Szerveződjön meg: hogyan dolgozzon a javítási előzményekkel a google dokumentumokban

A Google Docs használatának egyik előnye, hogy mindig automatikusan menti a munkáját. Másik lehetőség, hogy a Google nyilvántartást vezet a dokumentumban végrehajtott összes változásról. Mivel hozzáféréssel rendelkezik a verziótörténethez a Google Dokumentumokban, visszaállíthat egy fájl egy régebbi verzióját, vagy másolatot készíthet egy korábbi verzióról, és egy másik projektbe teheti.

Vegye figyelembe, hogy a fájlok korábbi verzióit csak szerkesztési engedélyével láthatja és töltheti le. Ha valaki megoszt egy fájlt veled, és csak olvasási engedélyt ad neked, akkor nem fogja látni annak előzményeit. Vegye figyelembe azt is, hogy a Google Docs üzleti verziója G Suite; ezeknek a tippeknek mindkét verzió esetén működniük kell.

Így működik.

Hogyan lehet megtekinteni a Google Doc régebbi verzióit

Háromféle módon tekintheti meg a Google Dokumentumok javítási előzményeinek listáját.

1. A menüből válassza a Fájl> Verzióelőzmények> Lásd a verzióelőzményeket menüpontot.

2. A MacOS rendszeren használja a Windows Ctrl + Alt + Shift + H vagy a Command + Option + Shift + H parancsikont.

3. Kattintson az aláhúzott szavak csoportjára, közvetlenül a Súgó menü jobb oldalán. Ezek a szavak a fájl állapotától függően változnak. Amikor aktívan dolgozik egy dokumentumnál, az a következő: "Mentés…", és ez az egyetlen alkalom, hogy nem tud rákattintani. Egyébként azt mondja: "Minden változtatás mentve a Drive-ba" vagy "Utolsó szerkesztés történt", amelyet a dátum követ. Kattintson az egyikre, és megjelenik a verziótörténet.

A jobb oldali új oszlopban megjelenik a dokumentum előzményeinek listája. Az egyes verziók minden egyes dátumra fejléc alatt vannak összecsukva. Bontsa ki bármelyikét, hogy nagyobb részletességgel lássa a változásokat.

A jelenlegi verzióhoz való visszatéréshez kattintson az ablak bal felső sarkában található Vissza nyílra.

Vegye figyelembe, hogy lehet, hogy nem rendelkezik tökéletes történelemmel, mivel a Google dokumentációjában kijelenti, hogy "a fájl javításait időnként egyesíthetik a tárhely megtakarítása érdekében".

A Google Doc verziójának visszaállítása

Ha hozzáféréssel rendelkezik a Google Dokumentumok verzióelőzményeihez, visszaállíthat minden korábbi verziót. A jobb oldalon megjelenő verziók listáján egyszerűen kattintson a megnyitni kívánt fájlra.

Az ablak tetején egy nagy kék gomb jelenik meg, amely a következőt mondja: „Visszaállítom ezt a verziót”. Ha visszaállítja a kiválasztott verziót, akkor is megőrzi az összes többi verziót, még azokat is, amelyeket a jelenleg kiválasztott verzió után hoztak létre.

Hogyan készítsünk másolatot a Google Doc korábbi verziójáról

A fájl régi verziójának helyreállítása mellett másolatot is készíthet. Másolat készítésével gyorsan azonosíthatja ugyanazon fájl különböző verzióit. Például ez egy nagy trükk, amikor pályázatokat jelent, és azt akarja, hogy minden egyes önéletrajz és kísérőlevél egyedivé váljon, de nem akarja minden alkalommal a nulláról kezdeni.

Másolat készítéséhez nyissa meg a fájl előzményeit, válassza ki a kívánt fájlt, kattintson a három egymásra helyezett pont ikonjára, és válassza a Másolás készítése lehetőséget.

