Választás az ingyenes és a fizetett kisvállalkozási számviteli szoftver között

A sok versenyt igénylő szolgáltató szektorok gyakran egyre olcsóbb ügyleteket vonnak be az új ügyfelek vonzására. A számviteli szoftveriparban a legújabb tendencia az, hogy ingyenesen kínálnak szoftvert, miközben az utcán részesülnek. Ezek a kínálatok néha nagyon értelmesek lehetnek bizonyos vállalkozások számára, de a gyors növekedést tapasztaló vállalatoknak óvatosnak kell lenniük.

A rendelkezésre álló freemium, kisvállalkozási és vállalati eszközökkel nehézkes lehet a kkv-k számára a közepes méretű vállalkozások számára annak meghatározása, hogy melyik megoldás megfelelő. Lehet, hogy pénze van olyan drága szoftverek vásárlására, mint például a Cougar Mountain Denali Summit és a Microsoft Dynamics GP, de valóban szüksége van-e az összes testreszabási funkcióra és méretre? Ezzel szemben előfordulhat, hogy megszabadulhat az olyan ingyenes eszközök használatától, mint például a Wave, például a Wave, de az eszköz elég okos-e a bonyolultabb feladatok kezeléséhez?

Annak érdekében, hogy megtudja, milyen SMB-knek kell keresniük a fizetett számviteli szoftver kiválasztásakor, Scott Davissonnal, az Acclivity társalapítójával, az asztali alapú kisvállalati számviteli eszköz, az AccountEdge szolgáltatójával beszéltem. Megkérdeztem tőle az árazást, a rugalmasságot, a biztonságot és az ügyfélszolgálatot.

A fizetett szoftver többet tesz, mint a négy mag?

Davisson szerint az ingyenes számviteli eszközök nagy része képes kezelni a számlakezelést, a költségkövetést, a számlázást és az értékesítést. Ezek azok a minimális feladatok, amelyeket bármely eszköznek képesnek kell lennie arra, hogy teljesítsen, függetlenül attól, hogy mennyit hajlandó fizetni.

"Ez a mag" - mondta Davisson. "Ha csak erre van szükséged, akkor valószínűleg jól vagy a freemium-modellel. Mivel ezek a szükségletek összetettebbé válnak… itt kezdheti el felmérni az Ön igényeit arról, hogy mi zajlik a piacon, és mennyibe kerül."

További igények merülhetnek fel, ha a freemium eszköz nem képes kezelni. Ha olyan szoftverre van szüksége, amely képes kezelni például az időszámlázást, a készletkövetést és a bérszámfejtést, valószínűleg befektetnie kell egy fizetett eszközbe. Ugyanakkor, bár a legtöbb ingyenes eszköz képes kezelni az értékesítési adatokat, ha vállalkozása több részleget foglal magában, érdemes fontolóra venni egy összetettebb eszköz használatát is, mivel a legtöbb freemium eszköz nem teszi lehetővé az értékesítési adatok osztályonkénti megadását (inkább az adatokat egyösszegű egységként kell megadni).

Mennyire rugalmas a könyvelési eszköz?

Az egyik fő ok, ami miatt a vállalkozások alacsonyabb költségekkel vagy freemium alkalmazásokkal választják a vállalati szintű könyvelő szoftvereket, az, hogy a vállalati eszközök gyakran korlátlan testreszabási lehetőségeket kínálnak, amelyek megkönnyítik és rétegzik a szoftvert az egyes ügyfelek igényeihez. A kis üzleti eszközök, például az Acclivity által biztosított eszközök, nem fogják nyújtani ezt a bonyolultsági szintet.

Ez azonban nem azt jelenti, hogy beragadt azzal, ami kijön a dobozból. Gondoljon arra, hogy milyen külső gyártói integrációkat kínál az Ön SMB szoftvere. Integrálódik-e az ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) eszközzel? Behúzza az adatokat az e-kereskedelmi szoftverből? Ha egy kisvállalati számviteli eszköz többféle integrációt és kiegészítőt biztosít, akkor lehet, hogy nem kell nagy összegeket költenie vállalati szintű platformon.

"A szoftvernek elég rugalmasnak kell lennie, hogy megfeleljen az Ön igényeinek" - mondta Davisson. "De ez egy trükkös cél. Szoftverünk nem egy meghatározott iparághoz tartozik. Olyan megoldásra van szükségünk, amely megfelel az Ön igényeinek, de nincs meg a testreszabható testreszabhatóság. mint egy svájci hadsereg kés. Kiegészítőink további alkatrészeket adnak az ügyfeleknek, amelyek a szoftverhez csavaroznak, hogy továbbra is megfeleljenek az igényeiknek."

Biztonságos-e a szoftver?

A vállalati szintű, az SMB és a freemium számviteli szoftverek közötti megkülönböztetés egyik fő pontja a gyártó által biztosítani kívánt biztonsági szint. Ha nem fizet egy centet a szoftverért, akkor reálisan elvár-e Fort Knox szintű biztonságot?

Ez az egyik oka annak, hogy Davisson szerint ügyfelei inkább a helyszíni szoftvereket részesítik előnyben, mint a felhőalapú eszközöket. "Sok ember akarata ellenére felhőbe vonul a felhőbe" - mondta. "De ők nem bíznak pénzükben a felhőben. Ez a biztonságról és az ellenőrzésről szól."

A AccountEdge egy asztali eszköz, amelyet kibővíthet a felhőbe egy társalkalmazással. Az Acclivity azonban nem kínálja az eszköznek csak a felhő-verzióját. "Ennek egyik oka az, hogy sok aktivitást és érdeklődést tapasztalunk, mert miután licenceltük az asztali szoftvert, el tudja helyezni saját hálózatába, egy tűzfal mögött, ez a tied" - mondta Davisson. "A biztonság szempontjából ez biztosítja a végső irányítást."

Ez nem azt jelenti, hogy a felhőalapú eszközök eredendően kevésbé biztonságosak, mint az asztali alkalmazások. Az Intuit QuickBooks Online Plus például az adatokat tűzfalakkal védett szerverekre tárolja, ahol az adatok titkosítva vannak. Amikor adatai elhagyják a webböngészőt, az átkerül a Secure Sockets Layer (SSL) titkosítási technológián keresztül. Az Intuit azt is lehetővé teszi az adminisztrátorok számára, hogy korlátozzák, hogy az eszköz belsejében milyen típusú adatokhoz férjen hozzá, ha úgy döntenek, hogy bizonyos információkat csak a végrehajtó szintű alkalmazottak rendelkezésére bocsátanak.

Vevőszolgálat

Ez egy nem-bátor. Minél versenyképesebb lesz a piac, annál fontosabb az ügyfélszolgálat. Elérheti-e a könyvelési szoftver gyártót, ha és amikor valami nem működik megfelelően? Elérheti őket a választott adathordozón, vagy arra kényszerítik, hogy válasszon egy meghatározott kommunikációs platformot? A szerviz képviselői beszélnek az Ön nyelvén, vagy az eladó kiszervezte az ügyfélszolgálat csapatát?

Ez hihetetlenül fontos kérdés, amelyet fel kell kérdeznie minden lehetséges szállítójától. Nagyon valószínű, hogy a vállalati szintű számviteli szoftver 24 órás támogatást kínál, különösen akkor, ha hajlandó öt számjegyű vagy annál több éves fizetést fizetni. Ha azonban a freemium és a fizetett SMB eszközök listáján kíván választani, akkor érdemes alaposan megvizsgálnia szolgáltatási lehetőségeit.