A kedvenc üzlet pénztára 10 százalék kedvezményt nyújt, valamint exkluzív kedvezményeket kínál a jövőben az e-mail címére cserébe. A barátja napi ajánlat hírlevelet ajánl, amely segíthet pénzt megtakarítani, ha az Ön számára megfelelő alku jön létre. Feliratkozott a szókincsből származó napi e-mail címre, amelyet csak reggeltől olvas, amikor lassú a munka. Ezek az üzenetek grammail, kért levelek, amelyeket olykor érdemes elolvasni, de soha nem nélkülözhetetlenek. A Graymail abban különbözik a spam-től, hogy az utóbbi nem kért, míg a Graymail az Ön kérésére érkezik. Noha sokan böngészik a fürtünket, ez szintén komoly forrást jelenthet, különösen, ha túl hosszú ideig ellenőrizetlen.
Íme néhány megoldás a grammail kezelésére a beérkező levelek ellenőrzése érdekében.
A könyv egyik legrégebbi megoldása a grammail kezelésére egy ingyenes webmail fiók létrehozása, amelyet kizárólag üzenetek, listaszolgáltatások, kuponok és más, nem fontos e-mailek felhasználására használ.
Évek óta erre a célra használtam egy Hotmail-fiókot, bár most kissé hülyeségnek tűnik, mivel mind a Hotmail, mind az Outlook.com (nem szabad összekeverni az Outlook asztali alkalmazásával) számos beépített eszközzel rendelkezik, amelyek kifejezetten a grammail kezelésére szolgálnak, az alábbiakban részletesebben tárgyaljuk. Ezeket az eszközöket nem kell használni, ha egy e-mail fiókot teljes egészében a grammail számára fenntart, mert ezt már megtettem, mivel maga a beérkező levelek mappája lesz egy óriási szűrő. Mindenesetre körülbelül tíz évvel ezelőtt állítottam be a fiókot, még mielőtt a szolgáltatások a helyükön voltak.
Általában naponta egyszer lépek be a fiókba, de soha nem gondolok erre kétszer, amikor nem. Soha nem attól tartok, hogy egy fontos üzenet eltemetik a grammailba, mert ebben a fiókban nincsenek fontos üzenetek. Tisztán a grammail számára fenntartva. Az Outlook.com újabb funkciója lehetővé teszi egy álnév e-mail cím létrehozását, amely akár eldobható is lehet olyan esetekre, mint a grammail vagy más korlátozott levelezés, amelyek esetében nem akarja, hogy az emberek ismét kapcsolatba lépjenek veled (mondjuk, Craigslist).
Használjon szabályokat, szűrőket és mappákat
Szinte minden e-mail program lehetővé teszi szabályok vagy szűrők létrehozását az üzenetek automatikus mappákba rendezéséhez a különböző mappákba, így külön kezelve. Létrehozhat például egy olyan szabályt, amely kimondja: „ha egy e-mail olyan feladójától érkezik, amelynek címe a„ nypl.org ”címet viseli, akkor az üzenetet kézhezvételkor automatikusan áthelyezi a„ Library Notices ”nevű mappába.
Mielőtt tovább folytatnám a Hotmail és az Outlook.com speciális funkcióit a grimaszhoz, hadd mutassam be szűrők és szabályok beállításának módját a másik két fő ingyenes webmail programban, a Yahoo! Mail és Gmail.
Hogyan adhatunk szűrőket a Yahoo! Posta
A Yahoo! A fenti levél jelölje be az üzenet mezőjét (vagy egynél többet), majd válassza a Műveletek lehetőséget és az E-mailek szűrése ezeket. Egy előugró ablakban kitöltheti a hasonló üzenetek szűrésének és rendezésének szabályait.
Mappákat hozhat létre, amire szíve kíván. Az ötletekért lásd a javaslataim végén.
Hogyan adhatunk szűrőket a Gmailhez
A folyamat rendkívül hasonló a Gmailben.
Jelölje be a szűrni kívánt üzenetek bal oldalán található négyzetet, majd válassza a Több lehetőséget, majd az "ilyen üzenetek szűrése" lehetőséget. Ezután alkalmazhatja az első szabálykészletet a szűrőre, például a feladó adatait vagy a "nevet", vagy valamit a tárgysorban. Kattintson a "Szűrő létrehozása" gombra, és alkalmazhatja a szabály következő lépését: mit kell tenni a kritériumoknak megfelelő üzenetekkel (pl. Megjelölés olvasottként, törlés, továbbítás… -ra stb.).
Megjegyzés: Tapasztalataim szerint a szabályok engedélyezése a Gmailben nem mindig zökkenőmentes (legutóbb a Chrome használata Windows rendszeren). A linkek és a gombok nem mindig működnek. A kijelentkezés és az újbóli bejelentkezés úgy tűnik, hogy kiküszöböli a választalanságot.
