Szervezés: személyes dokumentumok digitalizálása

tartalom

• Szervezés: személyes dokumentumok digitalizálása
• Mit nem lehet digitalizálni

A számítógépek nagyon jól keresnek. A számítógépek kiválóak a visszakeresés során is. Nem számít arról, milyen gyorsan és hatékonyan tudja megkeresni és kinyerni a házában információkat papírdarabokról, biztos lehetsz benne, hogy a számítógépek gyorsabban meg tudják csinálni.

Ez az az első számú ok, amely miatt sok személyes dokumentumot digitalizálni kell.

Több oka is van, például az a tény, hogy még az árvízbiztosítási okmányon sem tud megismerkedni, ha a konyhában egy papírlap van, miközben a törölt járat csapdába esett St Kittsen, egy hurrikán haza. Nem lenne hasznos idő olyan digitális dokumentum megszerzésére, amely elérhető a laptopjáról, okostelefonjáról vagy táblagépéről?

Itt van egy másik: Ön az elmúlt években többször megváltoztatta az orvosokat, a biztosítási programokat és a gyógyszertárakat, és a gyógyszerésznek most meg kell tudnia téged, ha valaha is vett valamilyen gyógyszert. Nem lenne-e hasznos bejelentkezni valamilyen biztonságos rendszerbe, amely nyilvántartja az orvosok által felírt összes receptet, mert bekattintott a telefon kamerájába, mielőtt kitöltötte őket?

Vagy talán Ön motiválva van arra, hogy több személyes dokumentumát digitalizálja, hogy megszabaduljon a rendetlenségtől. Ennek okai végtelenek, és az indulás elmaradásának okai is. Itt néhány tipp és trükk, amelyek mentséget nem nyújtanak a feladat továbblépéséhez.

Mit kell digitalizálni

Mielőtt csökkentheti otthoni papírmennyiségét, el kell döntenie, mely dokumentumok tartanak értéket a digitális készítéshez. Sok esetben meg szeretné őrizni az eredeti dokumentumokat, így a digitális dokumentumok lényegében biztonsági másolatot jelentenek. Ez a lista segíthet ötletek generálásában:

• adók

• adóból levonható bevételek

• fizetési táblák

• tettek és lízing

• jótállások

• útlevél (sok országban nagyon konkrét szabályok vonatkoznak az útlevelek másolására; ellenőrizze a kormányát)

• családi levéltár, például születési anyakönyvi kivonat, örökbefogadási, házassági anyakönyvi kivonat, halálos anyakönyvi kivonat és bevándorlási irat

• biztosítási nyomtatványok

• orvosi és fogorvosi nyilvántartások és vények

Ha a munkáltató nem nyújt elektronikus fizetési táblákat, akkor az eredetiket legalább hat hónapig, ha nem egy teljes évig, meg kell őriznie. A bankok és a háztulajdonosok gyakran igénylik ezeket a dokumentumokat, az adólapokon kívül (W2-ek az Egyesült Államokban), amikor pénzügyi vagy lakhatási papírokat töltenek be.

Az útlevelekkel és más hivatalos jogi dokumentumokkal kapcsolatban ügyeljen a másolatok készítésére vonatkozó szabályokra. Általában jó ötlet a képet legalább 10 százalékkal csökkenteni vagy nagyítani (tehát nem tűnik úgy, hogy hamisítani próbálná).

Még ha nem is gondolja, hogy valaha is meg kell küldenie ezen dokumentumok bármelyikének másolatát, minden bizonnyal előfordulhat, hogy hivatkoznia kell az útlevél számára (mondjuk egy alkalmazáshoz) vagy valamilyen más adatról. Sokkal hatékonyabb az információ megkeresése a számítógépről, mint az, hogy átfúrja az iratokkal teli szekrénybe.