Az e-mail komoly problémákat okoz a termelékenység és a psziché szempontjából. A túlcsorduló beérkező levelek súlyos az elmére. Az újra és újra visszatérés több „munkával kapcsolatos munkát” eredményez, amint azt a mondás mondja: ez nagyon hatástalan, és ritkán valósan központi szerepet játszik a valóban elvégzendő munkánkban. Ha ez úgy hangzik, mint az életed, itt az ideje, hogy tisztítsa meg a beérkező leveleket.
Az e-mailekkel való egészséges kapcsolat fenntartásának módszere nagyon kicsi és konkrét tevékenységekre támaszkodik, amelyeket minden nap elvégezek - olvassa el a 11 tipp az e-mail kezelésére. Más szavakkal, a beérkező levelek tartása nem egyszeri tisztítási feladat. De mit lehet tenni, ha a postaláda annyira szörnyű, hogy nem látja túl azon a hatalmas és azonnali akadályt, amely először foglalkozik vele? Ebben az esetben ideje leülni és átalakítani a beérkező levelek mappáját.
Itt van, hogyan kell csinálni.
Felejtsd el a beérkező levelek minden üzenetének feldolgozását. Nem fog megtörténni, és nem lesz nagy kifizetés. Jobb a söpörés.
A "söprés" azt jelenti, hogy egy egész csomó tömegesen mozog a másikba. Állítson be néhány új mappát az e-mail programban, és nevezze el őket évre, negyedévre vagy hónapra (kivéve az aktuális évet, negyedévet vagy hónapot; azaz még nem hoz létre "2013" mappát), az Ön államától függően a beérkező levelek mappájában, és hogyan hajlandó gondolkodni az időről. Létrehozhatja például ezeket a mappákat:
- 2010
- 2011
- 2012
Vagy lehet, hogy:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Azért nem hoz létre mappát az aktuális évre, negyedévre vagy hónapra, mert a beérkező levelek ma "aktuális" mappája lesz.
Ezután válasszon vagy végezzen keresést, attól függően, hogy melyik e-mail programot használja, hogy elkülönítse az összes üzenetet egy adott időtartamtól, és tömegesen átvissza a megfelelő mappába.
Bármi marad a beérkező levelek mappájában - ezek az üzenetek valójában a feldolgozás miatt aggódhatnak, talán ma, talán holnap, de valószínűbb, hogy az elkövetkező pár nap alatt apránként is megjelennek. Nem akarja, hogy túl sokat vállaljon egyszerre.
Az összes régi üzenet továbbra is jelen van - csak útból vannak. Lehet, hogy egy napon foglalkozik velük, de fogadok, hogy nem fog. Ez az e-mailek egyik legrosszabb problémája. Úgy gondoljuk, hogy megkerüljük oly sok üzenet olvasását, megválaszolását vagy egyéb módon történő reakcióit, de soha nem tesszük meg. A seprés segítségével kiszabadíthatja őket az útból anélkül, hogy valóban megszabadulna tőlük. Tehát továbbra is azt hitte, hogy egy napon feldolgozza az összes 2012-es e-mailt (bár valószínűleg nem fogja).
Tekintse meg a videót, hogy hogyan tudod söpörni a Gmailen.
2. lépés
A "söpörés" a már meglévő üzenetekért gondoskodik, de nem tesz semmit azokra az üzenetekre, amelyek mostantól másodpercenként megjelennek. Tehát amint megvan a beérkező levelek mappája, amely nem érzi magát fulladásnak, létre kell hoznia néhány szűrőt vagy más módszert a rekeszek automatikus elosztására.
