Szeretem megkérdezni az embereket, hogy hogyan használják az irodai e-maileket, ha csak annak érdekében, hogy jobban megértsük a különbséget az e-mailek felhasználásának tervezése, a leghatékonyabb felhasználása és az emberek valódi felhasználása között.
Amikor megkérdezik, sok ember büszkén foglalja össze e-mail kezelési technikáit így: "Az e-mail postafiókom a teendők listája!"
Általában azt gondolják, hogy ez egy ötletes rendszer, de engem felráznak. Rémülettel visszatérek, amikor meghallom ezt a jó szándékú, de végül tönkrement állítást. (A fizikai reakcióm, megtanultam, nem ideális, ha folytatom a beszélgetést.)
Remélhetőleg ez a cikk meggyőzi Önt arról, hogy megváltoztassa a módját. A jövő heti oszlopban (minden hétfőn ellenőrizze a legújabb ennek a Szervezett sorozatnak a legújabb verzióját) megvitatjuk az egyenlet másik oldalát: hogyan lehet okosabb teendőket készíteni. Feltétlenül olvassa el a múlt heti oszlopot, amelyben 11 tipp található az e-mail kezelésére.
Mi az e-mail?
Az "E-mail" már nem pontosan leíró név azoknak a szoftveralkalmazásoknak és szolgáltatásoknak, amelyeket elektronikus levél küldésére használunk. Ennél sokkal többet csinálnak. Az e-mail összes képessége és funkciója - a melléklet küldésének képessége (életmód megváltoztatása!), A beépített címjegyzék, az ütemezési és emlékeztető funkciók, a nyilvános és a magán naptárak - ez a csoda, hogy egyáltalán "e-mailnek" hívjuk.
A szervezetek közötti kommunikációhoz az e-mail ragyogóan működik. Van egy papírbeszélgetés a beszélgetésekről, minden időben és dátumban lepecsételt, majdnem azonnal és biztonságosan. Az e-mail lehetővé teszi, hogy a munkával a saját tempójában foglalkozzon, prioritások szerint rendezve a válaszokat.
Azonban a szervezeten belüli (azaz a szervezeten belüli) kommunikáció esetén az e-mail rettenetesen elavult lehet, sőt még a hullaházba is vezethet (lásd: „E-mail halott?”). Most szélesebb eszközválasztékot kínálunk, amelyek segítenek elérni ugyanazon végcélokat, de hatékonyabban és hasznosabban. Néhány példa az azonnali üzenetküldő alkalmazások, az üzleti közösségi hálózatok és a projektmenedzsment portálok (például a Basecamp). Egyesek elfelejtik, hogy a telefonok és a személyes találkozók gyakran a legjobb kommunikációs eszközök bizonyos feladatokhoz is.
Az e-mailnek minden bizonnyal megvan a maga helye, de sokan olyan feladatok elvégzésére használják, amelyeknek más megoldás előnye lenne. Az e-mailt olyan kommunikációhoz kell használni, amely papíralapot igényel, különösen a szervezetek közötti üzenetek. Az e-mailben található alkalmazásokat és funkciókat, például a naptárakat és az ütemezést, a rendeltetésszerűen kell használni. Ha meg szeretné tartani a teendők listáját az e-mail programban, akkor valószínűleg van egy eszköz ehhez (az Outlookban például Feladatoknak hívják). A beérkező levelek mappáját azonban nem az a célja, hogy megmondja, milyen feladatokra van szükség a napi elvégzéshez. Íme néhány ok:
A beérkező levelek okai nem lehetnek a teendők listája
1. Nincs ellenőrzés a beérkező elemek felett.
A teendők csak azokat a tételeket tartalmazzák, amelyeket rátette. A beérkező levelek mappája viszont olyan, mint egy kifolyó, nincs csap. Nincs befolyása a bejövő elemek fölött, kivéve, ha egyenként megvizsgálja őket és törli őket - ez egy nagyon hatástalan módszer a feladatlista átalakításához. Az üzenetek a nap minden órájában megjelennek. Bárki származhat, tekintet nélkül arra a hierarchiára, amely meghatározhatja a tényleges tennivalók listáját. És valószínűbb, mint nem, ezeknek csak egy töredéke tükrözi, amit meg kell tennie.
