideje cselekedni egy adott szerződés alapján. A Severinghaus szerint ezek a folyamatok szoftver nélkül próbálják kezelni azokat a programokat, amelyek hét vagy nyolc különféle dokumentum- vagy fájltípustól kezdve javítják az adatokat, majd ezeket az információkat egységesített szerződésre vagy számlára fordítják. Ezekben a forgatókönyvekben elmagyarázta: "Bizonyára emberi hiba van."

Valójában még azok a cégek is, amelyek kihasználják a szerződéskezelő szoftvert, továbbra is küzdenek a gyakori hibák elkerülése érdekében. A válaszadók szerint a szerződéskezelési hibák kilencvenkét százaléka az embereknek tulajdonítható. A vállalatok hét százaléka szerint az emberi hibák nagyon gyakran fordulnak elő. "Az eladó szeret beszélni az ügyfelekkel, szeret építeni kapcsolatokat, de általában utálják a matematikát, számtani, pénzügyi és a számok különböző rendszerekre történő fordításának kézi munkáját" - mondta Severinghaus. "Ha ezt a dolgot manuálisan mozgatja, akkor nem szabad meglepődnie, ha hibákat tapasztal a folyamatban."

(Image Via: SpringCM)

Az összes megkérdezett vállalkozás egynegyede szerint az informatika részt vesz a szerződéses munkafolyamat folyamatában, amely lépés segíthet ellensúlyozni a szerződések naplózása és feldolgozása során felmerülő emberi hibákat. Mielőtt a szerződés menedzsment szoftvergyártók beszélnek a potenciális ügyfelekkel, az IT-osztály általában együtt dolgozik az üzleti elemzőkkel, hogy segítsen meghatározni egy szabványosított munkafolyamatot, amely figyelembe veszi az üzleti folyamatokat, a technológiát és a kettő ötvözésével kapcsolatos korábbi kérdéseket (pl. Miért nem jelennek meg a táblázatok számlák).

Például: A legjobb szerződéskezelési eszközök, amelyeket felülvizsgáltunk, olyan dolgokat kínálnak, mint a munkafolyamat-automatizálók, az alkalmazáson belüli csevegési funkciók és az e-mail értesítések, amelyek figyelmeztetik az embereket, amikor ideje a szerződés megkötése. Ezen szolgáltatások némelyike ​​megtalálható az Editors 'Choice eszközökben, például az Agiloft és a Mitratech Getting Contracts Done, valamint a SpringCM.

Ezek a szolgáltatások elősegíthetik a szerződéskötési ciklus felgyorsítását és a cégek pénzmegtakarítását is. A felmérésben szereplő válaszadók tipikus szerződési ciklusa egy és két hónap közötti volt (33 százalék). A válaszadók huszonkét százaléka szerint a szerződéses ciklus négy hónapnál hosszabb ideig tart. A válaszadók húsz százaléka szerint a szerződéskezelő szoftverrel megtakarították üzleti pénzüket.

Jövőbeli szerződéskezelés

Ha olyan új technológiákat, mint például a mesterséges intelligencia (AI) és a gépi tanulás (ML) ad hozzá a keverékhez, a szerződéskezelés még hasznosabb lehet a felhasználók számára. "Az AI hihetetlenül fontos lesz" - mondta Severinghaus. "Vannak olyan kezdődő esetek, amikor az AI lehetővé teszi a kölcsönös nyilvánosságra hozatali megállapodásokat. Az AI elvégezheti a szerződés alapvető felülvizsgálatát és a szerződés besorolását."

Sajnos az AI nem oldja meg a szerződéskezelési folyamat fejlesztésének nehéz kihívását, amely az első lépés az automatizálás felé. "Az AI-től elkerüljük az üzleti folyamatok kihívásainak megoldását" - mondta Severinghaus. "Új technológiák jelennek meg, és mindenki azt hiszi, hogy a varázslat golyó lesz. Mivel ez a technológia már létezik, azt gondolják, hogy nem kell kemény munkát végeznünk és meg kell vizsgálnunk üzleti folyamatainkat. Különösen az AI van ezen a ponton, ahol az emberek azt mondják, hogy nyertek "Nem kell kemény munkát végeznie, mert az AI a varázslatos munkát fogja elvégezni nekünk. Valójában az AI egy olyan rendszer megtestesítője, amely strukturált adatoktól és egy algoritmusok kiképzésére szolgáló strukturált folyamattól függ."

A szabványosítás hiánya miatt a SpringCM-hez hasonló vállalkozások arra buzdítják az üzleti vállalkozásokat, hogy dolgozzanak ki egy folyamatot a szerződések kezelésére még az eladóval való beszélgetés előtt. "A folyamat hiánya minden probléma receptje a problémákra" - mondta Wiegler. "Nem méretezhet egy vállalkozást a szerződések kezelésének folyamata nélkül." A szerződéskezelési folyamat kodifikációjának megkezdése érdekében Wiegler szerint a vállalkozásoknak fel kell tenniük magukra a következő kérdéseket: "Mit csinálsz most? Mit lehet felépíteni egy azonosítható folyamat szempontjából?" Miután meghatározta, hogy mi volt és kell lennie a folyamatnak, képes lesz együttműködni az informatikai és szoftvergyártókkal egy működő rendszer létrehozása érdekében. Vagy amint azt Wiegler mondta: "Nem tudja automatizálni valamit, ha nem érti, mi az első."

A SpringCM 1409 válaszadót kérdezett meg, akiknek 32% -a kevesebb, mint 100 alkalmazottal rendelkező társaságokból származik, 16% -a pedig 8000 alkalmazottat foglalkoztató cégekből származik.