Szerveződés: hogyan lehet visszavonni a kilátások küldését Jill Duffy

Időnként az e-mailben történő hatékonyság elérésének legjobb módja az, ha egyáltalán nem küld üzenetet, különösen, ha a tartalma hibás vagy meggondolatlan. Miután évek óta kipróbálta a Visszavonás gombot a Gmail-felhasználók feliratkozó csoportjában, a Google mindenki számára elérhetővé tette ezt a szeretett funkciót. A küldés visszavonása egy olyan biztonságos biztonság, amely legfeljebb 30 másodpercet jelent az e-mail küldésének megszakításához. Elegendő idő gúnyolódni, kihúzni a lábát a szájából, és ellenőrizni, hogy az üzenet soha nem látja napfényt. Nem mindenki veszi észre, hogy a Microsoft Outlook számos beállítással és beállítással rendelkezik az üzenet visszahívására, az üzenet küldésének késleltetésére stb. - talán azért, mert ezeket nem könnyű megtalálni vagy megérteni. Van egy olyan lehetőség, amely hasonló a Gmail Visszavonás küldése gombjához, de intuitív módon nem találja meg vagy nem használja. Itt van, hogyan működik, és hogyan kell beállítani.

Hogyan működik a küldés visszavonása

Ahhoz, hogy megértsük, hogyan működik a visszavonás küldése az Outlookban, először megértjük, hogyan működik a Gmail. A Gmailben a Küldés visszavonása gomb megkapásához engedélyeznie kell a funkciót, és ki kell választania azt az időtartamot, amelyet megadni szeretne magának ahhoz, hogy megakadályozza az üzenet küldését. A maximális időtartam 30 másodperc, és ezt a lehetőséget ajánlom.

Ha engedélyezi a beállítást, akkor valójában automatikus leállítást vagy késleltetést hoz létre minden elküldött üzenethez, ami viszont lehetőséget teremt arra, hogy törölje azt. Tehát nem igazán vonsz vissza semmit. Csak abbahagyja egy akciót, mielőtt elkezdené. A "küldés visszavonása" természetesen tömörebb és könnyebben érthető, mint a "késleltetett küldés korlátozott idővel történő törlési lehetőséggel".

A Microsoft, a tipikus hiányosság miatt, ugyanazt kínálja az Outlookban, kivéve, hogy ez egy kétlépéses folyamat, és több erőfeszítést igényel a beállításokhoz.

Hogyan állítsuk be a Visszavonás küldését az Outlook programban

Mint mondtam, a Gmail Visszavonás gombjának megfelelőjének beállítása az Outlookban kétlépéses folyamat. Először létre kell hoznia egy szabályt, amely késlelteti az összes üzenet küldését. Itt összefoglalom az utasításokat:

1. Lépjen a Fájl> Szabályok és riasztások kezelése> Új szabály elemre.
2. Itt nézze meg az Üres szabály elindítása részt. Válassza az "Alkalmaz szabályt az elküldött üzenetekre" lehetőséget. Ne adjon hozzá más szabályokat (azaz hagyja üresen a jelölőnégyzeteket).
3. A műveletek listájában válassza a "A szállítás halasztása néhány perccel" lehetőséget. Akár 120 perccel késleltetheti a szállítást, de ez túl hosszú. Ajánlom 1 percet, tehát írja be az „1” (vagy akár sok percet is igényel), ahol a „számos” kifejezést írja elő.
4. Kövesse a figyelmeztetéseket a szabály mentésére és elnevezésére, és a kilépés előtt feltétlenül jelölje be a "Kapcsolja be ezt a szabályt" négyzetet.

A következő lépés az, amit megtesz, amikor véletlenül megérinti a Küldés üzenetet, és meg akarja állítani azt, mielőtt az ténylegesen megtörténik.

Az üzenet a kimenõ mappában lesz. Itt lóg ki egy perc késéssel.

A leggyorsabb módszer arra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az sehová sem kerül, ha megnyomja a Offline munka gombot (a Küldés / fogadás fül alatt). Most áthúzhatja az üzenetet a piszkozatok mappába, hogy még szerkeszthesse, vagy kattintson a jobb gombbal az üzenetre, és törölje azt.

Ki tudja használni a Visszavonás küldését?

Sajnos az Outlook Undo Send funkciója nem mindenki számára elérhető. Az Outlook Mac alkalmazásnak egyszerűen nincs meg. Ez elérhető az Outlook for Windows 2016, 2013 és 2010 programhoz.

Korábban említettem, hogy az Outlooknak más lehetősége van az üzenetek "visszahívására". Miért nem használja ezt csak a késleltetés és törlés módszer helyett? Van néhány nagyon jó válasz.

Először is, nem minden Outlook-felhasználó rendelkezik visszahívási funkcióval. A Microsoft Exchange-fiókok esetén a rendszergazdának elérhetővé kell tennie a lehetőségeket. Sok szervezet úgy dönt, hogy kihagyja, és védekezésükben ez elég zavarba ejtő funkció. Másodszor, csak a szervezet más embereinek küldött üzeneteket lehet visszahívni, tehát mindenesetre nem működik. Harmadszor, ha a címzettek már megnyitották az üzenetet, akkor nincs szerencséje. Negyedszer, a címzettek engedélyezhetik saját funkciójukat, amelyek lényegében letiltják a visszahívást.

Remélhetőleg elegendő a visszahívott üzenetek zavaró üzleti tevékenysége ahhoz, hogy meggyőzze Önt, hogy inkább engedélyezze a késleltetési üzenet funkciót, és ezt az előnyeire használja. Ez a jobb megoldás, és sok bánatot takaríthat meg Önnek!

Az e-mailekkel kapcsolatos további tippekért olvassa el az 5 utat a jobb e-mailekhez, az E-mail megölése a megfelelő Projektmenedzsment alkalmazás használatával és az E-mail elleni küzdelem leállítása a további e-mailekkel című cikkben.