Hozd el saját felhődet: amit ma tudnod kell

Mivel a fogyasztók jobban megismerik a hagyományosan a munkahelyre fenntartott eszközöket és szoftvereket, az informatikusoknak be kell vezetniük a legjobb gyakorlatokat és a szigorú szabályokat a hatékony és biztonságos munkavállalói műveletek fenntartása érdekében. Létezik olyan mobil eszközkezelő (MDM) szoftver, amely segíti az IT-t annak ellenőrzésében és kezelésében, hogy az alkalmazottak hogyan használják a személyes okostelefonokat és táblagépeket a távoli munkához. Egy varázslatos eszköz azonban nem segítheti az IT-t annak ellenőrzésében, hogy az alkalmazottak miként használják a szoftver-szolgáltatásként (SaaS) termékeket a munkahelyen.

Például a felhőtároló és fájlmegosztó eszközök, például a Box és a Dropbox, valamint a dokumentumkészítő eszközök, például a Google Docs és a Microsoft Word könnyen elérhető felhőeszközök, amelyeket az emberek minden nap a munkahelyükre szállítanak. Az, hogy a vállalat úgy dönt, hogy kezeli ezeket az eltérő eszközöket, attól függ, hogy mit akar elérni. A) korlátozhatja a szoftver használatát, amely nem felel meg a vállalati filozófiának, vagy B) hagyhatja, hogy az alkalmazottak saját preferenciáik és tapasztalataik alapján választhassák meg a felhőtermékeiket.

Ez utóbbi jelenség, amelyet Bring-Your-Saját-Cloud (BYOC) néven hívtak fel, konkrét kihívásokkal jár. Beszéltem Shyam Oza-val, az felhőmigrációval foglalkozó speciális cég AvePoint vezető termékmarketing vezetőjével arról, hogy a vállalatok hogyan készülhetnek fel saját BYOC-politikáik végrehajtására.

1. kihívás: Adatbiztonság

"Tágabb szempontból a BYOC áldás és átok lehet" - mondta Oza. "A Box, Dropbox és OneDrive nagyszerű lehet regisztráció megosztására a családdal, fájlok és fényképek feltöltésére. A nagy szervezeteket azonban aggasztja az, hogy ugyanolyan egyszerű, mint például az érzékeny szellemi tulajdon és a kiadás előtti tartalom húzása és dobása."

Az üzleti beszerzésű szoftverekkel a vállalatok szigoríthatják a korlátozásokat és figyelemmel kísérhetik a felhasználást. A szervezetek megbízhatják a multifaktoros hitelesítést (MFA), az adatok titkosítását, az összetett jelszavakat, a vízjel-dokumentumokat és akár az adatok távoli törlését is. Azonban, ha informatikai felügyelet nélkül használják, ezek az eszközök korlátozzák a vállalat azon képességét, hogy ellenőrizze a tartalmakat. Elveszíti annak láthatóságát is, hogy mi történik a tartalommal, amikor elhagyja a tűzfalat, és hogyan lehet azt megóvni, miután feltöltötték az alkalmazottak felhőalapú fiókjába.

Megoldás: "Az IT-t közvetlenül integrálni kell az üzletágba" - mondta Oza. "Elő kell állniuk az üzleti vállalkozások előtt, amelyek evangelizálják az általuk előnyben részesített technológiát… és remélhetőleg megpróbálják a szabványt rendezni."

Például, ha a vállalat 80 százaléka Dropboxot használ, míg a vállalat 20 százaléka más tároló- és megosztási platformot használ, akkor a vállalatnak ebéd-és-tanulókat kell kínálnia, amelyek ösztönzik a kisebbséget a többség által preferált rendszerre való áttérésre. "Hacsak nem hajlandó megbízni egy adott szerszámot (ebben az esetben valójában nem gyakorolja a BYOC-ot), akkor meg kell emelnie a vállalata által preferált eszköz értékmeghatározását" - mondta Oza. "Nem olyan, mintha bemászhatna valaki kockajába, és azt mondhatja:" Ezt az eszközt kell használnod. " El kell magyaráznia nekik, hogy könnyebb használni, vagy megkérdezni tőlük, hogy milyen fájdalmak vannak, így diktátor helyett inkább problémamegoldó szemszögből lehet megközelíteni."

A nap végén az informatikai szakember tudja, hogy az alkalmazottak által hozzáférhető adatok elfogadható szintű kockázata áll fenn. Hiányoznak a laptopok. A telefonokat ellopták. De ha a lehető legtöbb embert konvertálhatja a kívánt rendszerbe, akkor a kisebbséget boldoggá teheti azáltal, hogy nem távolítja el teljes mértékben a BYOC irányelveit.