Tippek a Google Dokumentumok szerkesztéséhez és verziószabályozásához

1) Nevezze el verzióit

Most, hogy tudod, hogyan lehet megtalálni a javítási előzményeket a Google Dokumentumokban, többet hozhat ki belőle, különféle verziók elnevezésével. Megnevezve könnyen azonosíthatja azokat a verziókat, amelyeket később visszaállíthat, vagy más célból kifelé fordíthat. Ha nem nevezi át őket, akkor az alapértelmezett név lesz az idő és a dátum bélyegzője. Átnevezheti a következő módszerek egyikével:

• Nyissa meg a verzióelőzményt, kattintson az ikonra három ponttal, és válassza a Név ezt a verziót lehetőséget.
• A menüből válassza a Fájl> Verziók előzményei> A jelenlegi verzió neve parancsot.

2) A változások nyomon követése a Google Dokumentumokban

A menüsor jobb felső sarkában egy menügomb található, amely alapértelmezés szerint Szerkesztés. Kattintson rá, és két új lehetőség jelenik meg: Javaslat és Megtekintés.

Amikor átvált a Javaslat elemre, alapvetően lehetővé teszi a dokumentum változásainak nyomon követését. Amikor Ön és munkatársai használják, a Google Docs elmenti az összes új anyagát, és javaslatként módosítja. Más színben jelennek meg, hogy könnyen láthatóvá váljanak. Elfogadhatja őket, vagy egyenként elutasíthatja őket.

3) Használja a kommentáló eszközt kérdésekre és vitákra

Az írók és a szerkesztők gyakran megtanulják azt a nehéz módot, hogy a kommentárok összeillesztése az előállított anyaggal azt jelenti, hogy véletlenül közzétehetők a végső példányban. A Google Docs rendelkezik egy kommentáló eszközzel, amely lehetővé teszi a szerzőknek és szerkesztőknek a tartalom megbeszélését anélkül, hogy felesleges szavakat helyeznének az oldalra. Hálás leszel, hogy használta.

4) Használja a @ Messaging alkalmazást

Felhívja a figyelmet valaki a szerkesztésre vagy a megjegyzésre a @ üzenetküldés segítségével - vagy mondhatom, hogy + üzenetküldés, mert a Google más szimbólumot használ, mint a legtöbb más alkalmazás. Valójában, ha a + helyett @ gépel, a Google megváltoztatja.

Valaki figyelmének jelöléséhez hozzon létre egy megjegyzést, majd írjon be egy pluszjelet (+), majd a személy nevét vagy e-mail címét. A Google automatikusan javasolja a névjegyekből a legközelebbi mérkőzést. Ha a személy még nem szerepel a névjegyzékben, egyszerűen írja be e-mail címét. Szánjon rá időt, és vegye igénybe, mielőtt elérné az enter-t. Bármit is ír be, azonnal elküldi e-mailben az adott személynek, a dokumentumra mutató hivatkozással együtt. Ha módosítja a megjegyzést, a személy riasztást kap ezekről is. Tehát szabadítson el nekik a kéretlen leveleket, és mielőtt megnyomja az Enter gombot, gondolja át észrevételeit.

5) Offline írás és szerkesztés a Google Docs / Drive-ban

Tudta, hogy akkor is használhatja a Google Dokumentumokat, ha a számítógépe vagy a mobilkészüléke nincs csatlakoztatva az internethez? Tudsz. Kollégám, Eric Ravenscraft egy egész cikket írt a Google Drive offline állapotának beállításáról, lépésről lépésre.

6) Az e-mail figyelmeztetések letiltása

Ha a G Suite használatával sokat ír és szerkeszt, akkor kellemetlen lehet e-mailt kérni a dokumentum minden egyes módosításáról. Így kapcsolhatja ki ezeket az értesítéseket. Nyissa meg a Google Drive-ot. Kattintson a jobb felső sarokban lévő fogaskerékikonra, és nyissa meg a beállításait. A bal oldalon válassza az Értesítések lehetőséget, majd törölje az E-mail jelölőnégyzet jelölését.

A rövid utasítások a következők: Google Drive> Beállítások> Értesítések> E-mail

További G Suite tippek

Ha naponta használja a Google Dokumentumokat, akkor a G Suite számára hasznos tippeink megismerésével időt spórolhat és hatékonyabbá teheti a programot. Ha tudja, hogy mit tud tenni a szoftver, akkor új ötleteket is felvázolhat a munkájához.