2. Rosszul megnevezett feladatok.
A beérkező levelek anyagának egy kis darabjára, amely valójában tükrözi azokat a dolgokat, amelyeknek szerepelniük kell a tennivalók listájában, kérdezd meg magadtól: A tárgysor pontosan leírja-e, mit kell tennie? Sok esetben más emberek alkották a tárgysorozatot, amely esetleg nem tükrözi magát az üzenetet, még kevésbé az üzenet azon részét, amely magára vonatkozik. A megfelelő tennivalók listájával a saját nyelvén használhatja a fontos információk gyors átjutását. A jól megírt teendők listája az, amelyet egy-két másodperc alatt beolvashat, és pontosan tudja, mit kell tennie. Csak te tudsz írni, oly módon, hogy az információkat önmagának ilyen gyorsan eljuttassa.
3. Túl hosszú.
Tudom, hogy éppen ezt mondtam, de ez megismétlődik: A jól megírt teendők listája az, amelyet egy-két másodpercen belül beolvashat, és pontosan tudja, mit kell tennie. 50 dollár téttel fogadnék, hogy nem találtam egyetlen embert a PCMag-ban olyan e-mail postafiókkal, amely egy pillanat alatt információt közvetíthet.
Ne gyerek magad. Mindannyian üzeneteket tartunk a beérkező levelek mappában, amelyek emlékeztetnek minket olyan feladatokra, amelyeket szeretnénk elvégezni, de nem. És ez rendben van. De ezek az elemek nem tartoznak a tennivalók listájába.
4. Az eszközök hiánya a rangsoroláshoz és a határidők meghatározásához.
Piros felkiáltójel, zászló, csillag, színes buborék - az e-mail programok általában maroknyi eszközt kínálnak a fontos üzenetek megjelöléséhez. Egyes alkalmazásokban a „válaszadás dátuma” -ot is hozzárendelheti, például ma, holnap vagy lazán „ezen a héten”. Használja ezeket a funkciókat arra, hogy emlékeztesse magát az emberekkel való kommunikációra, de nem prioritási jelölőként vagy a konkrét feladatok határidejeként. Mint már említettük, a tárgysorok soha nem mondják meg következetesen, mit kell tennie, és a zászlók hozzáadása nem adja ugyanazt az értékes információt, amelyet a teendők listájában talál. A jó tennivalók prioritások szerint rendezik a feladatokat és használnak határidőket.
5. Megakadályozza, hogy e-mailje e-mail legyen.
Remélem, leginkább meggyőztem Önt, hogy ha megpróbálja finomítani a beérkező levelek mappáját, hogy úgy működjön, mint egy tennivaló lista, nagyon rossz feladatlista lesz. Találd ki? Ez szintén nagyon rossz beérkező leveleket hoz létre, tehát most két hatékonysággal jár! Ha megpróbálja manipulálni a beérkező levelek között, hogy kettős legyen a teendők listájaként, akkor az átválthat a műveletek között. A következőképpen fordulhat elő: A beérkező levelek mappáját úgy rendezheti el, hogy megtalálják a kiemelt fontosságú teendőket; észrevenni egy új küldeményt; félbeszakítani; használja a beérkező levelek mappáját; ellenőrizze az új levelet; úgy dönt, hogy ez nem vonatkozik rád; ismét üdülni zászlók vagy csillagok által; próbáljon emlékezni arra, hogy hol voltál a teendők listáján…
Ne feledje, ha az e-mail programban van beépített alkalmazás vagy funkció a feladatlistákhoz, akkor ezt használhatja!
Az e-mail az e-mail
Tartsa az e-mail postafiókját e-mail postafiókként, és ne teendők listájaként, így sokkal hatékonyabb lesz. Valószínű, hogy a munkád egy kicsit boldogabb lesz. A jövő héten a Szervezet szervezése oszlopban részletesebben elmagyarázom, hogy mi teszi a jó tennivalók listáját, hogyan kell használni, és néhány olyan eszközt, amelyek a feladatlista kezelésének folyamatát nagymértékben automatizálják.
