Szerveződés: 3 módszer a jobb időgazdálkodáshoz

A termelékenyebb munka érdekében hatékonyan kell kezelnie az idejét. Hogyan lehet jobban kezelni az idejét? Nem számít hol van az időgazdálkodási képességeiddel, az első dolog, amit tenned kell, hogy nyomon tudja követni, hogyan töltöd idejét. Nem változtathatja meg az időt töltésének módját, ha nem tudja, hogyan használja azt most.

Az idő nyomon követésének három elsődleges módja van, és mindegyiknek vannak előnyei és hátrányai. A legkevésbé pontos az a módszer, amelyet általában a legkönnyebbnek tartanak. A legpontosabb nagyon időigényes. Végül, van mód arra, hogy idejét nyomon kövesse a technológia segítségével, amely rendkívül egyszerű, de csak bizonyos típusú feladatokhoz pontos.

Itt van, amit tudnia kell e három módszerről:

1. Időbecslés (más néven Work Week Estimate Method)

Mi az időbecslés? Az időbecslés egy mindent felsorol, amelyet egy adott időszak alatt megtett, és azon órát és percet számít be, amelyet becslés szerint töltött.

Időbecslés készítése: Az időbecsléseket gyakran egy hét végén készítik el. Gondolkodjon vissza a hétre, vagy bármire a kívánt visszatekintési időszakra, és számolja ki, hogy hány órája szerint dolgozott, aludt, megbízásokat futtatott, főzött, tisztított vagy filmeket nézett. Ez segít a naptár útmutatásában, ha megtartja.

Előnyök: Az időbecslések nagyon kevés időt vesz igénybe a létrehozáshoz. Mivel a hét végéig megmentheti őket, napi rutinját nem szakítja meg bosszantó idő-naplózási feladatok.

Hátrányok: Az időbecslés a legkevésbé pontos módja annak, hogy megmérjük, hogyan tölti az idejét. A kutatók azt találták, hogy amikor az emberek becslések szerint hogyan töltik el idejét egy visszatekintési megközelítéssel, gyakran több órát töltenek be, mint egy adott héten vannak (168). Az emberek hajlamosak túlbecsülni az általuk végzett munkát, és alábecsülik a szabadidejüket.

2. Időnapló (más néven Total Time Diary Approach)

Mi az időnapló? Az időnapló az egész nap teendőinek nyilvántartása, felosztva azon időblokkokra, amelyek az egész napra vonatkoznak. Az ötlet az, hogy 24 órás időtartamonként számoljunk minden időpontról.

Időnapló készítése: Az időnapló elkészítéséhez alig szüksége van egy papírlapra vagy egy táblázatra. Hozzon létre egy oszlopot, és írja be egymás utáni időblokkjait 15, 30 vagy 60 perces lépésekben. Kombinálhat több időblokkot az órákra, amikor általában alszol. Vagy időszakonként a nap folyamán, vagy a nap végén az egyes időblokkok melletti helyet kitölti azzal, amit az adott időben csinált. Az, hogy milyen konkrétan kapja meg a leírását, attól függ, hogy mit szeretne tudni magáról, vagy milyen időkezelési átalakítást szeretne végrehajtani.

Előnyök: Az időnaplók pontosabbak, mint az időnaplók. Sokkal inkább akkor fordul elő, ha gyakrabban és kevésbé tölti ki őket, minél hosszabb ideig várja meg, hogy kitöltse őket. Nagyon könnyű osztályozni az idejét kategóriákba, összeadni a számokat és elemezni az eredményeket.

Hátrányok: Az egyik válasz felvitele arra, amit tettél, mondjuk 9 és 10 óra között, lehet, hogy nem reális tükrözi, hogy valóban hogyan használta azt az órát. Tegyük fel, hogy dolgozott. Abban az időben elhagyta az íróasztalát, és ivott vizet? Gyorsan telefonáltál? Olvassa el néhány perc alatt online híreket a munkája felénél? Az idõnaplók általánosítják az idõ blokkjait anélkül, hogy belemennének a tényleges részleteibe.