2. kihívás: Együttműködés

Több száz vagy ezer ember használja az üzleti vállalkozást többféle platformon keresztül az online együttműködés érdekében, és valószínűleg fennáll egy olyan forgatókönyv, amelyben az adatok gyors elérésének szükségessége fontosabbá válik, mint az alkalmazottak által preferált szoftver. Gondolj bele: A West Coast értékesítési csapata fájlt szeretne továbbítani a East Coast marketing csapata számára. Mivel mindkét csapat különféle fájlmegosztó rendszereken tartózkodik, mielőtt a fájlokhoz hozzáférni lehet, valakinek új fiókot kell létrehoznia, majd megtanulnia új rendszer navigálását menet közben.

Mi a helyzet a rettegett ügyféllel? Mi történik, ha egy alkalmazott bemutatót készít, vészhelyzet van és nem tud részt venni? Előfordulhat, hogy valaki másnál nem ismeri a bemutató formátumát, amely ügyetlenül próbál meg elérni és bemutatni a fájlt, mindaddig, amíg az ügyfél az órájára pillant.

Megoldás: "Az egyik fő kérdés az informatika, amely kihagyja a sok munkafolyamatot" - mondta Oza. "Az IT nem csak arra vár, hogy az emberek panaszkodjanak. Az IT-nek alaposan meg kell értenie az üzleti folyamatot és az üzleti munkafolyamatot, hogy középpontba kerüljön, hogy meggyőzze az alkalmazottakat ugyanazon eszközök használatáról, vagy tudatosítsa őket az esetleges esetleges problémákban. rábukkan."

Ha az alkalmazottak tisztában vannak azzal, hogy vigyázzanak a kérdésekre, mielőtt azok felmerülnének, akkor beállíthatják a megfelelő esetleges eseményeket annak biztosítása érdekében, hogy a műveletek soha ne szenvedjenek. Tehát, ha tudod, hogy a potenciális előadók közül kettő különféle prezentációs eszközöket használ, az IT mindkét előadót mindkét eszközön kiképezheti a nagy ügyfél találkozó előtt. Nem számít, mi történik, az előadás akkor akadály nélkül indul el.

"Itt, az Avepoint-on belül kétségbeesetten próbáltuk ösztönözni értékesítési csapatunkat, hogy frissítsék a tartalmat a OneDrive for Business-ra, ahelyett, hogy e-maileket küldnének vagy hozzáadnának a Dropbox-hoz" - magyarázta Oza. "Bármikor, amikor kapunk egy e-mailt, amelyhez mellékletet csatoltunk, egy olyan fényképpel válaszoltunk, amelyben felszólította:" Töltsd fel ezt a SharePointba, vagy a cica megkapja. " a SharePointon keresztül. ” Ez egy vicces módszer volt a probléma megoldására."

3. kihívás: integráció

Az 1. és 2. kihívásban megvitatott kérdések többsége kisebb vállalatokra vonatkozik, amelyeknek nincs meghatározott IT politikájuk. Kissé nagyobb vállalatoknál, amelyek több irodában és régióban működnek, előfordulhat, hogy az IT inkább silókban működik, mint egyetlen globális csapatként. Ebben az esetben azt tapasztalja, hogy az üzleti szoftverek több változatát, például az ügyfélkapcsolat-kezelést (CRM) és a költségkezelést használják, akár azért, mert valaki egy adott rendszert részesít előnyben, akár azért, mert a regionális irodák soha nem gyűltek össze az egyik eszközről. Ez egy hatalmas kérdés, amelyet végül a C-szintű valaki orvosolhat, valószínűleg úgy, hogy a társaságot erősen felfegyverzi egy rendszer kiválasztására.

Ha azonban a vállalat konkrét irodáknak és akár egységeknek is biztosítja a szabadságot, hogy melyik rendszert válasszák ki (vagy olyan eszközöket szeretne, amelyek más alkalmazásokhoz kapcsolódnak, amelyek konkrét alkalmazott-feladatokra készültek), akkor lehetősége van arra, hogy az Ön adatai ne nem kap a terepet.

Megoldás: "Az IT-nek döntéseket kell hoznia a nyitott és csatlakozni kívánó technológiai szolgáltatókba történő befektetésről. A kiválasztott megoldások közül a legrosszabb csatlakozók találhatók" - mondta Oza.

Ez magában foglalja a nyílt alkalmazásprogramozási felületekkel (API-k) való válogatási rendszereket, amelyek lehetővé teszik a fejlesztők számára, hogy olyan összekötőket hozzanak létre, amelyek szervesen nem léteznek két szoftver között. Ha nem rendelkezik fejlesztőkkel a személyzetben, akkor keressen olyan eszközöket, amelyek a legtöbb integrációt kínálják a régi szoftverrel. Ilyen szempontból keressen integrációkat minden olyan szoftverrel, amelyet az alkalmazottak önként választottak.