Ennek egyik módja az, hogy különböző e-mail fiókokat használ különböző célokra, és nem mindent egyre. Valójában négy különböző e-mail fiókom van, amelyeket rendszeresen használok: egyet üzleti, egyet személyes kommunikációhoz, egyet online vásárláshoz (ahol bevételeket vezetek, csomagokat nyomon követtem, banki és elektronikus adóbevallási értesítéseket kapok), és egyet azért, amit hívok " junk.” A szemetes fiókom nem a legszigorúbb értelemben a szemetet jelenti. Ez egy olyan cím, amelyet hírlevelek vagy új online szolgáltatások feliratkozására használok, és próbálkozni akarok, de ezek végül nem fontosak. Az ilyen tartalom másik neve a graymail. Ez nem egészen spam, mert ezt kérte, és egyfajta szeretné. Semmi misszió szempontjából kritikus soha nem megy ebbe a junk fiókba, tehát ha nem ellenőriztem több napig, az nem nagy ügy. Munka közben ritkán nyitom meg a szemét vagy a bevásárló számlát is, így soha nem látom, hogy kísértje.
A másik módszer ugyanaz a hatás elérésére a mappák és az automatikus válogatás. Ez különösen hasznos módszer a hírlevelek és a napi ajánlatok kezelésére. Az Outlook.com ebben a tekintetben elég kifinomult, és a Gmail szintén nagyon jó.
Függetlenül attól, hogy szűrőket és mappákat állít be, vagy elkezdi a hírlevelek és a vásárlási bizonylatok más e-mail címre tolását, ez a lépés időt vesz igénybe. Az alapvető rekeszosítási módszer beállításához valószínűleg 30 percet vagy egy órát igényel.
3. lépés. Törölje
Remélhetőleg a beérkező levelek mappájában csak egy töredéke annak, ami korábban ott volt. A következő dolog, amit megtennék, megpróbálok törölni bármit, ami egyszerűen nem fontos. Ez a lépés eltarthat egy ideig, de nem pazarolnék rá túl sok időt.
Szkennelje be a beérkező levelek mappájában található üzeneteket, és amikor följut a törlendő üzenetre, próbálkozzon a beérkező levelek feladónkénti rendezésével, és nézze meg, hogy vannak-e ugyanazon személy más üzenetei, amelyeket érdemes törölni. Gyakran több nyomon követési e-mailt kapok egy személytől, akik ugyanazt mondják, és mindegyiknek a vágó blokkon kell lennie.
Töröljön annyit, amennyit csak tud, anélkül, hogy beleragadnának egyetlen üzenet tartalmába. Ha nem biztos benne, hogy egy üzenet van, akkor csak hagyja békén.
A törlés fontos számomra, mert ez elengedést jelent. Ha az üzenet nem fontos, és nem tartalmaz kritikai információkat, akkor annak törlése azt jelzi, hogy soha nem kell újra gondolkodnom. Mentálisan megszabadít engem az e-mail által képviselt kötelezettségtől.
Érdemes lehet létrehozni egy "későbbi" nevű mappát is, ahol olyan üzeneteket küldhet, amelyek nem igazán fontosak, de amelyekhez még van pszichológiai csatolása. Ezek olyan üzenetek, amelyekkel "később" foglalkozni akarunk. Tapasztalataim szerint a "későbbi" üzenetek általában szemetet jelentenek, amelyeket még nem voltam hajlandó elengedni.
A SaneBox nevű fantasztikus szolgáltatás (havonta 6 dollár) valójában beolvassa a beérkező levelek mappáját, és automatikusan elküldi a lényegtelen e-maileket egy új mappába, a "@SaneLater" néven. A SaneBox tesztelése során hihetetlen munkát végeztem annak meghatározásában, hogy mi fontos és mi nem fontos.
4. lépés: Készítsen egy rendszert, alakítsa azt a szokásokba
A kezelhető beérkező levelekkel és az e-mailek beküldéséhez szükséges alapvető struktúrával most szüksége van egy rendszerre az e-mailek elküldésére - azon alapvető szabályon túl, hogy "a 2013. júniusi cikkekkel kapcsolatos e-mailek az 1306_JUN mappába kerülnek", de mikor helyezte el ott vannak? Milyen gyakran nézel át rajta? Mit fogsz csinálni az üzenetekkel, mielőtt azokat benyújtanád?