3. Időkövető alkalmazások

Mi az időkövető alkalmazás? Az időkövető alkalmazás olyan szoftver, amelyet arra használ, hogy nyomon kövesse, mennyi időt töltenek különböző dolgok elvégzésével, főként a számítógépen és a telefonon. Vannak passzív időkövető alkalmazások és aktív alkalmazások. A passzív eszközök, például a RescueTime, megmérik, hogy mennyi időt tölt különféle alkalmazásokban és különböző webhelyeken. Az aktív időkövetési alkalmazások, például a Toggl, időzítést biztosítanak a képernyőn, amely munka közben fut, így több alkalmazást és webhelyet is használhat, miközben egy feladaton dolgozik.

Időkövető alkalmazás használata: Passzív időkövetővel telepítheti számítógépére vagy mobil eszközére, és egyszerűen csak futtathatja. Ez automatikusan rögzíti az összes tevékenységet, hogy rögzítse, kategorizálja, összehangolja és elemezze. Általában bármikor szüneteltetheti ezeket az alkalmazásokat, és beállíthatja, hogy azok kikapcsolódjanak olyan időpontokban, amikor nem akarja nyomon követni tevékenységét. Az aktív időmérők támaszkodnak rád, hogy nyomjon meg egy gombot a indításhoz és leállításhoz. Ezek lehetővé teszik, hogy információkat adjon meg arról, hogy mit csináltak futás közben, és az alkalmazás automatikusan hozzáadja ezeket az információkat egy rekordhoz, amelyet bármikor megnézhet és elemezhet. Az aktív időmérők mobilalkalmazás-verziói hasznosak lehetnek az időzítő futtatásakor, amikor üléseken tartózkodik, munkába utazik, és más nem számítógépes munkákat végez, amelyeket meg akar mérni.

Vannak olyan időkövető mobilalkalmazások, amelyek figyelemmel kísérik a tartózkodási helyét, és állítólag segítenek az idő osztályozásában, ám ezek még nem nagyon okosak, és túlságosan sok kézi bevitelt igényelnek, hogy ebben az időben nagy értéket képviseljenek. Talán egyszer javulni fognak.

Előnyök: Az időkövető alkalmazások kiválóak, ha részletesebben ismertetik a digitális tevékenységeket. Szerszámukkal rendelkezik az idő kategorizálására, valamint a táblázatok és grafikonok kibontására. A legjobbat nagyon könnyű használni, és többségüknek ingyenes opciója van.

Hátrányok: Az időkövetési alkalmazások gazdag elemzést nyújtanak a számítógépen végzett tevékenységeiről, de nem arra készültek, hogy az összes idődet nyomon kövessék, így hiányoznak az óráid, amelyeket ruhanemű összecsukása, főzés, olvasás és a gyerekekkel való játék során töltöttek. vagy háziállatok, vagy bármi más, amit csinálsz.

Kövesse nyomon két hétig, majd elemezze

Ha még nem ismeri az időkövetést, azt javaslom, hogy kombinálja az időnaplózási módszert egy időkövetési alkalmazással. Ily módon áttekintést kaphat arról, hogyan töltötte a nap minden óráját, valamint a számítógépes idő részletes elemzéséhez.

Legalább két hétig jelentkeznie kell az idejére, mielőtt elemezné. Az első egy vagy két nap alatt kissé megváltoztathatja viselkedését, mert arra gondol, hogy követte idejét. Magatartása gyorsan normalizálódik.

Ezenkívül, ha azt találja, hogy azt mondja: "Ó, ezt a napot nem szabad számolni, mert nagyon szokatlan volt", hagyja abba. Minél jobban nyomon követi az idejét, annál inkább rájön, hogy szokatlanabb napjai vannak, mint valószínűleg felismerte. Az ötlet az, hogy jobban megértsük, hogyan töltik az idődet, nem pedig egy átlagos napot. Miután megtudta, hogyan tölti az idejét általában, elkezdhet megalapozott döntéseket hozni arról, hogy mire törekszik többet, kevesebbet, vagy ha valami teljesen új dolgot szeretne kezdeni.