A kisvállalkozások tulajdonosai, dolgozó szakemberek és még egyes hallgatók is gyakran projektmenedzser szerepet töltenek be, még ha nem is képzettek erre. A projektmenedzsment nagy és komoly vállalkozás, amelynek felsőfokú végzettsége és tanúsítványa van a témának. Ha Ön nem minősített miniszterelnök, akkor egy felügyelete alatt álló projektnek - és annak társult csapatának - könnyű az irányítást megcélozni, elkerülni a pályát, és teljesen rendezetlen rendetlenséggé válhat. Hogyan tudja tartani a projektet, ha nem tud semmit a projektmenedzsmentről?
Pontosan ez történt velem néhány évvel ezelőtt egy kis szervezetnél. Felkértek arra, hogy irányítsam több weboldal újratervezését és újraindítását (szerkesztõnek nevezték fel). A csoport tagjai között volt néhány belső munkatárs, valamint jó néhány külső vállalkozó és néhány fizetetlen önkéntes. És semmit sem tudtam a projektmenedzsmentről.
Nagyon szervezett ember vagyok, ezért valószínűleg azért volt a felelős a projektek irányításáért. De a személyes szervezés nem ugyanaz, mint a projektmenedzsment, és az első projektem szörnyű kezdetre indult. Szörnyűnek éreztem magam, és a bizalom hiánya csak tovább súlyosbította. Persze, tudtam, hogyan kell összegyűjteni az információkat, összeállítani egy ütemtervet, és terjeszteni azt az összes érintett fél számára, de fogalmam sem volt, hogy mit tegyek.
Azoknak a gyanútlan lelkeknek, akiknek akaratlanul kell irányítaniuk a projekteket, összegyűjtöttem némi bölcsességet a szakmai projektmenedzserektől, és megoszttam néhány tippet, amelyeket megtanultam. Ezeket a tippeket egyszerű nyelven, PM zsargon nélkül írják, és az általános, taktikai és gyakorlati bevált gyakorlatokra mutatnak.
Győződjön meg arról, hogy az ülés gyakorisága minden fél számára érvényes. A találkozó gyakorisága (vagy a meghívás, földrajzilag elkülönített csapatok esetében) a projekt méretétől és annak mennyezetétől függően változik. A heti találkozók vagy hívások gyakran a normák, különösen az indításkor, de a gyakoriság a projekt méretétől és ütemtervétől függ, és minden fél számára kellemesnek és értékesnek kell lennie. - Tom Thrash, az Aptara projektmenedzsere
Tegye számításba az üléseket. Van napirendje, tartsa be a napirendet, és korán vége. A projektcsoport idejének pazarlása az egyik leggyorsabb módszer a csapat bizalmának elvesztésére. Ha ez egy status értekezlet, akkor győződjön meg arról, hogy az állapotmegbeszélés marad, és nem válik összecsapódó üléssá vagy brainstorm-ké. És a már odaítélt néhány perces idő visszaadása gyors módja annak, hogy kommunikáljunk azzal, hogy tiszteljük a csapatot és az ő idejét. - Bill Sanders, a Roebling Strauss, Inc. ügyvezető igazgatója (digitális projekt és menedzsment tanácsadás)
Válassza ki a megfelelő találkozó eszközöket. Amikor a heti telefonos megbeszélések nem vállalkozói vállalkozókkal termelékenynek bizonyultak, hozzáadtam egy Google Drive-táblázatot a keverékhez. Megmutatta azon hibák listáját, amelyeket azonosítottam egy projektben, és egy besorolást arról, mennyire fontosnak tartottam kijavítani őket. A vállalkozó és én közösen szerkesztettük ezt a dokumentumot, miközben telefonon beszélgettünk. Időnként akár kis problémákat is kijavíthat ott és ott. Az "ülések" szervezése, ahol a munka az ülés során zajlik, azóta felbecsülhetetlen értékű kiegészítésként szolgál a javaslatok listájához, amelyek a projekt továbbmozdulásának módját szolgálják. Valós idejű együttműködési eszközök, videokonferencia-rendszerek és régimódi személyes, laptop-laptop találkozók használata mind választható. - Jill Duffy
Ha "minden rendben van", folytasd az ásást. A bejelentkezés felbecsülhetetlen. Nagyon gyakran találkozom egy bejelentkezési találkozón, amely azt válaszolja, hogy "minden rendben van". Ekkor találok nyomonkövetési válaszokat, mint például: "Örülök, hogy hallom, de valójában nincs ilyen kérdés?" kitűnhet, és ahol visszajelzést kaphat, amelyet felhasználhat. Ez a követő kérdés gyakran válaszokhoz vezet: "Nos, igen, X már szépen haladt, de volt ez a kis Y, ami rosszul dörzsölte meg." Sok ember egyszerűen nem szeret panaszkodni, ezért a projektmenedzser feladata, hogy mélyebben ásjon. - Tom Thrash
Soha ne lőjön a hírnök. Ha a dolgok rosszul történnek, és így is lesz, senki sem akarja elküldeni a rossz hírt. Ha ismert, hogy a rossz hírre nem csak pozitív módon reagál, "Nagyon köszönöm, hogy felhívta erre a figyelmemet. Most hogyan oldjuk meg ezt?" szinte garantálja, hogy soha nem fog rossz híreket kapni korán. A rossz hír korai előfordulása sokkal több időt enged a probléma (ok) megoldásához, és csökkenti azok negatív hatását a projektre. - Bill Sanders
Hagyja, hogy mások azt gondolják, hogy uralják őket. Azt hiszem, tart néhány ízesítés, de az egyik dolog, amit értékesnek találtam, az, hogy megtanulom irányítani, miközben hagyom, hogy mások azt gondolják, hogy vezetnek. Sokan azt akarják érezni, mintha irányítják, és ez rendben van, de a miniszterelnöknek meg kell értenie, hogy végső soron ő felelős a projekt kimeneteléért. - Tom Thrash
A felhasználó határozza meg a minőségi kritériumokat. Minden szállítmánynak van egy felhasználója, legyen az másik csapattag vagy esetleges végfelhasználó. Mielőtt a szállítmány tulajdonosai pontosan meg tudják becsülni a teljesítéshez szükséges időt és forrásokat, tudnia kell, hogy miként fogják mérni a szállítmány minőségét és teljességét. Függetlenül attól, hogy ez egy teljes funkcionalitású műszaki leírás vagy egy egyoldalas minőségi kritérium munkalap formájában történik, a felhasználónak előre meg kell határoznia. Ez a rendelkezésre álló legegyszerűbb kockázatkezelési technikák. - Bill Sanders
Eszközök a projektvezetők számára
A legalapvetőbb többcélú üzleti eszközök mellett, mint például az Excel és az Outlook, az ad-lib miniszterelnökök úgy találhatják, hogy a speciális projektmenedzsment szoftverek valójában integrált szolgáltatások útján ösztönzik a bevált gyakorlatokat. A felelősség kiosztása, a feladat elvégzésének becslése és a kommunikáció fenntartása mindezt könnyebben megjegyezhető, ha van egy eszköz, amely végigvezeti a mozgásokat. Íme néhány, amelyet nagy és kicsi projektekhez használhat:
Sokkal több eszközt lehet használni vagy együtt választani egy projekt irányításához, és néha a legegyszerűbbek hatékonyabban végeznek munkát, mint a robusztus, teljes értékű eszközök. Ha van egy nagyszerű tippe, amellyel megoszthatja a projektek irányítását, vagy egy ajánlott programot, kérjük, hagyjon megjegyzést az alábbiakba.
