Szervezés: hogyan másolhatja át a kapcsolatokat az egyik alkalmazásból a másikba

Hol vannak a kapcsolatok? Vannak ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) szoftverek, e-mail fiókok, telefonok vagy e-mail marketing alkalmazások, mint például a MailChimp? Lehet, hogy a kapcsolattartók listája az egész helyre eloszlik. Hé, megtörténik. Időnként meg kell takarítani őket, össze kell őket vonniuk, vagy egyszerűen másolniuk kell az emberek adatbázisát és kapcsolattartási adatait egyik helyről a másikra.

Összességében háromféle módon lehet másolni a névjegyeket egyik helyről a másikra.

1. Szinkronizálás. Először szinkronizálhatja a névjegyeket, ami messze a legegyszerűbb lehetőség, ha elérhető. Ennek eredményeként két névjegyzék-adatbázissal rendelkezik, amelyek pontosan azonosak mindörökké és örökké, amíg nem szinkronizálja őket.

2. Használjon névjegyek alkalmazást. Van néhány kapcsolattartó alkalmazás és szolgáltatás a piacon, például a Contacts + (korábban a Full Contact), amelyek különféle forrásokból (Facebook, Gmail, LinkedIn) szedik be az elérhetőségi adatokat, összegyűjtik, majd visszatekerik, bárhová is akarni azt. Ezekkel az alkalmazásokkal tartsa szem előtt mind a kapcsolatok, mind az ismerőseid adatait. Nem akarja, hogy minden elérhetőségi adatait egy olyan alkalmazásba adja, amely csak megfordul, és eladja.

3. Exportálás / importálás, amelyet opcionálisan szinkronizálhat az új változások. A második módszer az érintkezők tömeges átvitele. Ezt export / import módszernek nevezhetjük. Itt letöltheti az összes elérhetőségét egy forrásból tömegesen, majd feltölti egy új forrásba. Ez egyszeri átutalás. Opcionálisan hozzá is adhat egy lépést, így innen kezdve minden új kapcsolattartási információ, amelyet az első adatbázisban hoz létre vagy módosít, frissül a másodikban.

Nézzük meg ezeket a lehetőségeket, hogy megnézzük, mit jelentenek ezek.

Névjegyek szinkronizálása

Mely néhány egyértelmű példa arra, hogy hol és hogyan szinkronizálhatja a névjegyeket? Az iCloud használatával szinkronizálhatja a névjegyeket iPhone, iPad és Mac eszközök között. Könnyű, igaz? Úgy tűnhet, hogy egyszerűen az a kérdés, hogy az Apple Contacts app minden eszközén megtalálható-e, de valójában a szinkronizálást az iCloudon keresztül is engedélyeznie kell annak működéséhez. Ha nem engedélyezi a szinkronizálást, akkor a Névjegyek alkalmazásokban szereplő információk az egyes eszközökön különböznek.

Ez az első példa egy alkalmazást használ. Íme egy példa két alkalmazásra. Van egy szinkronizálási lehetőség a MailChimp és az Eventbrite között, amelyet engedélyezhet, hogy az Eventbrite résztvevői adatait a MailChimpbe hozza, így könnyen e-mail kampányokat hozhat létre számukra. A szinkronizálni kívánt csoportok kiválasztásával állíthatja be, és attól a ponttól kezdve, amíg le nem tiltja, a kiválasztott adatok azonosak lesznek a két alkalmazás között.

Ha szinkronizálni szeretné a névjegyeket, az integráció keresése általában a legjobb lehetőség. Rengeteg van. Integrálhatja például az Outlookot és a Salesforcet, hogy szinkronizálja a kapcsolattartási információkat e két alkalmazás között, és szinkronizálhatja a Gmail kapcsolatait számos CRM-szel.

Használja a Névjegyek alkalmazást

Rengeteg olyan kapcsolattartó alkalmazás található a piacon, amely különféle forrásokból származó adatokat gyűjt, összegyűjti és egyesíti, és segít értelmezésében. Ha több e-mail fiókban, a LinkedIn-ben, a Twitter-ben és más olyan helyeken talál elérhetőségi adatait, amelyeket gyorsan és egyszerűen össze szeretne egyesíteni, akkor a névjegyek alkalmazás pontosan ezt fogja tenni. Ezek az alkalmazások gyakran szinkronizálják a kapott adatokat, bárhová akarod. Tehát például, ha információt von be az iCloudból, a Google Kapcsolatokból, a LinkedInből és a Facebookból, akkor szinkronizálhatja az egészet például a Google névjegyekbe és az iCloudba.

Mint már említettük, ügyeljen arra, hogy szem előtt tartsa az adatvédelmet, amikor kapcsolattartó alkalmazásokat kutat. A PCMag nem vizsgálta felül sokat, és néhányat már nem működtetünk. A Contacts + az egyetlen, amelyet valamilyen mértékben használtam, és ezt kényelmesnek érzem magam, de vannak minden bizonnyal mások. Olvassa el őket legalább egy kicsit, mielőtt bízik benne.

Exportálás / Importálás Opcionálisan új módosítások szinkronizálása

Önnek nem mindig van lehetősége teljes kapcsolat szinkronizálására két rendszer között. Ilyen esetekben töltse le vagy exportálja névjegyeit az egyik alkalmazásból, töltse fel őket a másikra, majd opcionálisan szinkronizálja az összes jövőbeli változást az egyikről a másikra.