Egy további Gmail-lehetőség, amely nem található a Yahoo! A Levelezés lehetővé teszi, hogy bármilyen üzenetet automatikusan megcsillagozzon, hogy fontosnak jelölje. Míg a Yahoo! a fontos levelek megjelölésére is van mód, csak manuálisan, a szűrőkkel nem automatikusan.
Hogyan lehet szűrőket hozzáadni a Hotmail / Outlook.com webhelyhez
A Hotmail és az Outlook még sok más funkcióval rendelkezik a grammail kezelésére. A példák, amelyeket eddig használtam, csak a felületet fedik le. A szabályok meglehetősen bonyolultak lehetnek, és ha vannak, akkor a megfelelő működés lehetővé tétele és a rendeltetésszerű működés ellenőrzése időbe telik - kivéve, ha a Hotmail vagy az Outlook.com szolgáltatást használja.
Mint már említettem, a Microsoft webmail alkalmazásaiban van néhány kész szabály, amely végrehajtja azokat a leggyakoribb szűrőket, amelyeket az emberek alkalmazni akarnak a beérkező levelek mappájába. Az automatizálás nagy részét kategóriákon keresztül kezelik. Például számos üzenetet kategorizálhat "hírlevelekként", majd beállíthat egy szabályt arra, hogy mi történjen az összes hírlevelünkkel. A kategóriák birtoklásával sokkal könnyebb megváltoztatni egy szabályt később, és azt a hasonló üzenetekre alkalmazni.
Az Outlook.com és a Hotmail egy igazán fantasztikus funkciója a Leiratkozás és az Ütemezés takarítása opciók, amelyek minden olyan üzenet végén megjelennek, amelyet a Microsoft a grammail üzenetnek tekint.
Az leiratkozás link független a feladótól kapott leiratkozási utasításoktól, és gyakorlatilag lehetővé teszi, hogy nagyon könnyen megszabaduljon a nem kívánt üzenetektől, ami néha inkább jobb, mint azok kezelése. Használata esetén az leiratkozás gomb lehetőséget ad arra is, hogy ugyanazon feladó összes korábbi e-mailjét törölje.
A második lehetőség, az Ütemezés takarítása, néhány lehetőséget kínál az ugyanazon feladó üzeneteinek letörlésére, amelyek idővel felhalmozódtak. A leginkább azt választom, hogy csak a feladó legfrissebb üzenetét őrizzem meg, és ezzel egy azonos szabályt hoz létre. Amikor új üzenet érkezik ettől a feladótól, a régi üzeneteket törli a beérkező levelekből.
Valószínűleg el is képzelheti ennek a szolgáltatásnak az előnyeit, például a napi e-maileket, amelyekre csak a legfrissebb e-mailek vonatkoznak.
Ötletek a mappákhoz
A grammail kezelésekor azt javasolom, hogy hozzon létre néhány mappát könnyen felismerhető nevekkel az olyan levelek számára, amelyeket általában olvas, vagy talán a "szkennelés" a megfelelő szó, mint mások. Néhány ötlet a következőket tartalmazza:
- Blogfrissítések
- Megerősítő e-mailek (automatikus fizetési riasztások stb.)
- Rendezvényhirdetések (helyszínek nyomon követése, zenei művészek frissítései stb.)
- Facebook címke / üzenet figyelmeztetések
- Google Hírek figyelmeztetések
- LinkedIn riasztások / Munkafrissítések
- Személyes hírlevelek (hobbikhoz és érdeklődési körökhöz)
- Professzionális hírlevelek (karrierfejlesztéshez)
- bevételek
- Szállítási megerősítés / követés
- Ütemezett állásidő-értesítések
- Utazás
- Twitter figyelmeztetések
Másrészt, ha fontos az Ön számára, hogy láthassa az összes Facebook-címke riasztását, akkor ne szűrje ezeket az üzeneteket! Hagyja beállítva, hogy közvetlenül a postaládájába irányítsa.
Tartsd a Beérkező levelek mappáját úgy, mint egy Beérkező levelek mappáját
A grammail kezelésének alapvető gondolata az, hogy az esetlegesen látni kívánt üzeneteket elkülönítve tartja a látni kívánt üzenetektől, mihelyt megérkeznek a beérkező levelek mappájába. Ezzel örömmel olvassa el kedvenc blogjainak, webhelyeinek, hírforrásainak, közösségi hálózatainak és egyéb frissítéseit, anélkül hogy akadályozná a termelékenységet és a hatékonyságot az idő többi részében.
A beérkező levelek rendjének megőrzésével kapcsolatban lásd: 11 tipp az e-mail kezelésére, „5 ok, hogy a beérkező levelek nem felelnek meg a tennivalók listája” és „Hogyan lehet elkerülni az e-mailek túlterhelését”.