Ez a lépés a legnehezebb, mert arra kéri Önt, hogy hozzon létre szabályokat és szokásokat alakítson ki azok hosszú távú követésére. A létrehozott szabályoknak egyértelműnek kell lenniük. Önnek képesnek kell lennie arra, hogy megfogalmazza őket. De nem kell, hogy legyen tökéletes vagy abszolút. Oké, ha időről időre eltévedsz tőlük. Olyan rendszert akarsz, amely megbocsát egy rossz napot itt-ott, olyan, amely lehetővé teszi, hogy könnyedén visszapattanjon, ha felcsúszik.
Az alábbiakban felsorolunk néhány szabályt az e-mailek feldolgozására, hogy elképzelést kapjunk a szabályok működéséről.
Gyorsan törölje. Ha egy e-mail nem igényel műveletet, beleértve a referencia újraolvasását vagy archiválását, azonnal eldobom. Az üzenetek gyors törlését szokássá alakítom azzal, hogy minden reggel ömlesztve törölöm az üzeneteket. Amikor megérkezem az íróasztalomhoz, annyi üzenetet törölök, amennyit egyértelműen látom. Ez általában az új olvasatlan üzeneteim 60% -a.
Azonnal reagáljon a kritikus üzenetekre, vagy tartsa őket a beérkező levelek mappában. Ha az e-mail kritikus - vagyis azonnali fellépést vagy mély újraolvasást és esetleg választ igényel - azonnal cselekszem, vagy hagyom, hogy a beérkezett üzenetek mappában maradjanak, amíg nem cselekszem, általában egy vagy két napon belül. Kb. Egy hónapig a beérkező levelek mappájában maradhat. Egy hónap elteltével meg kell cselekednem. Ez a határidő.
A nap végéig kell benyújtani. Ha egy üzenet tartalmaz nekem szükséges információkat, de nem igényel azonnali intézkedést, akkor a nap végére - vagy a hét végére, ha tényleg elfoglalt vagyok - a megfelelő mappába kell áthelyezni (vagy helyileg el kell menteni az asztalra az asztalomon)..
Tisztítsa meg a beérkező levelek mappáját péntek délután. Péntek délután 10-20 percet adok magamnak, hogy szétválogassam a beérkező levelekben található tartalmakat, és esetleg olyan elemekkel cselekedjek, amelyek nem igényelnek hosszabb választ. Mire elhagyom az irodát, láthatnám egy vagy két hüvelyk méretű fehér helyet az alján (a szoba a hétvégén újból kitölthető).
Lásd a beérkező levelek alját. Napról napra ezt a szabályt éltem a legalapvetőbb szinten: mindig nézze meg a beérkező levelek alját. Az Inbox Zero-tól eltérően arra törekszem, hogy ne legyen több bejövő üzenet, mint amennyit a képernyőn láthatok. Ez egyszerű. Megbocsátó. Rugalmas. Ez ésszerű és elérhető cél. És nem sok igény vesz ezt a szabályt következetesen. Szokásként játszik szerepet abban, hogy miután elkezdtem megnézni a postafiók alját, ez tudatalatti cél lett.
Hosszú távú megoldás az e-mail kezelésére
Minden szervezet valóban a szabályoknak felel meg, és a szabályokat együttesen tartó lynchpin szokások. A szokások az, hogy hogyan csinálod a szabályokat. Ha a szabály üres az e-mail szemetes a nap végén, akkor a szokás mindig az egér jobb gombjával kattintva eldobja a kukát, mielőtt kilép az e-mail programból (vagy beállítja az e-mail programot, hogy kilépéskor automatikusan törli a kukát). Ha a szabály az, hogy a nap végére mindig válaszoljon a főnökétől kapott e-mailekre, akkor a szokás lehet, hogy a főnöke üzeneteit automatikusan egy speciális mappába rendezi, és ezt a mappát minden nap 16:00 óráig ellenőrzi.
Az e-mailek megfelelő és hatékony kezelése a használt rendszerre vonatkozik, nem pedig a használt szoftverre. Az alkalmazások, szolgáltatások és beépülő modulok segíthetnek az e-mailekkel kapcsolatos speciális problémák megoldásában, de ha nem tartalmaz átfogóbb szabályrendszert vagy módszert a szokások beépítésére, akkor azok nem járnak hosszú távú kifizetéssel.
