Szervezés: hogyan állítson be e-mail sablonokat

tartalom

• Szervezettség: Hogyan állítsunk be e-mail sablonokat
• E-mail sablonok használata a Gmailben

Mind a munkahelyen, mind a személyes életünkben sokan újra és újra elküldik ugyanazt az e-mailt. Talán valami olyat mondhat: "Itt vannak a heti eladási számok…" vagy "Drágám, kérjük, ne felejtsd el elküldeni a bérleti díjat, vagy azt megelőzően…"

Ha ésszerűen szervezett és hatékony ember vagy, másolhatja és beillesztheti az előző e-mailt egy új üzenetbe, amikor ideje elküldeni a rendszeresen küldött e-mailt. Ez nem egy rossz módszer, de nyitva hagyja a hibák bevezetését. Lehet, hogy elfelejti frissíteni a tárgy sort, dátumot, pénzügyi adatok, adatpontok stb.

A média és a kiadói pályafutásom első megkezdésekor alapvetően néhány tudományos folyóirat vonalszerkesztőjeként dolgoztam, olyan gépelõkkel együtt dolgozva, akik beírták a fájlokon megjelölt változtatásokat. A legfontosabb szabály, amelyet megtanultam a cikkelyek betűjelölésében, a következő volt: Minél kevesebb billentyűleütést kell végrehajtani, annál kevesebb esélyük van a hibák bevezetésére. Más szavakkal, az én feladatom az volt, hogy kijavítsam az összes gépelést és a szerzők változásait az oldalra juttassam, miközben minimalizáltam a gépelési munkáknak is.

Ugyanezen sorok mentén, amikor újra felhasznál egy régi e-mailt, sok szükségtelen billentyűleütést kell beírnia, például törölnie és frissíteni kell a tárgy sort, meg kell változtatnia a kulcsfontosságú információkat, és így tovább.

Egy jobb rendszer az, ha olyan e-maileket állít be, amelyeket újra és újra hatékonyan újra felhasználhat, egy "e-mail sablont" (a Microsoft Outlook kifejezése) vagy "konzervált választ" (a Google kifejezése).

Betöltés…

Az e-mail sablon pontosan olyan, mint amire számíthat, ez egy e-mail vázlata, üres helyet tartalmazó, ahol friss információk jelennek meg. Ha üres helyet ad meg a frissítendő szám vagy adat helyett, akkor kevesebb billentyűleütést végez, és ezzel csökkenti az esetlegesen bevezetett hibák számát. Soha nem véletlenül küldi el a múlt heti jelentési számokat; A legrosszabb dolog, ami történhet, ha valami üreset hagy, ebben az esetben a címzettek azonnal észreveszik és kérik a hiányzó adatokat. Ha rossz információkat küld, akkor a címzettek soha nem tudhatják meg.

Így állíthatja be az e-mail sablonokat a két leggyakrabban használt e-mail programban: az Outlook és a Gmail.

E-mail sablon beállítása az Outlook programban

Az Outlook az ilyen típusú rendszeresen küldött üzeneteket "e-mail sablonoknak" nevezi. Ez a szolgáltatás az Outlook asztali programjában érhető el, de az Outlook.com-ban nem érhető el.

Az Outlook 2007 programban . Indítson el egy új e-mail üzenetet. Gépelje be az e-mail és a tárgysor szövegét annyi információval, amennyit újrafelhasználnia kell, ügyelve arra, hogy mindenképpen tiszta és látható üres helyet hagyjon magának, bárhová is új információkat ír be, minden egyes üzenet elküldésekor. Íme egy példa:

	Tárgy:		Heti oldalmegtekintés jelentése a hét végére
	Test:		Itt található a weboldal heti oldalmegtekintésének jelentése. Dátum: oldalmegtekintések: Köszönöm mindenkinek! Kérdése van, ha kérdése van.

Az üzenet mező bal felső sarkában lépjen a Fájl> Mentés másként elemre.

A megjelenő párbeszédpanelen meg kell változtatnia a fájltípust Outlook sablonra (*.oft). Ezután megnevezheti a sablont, amit csak akar.

Ha készen áll egy új üzenet elkészítésére a sablon használatával, akkor a sablonhoz való hozzáférés sajnos kissé hatástalan.

Lépjen az Új> Űrlap kiválasztása elemre

és a felső legördülő menüben válassza a Felhasználói sablonok lehetőséget a Fájlrendszerben. Az összes mentett sablonnak ott kell lennie. Válasszon egyet, és új e-mail üzenetként nyílik meg, amelyet adott esetben frissíthet.

A Microsoft Outlook 2010 programban . Indítson el egy új e-mail üzenetet. Gépelje be az e-mail és a tárgysor szövegét annyi információval, amennyit újrafelhasználnia kell, ügyelve arra, hogy mindenképpen tiszta és látható üres helyet hagyjon magának, bárhová is új információkat ír be, minden egyes üzenet elküldésekor. (Lásd a fenti mintát.)

Ha befejezte a sablon megtervezését, lépjen a Fájl fülre, és válassza a Mentés másként menüpontot.

A megjelenő párbeszédpanelen meg kell változtatnia a fájltípust Outlook sablonra (*.oft). Ezután megnevezheti a sablont, amit csak akar. Hit Save.

Ha készen áll a sablon használatára, lépjen az Új elemek> További elemek> Válasszon űrlapot elemre

és a felső legördülő menüben válassza a Felhasználói sablonok lehetőséget a Fájlrendszerben. Az összes mentett sablonnak ott kell lennie. Válasszon egyet, és új e-mail üzenetként nyílik meg, amelyet adott esetben frissíthet.

Terjesztési lista . Valószínűleg párosítani szeretne egy e-mail sablont egy terjesztési listával, hogy az üzenetet egyetlen képpel elküldhesse egy embercsoportnak.

Lépjen az Outlook névjegyek szakaszába. Válassza az Új> Terjesztési lista lehetőséget.

Ha vállalati vagy üzleti e-mailt használ, akkor a legjobb, ha a Tagok kiválasztása helyett az Új hozzáadása funkciót használja. A Tagok kiválasztása valószínűleg megjeleníti a vállalkozás e-mail rendszerében elérhető felhasználók listáját. Másrészt az Új hozzáadása lehetővé teszi, hogy manuálisan írjon be egy e-mail címet.