A névjegyek egy alkalmazásból történő exportálásának pontos útmutatása attól függ, hogy melyik alkalmazásról van szó. Az e-mail alkalmazások, például a Gmail és az Outlook esetében a névjegyek exportálása meglehetősen egyszerű. A legfontosabb kérdés általában az, hogy milyen fájlformátumot szeretne használni, CSV vagy vCard. Tehát vitassuk meg a különbségeket, mielőtt előre szántunk.

Mi a CSV fájl?

A CSV vesszővel elválasztott értékeket jelent, és ez a leggyakrabban elfogadott fájlformátum a címjegyzék adataihoz. Ugyanazokat a vesszővel elválasztott értékeket kapja, amikor egy táblázatot egy szövegszerkesztő fájlba exportál. A táblázat minden adatsorát szövegsorra fordítja, a cellák tartalmát vesszővel elválasztva. A CSV-k ember számára olvashatók, rugalmasak és könnyűek abban az értelemben, hogy a fájlméret soha nem lesz hatalmas. Akkor miért nem használja? Nos, a CSV-fájlba történő exportálás adatvesztést okozhat, beleértve a névjegyek fotóját, becenévét, webhelyét, és néha a „megjegyzések” mezőt. A CSV-k rosszul kezelik a speciális karaktereket, tehát ha más szkriptben vannak elérhetőségi adatai, vagy ismeri az embereket, akiknek a nevükben ékezetes jelek vannak, akkor ezek eltűnnek vagy elrontottak.

Mi a vCard?

A vCard elektronikus névjegykártya formátum. Ez a kapcsolattartási adatok átfogóbb exportálási formátuma, ami azt jelenti, hogy a kapott fájl valószínűleg nagyobb lesz, mint a CSV. Az exportált vCard nem veszít annyi adatot, és több (de nem minden) speciális karaktert és idegen ábécét támogat. A vCard-fájlba történő exportáláskor azonban továbbra is elvesznek a becenevek, a webhelyek és az AIM-adatok. A vCard általában társul az OS X és iOS alkalmazásokhoz, bár az Outlook és más e-mail programok, amelyek szintén Windows rendszeren futnak, szintén használhatják.

Vissza az exportáláshoz / importáláshoz és opcionálisan szinkronizáláshoz. Miután kitalálta, hogy melyik formátumot szeretné használni, és ellenőrzi, hogy működik-e bármilyen eszközzel, amelyre gondolsz, letöltheti névjegyeit az egyikből, és feltöltheti a másikba. Nem rossz ötlet megvizsgálni néhány ebből származó névjegyet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelően működött-e.

Most, hogy másolta a névjegyeket az egyik alkalmazásból a másikba, szeretné, ha az egyik alkalmazásban végrehajtott új változások automatikusan megjelennek a másikban? Ha igen, akkor a feladathoz harmadik fél eszközére lesz szüksége. Néhány példa az IFTTT, a Zapier és a Microsoft Flow. Néha együttesen automatizálási eszközöknek nevezik őket.

Az automatizálási eszközök olyan alkalmazásokat kapcsolhatnak össze, amelyek nem feltétlenül integrálódnak önmagukban. Más szavakkal, van A és B alkalmazásuk, és egyikük sem épített fel egygombos integrációt a másikkal. Az automatizálási eszköz belépett, és integrációt készített az A és B között, és most segíthet a két alkalmazás közötti adatáramlás beállításában és kezelésében.

Az automatizálási eszközökkel gyakran nem másolhat meglévő információkat az egyik alkalmazásból a másikba ugyanúgy, ahogy önmagában exportál / importál. Van néhány szokatlan megoldás, amely a Google Táblázatokat foglalja magában, ám frusztráló lehet a létrehozásuk, és nehezen tudják megjavítani. Használhat egy automatizálási eszközt egy szabály beállításához, hogy az egyik alkalmazás minden új változása átmásolódjon a másikra - ez az a módszer, amelyet ajánlok.

• Szervezze meg: E-mail kapcsolatok Szervezze: E-mail kapcsolatokat
• A névjegyek elérése a Windows 10 rendszerben Hogyan lehet elérni a névjegyeket a Windows 10 rendszerben
• 5 új Gmail szolgáltatás, amely most kijelentkezhet 5 új Gmail szolgáltatás, amely most kijelentkezhet

Például beállíthat egy szabályt úgy, hogy amikor az automatizálási eszköz frissítést észlel az iCloud-névjegyekben, felveszi a módosítást, és átmásolja azt például a Google névjegyekbe. Vagy fordítva. Beállíthatja bármelyik két alkalmazás között, amelyeket az automatizálási eszköz támogat.

Az igazi trükk annak biztosítása, hogy megértse, mi történik és mi nem történik meg az automatizálás beállításakor. Győződjön meg arról, hogy tudja, hogy a szinkronizálás melyik irányba halad, és hogy van-e késés a módosítás elvégzése és a második alkalmazásban történő megjelenés között.

Nincs több másolás és beillesztés

A kapcsolattartók adatainak másolása két alkalmazás között teljesen lehetséges, és ez nem függ attól, hogy újra és újra megnyomja a ctrl-c, a ctrl-v billentyűket. Több lehetősége van, attól függően, hogy mit akar tenni, és mindegyik elég egyszerű.