Szervezze fel: 7 egyszerű lépés a Google meghajtó megtisztításához

Csakúgy, mint bármely más hely, ahol tárolja a cuccát, a Google Drive rendetlen is lehet. Készít egy vagy két fájlt, importál pár dokumentumot a Gmailből, elfogad egy megosztott mappát, és mielőtt megismerné, az egész hely katasztrófa.

Fájljait a Google Drive-on rendezheti úgy, hogy mappákba helyezi őket, és egyéb, mind fogalmi, mind tényleges eszközökkel biztosítja, hogy mindig megtalálja azt, amire szüksége van. Ezek a tippek és tanácsok megmutatják, hogyan kell a fájlokat a Google Drive-ban rendezni, és akkor is jól működniük kell, ha a Google Drive for Work szolgáltatást használja.

1. Állítsa be az alapértelmezett nézetet

A fájlokat és mappákat a Google Drive-ban számosféle módon tekintheti meg. Például mindent megjeleníthet egy lista vagy rács nézetben, valamint beállíthatja a sorközt kényelmesnek, barátságosnak vagy kompaktnak. Döntse el, hogy miként nézi a Google Drive-ot, úgy játszik körül a beállításokkal, amíg boldoggá nem válik. Szeretem a kényelmes távolságú listanézetet, tehát ezt látja a legtöbb képernyőképe.

Ne hagyja figyelmen kívül a bal oldali sínt. Sokan a képernyő közepére koncentrálnak, amikor a Google Drive-ot nézik. A mappák és fájlok rendezésekor azonban ügyeljen arra, hogy a bal oldali sín legyen. Könnyen láthatja mappáit és almappáit, és a képernyő közepére fenntarthatja a megtekinteni kívánt mappák tartalmát.

2. Hozzon létre egy mappák vázát

Készítsen mappákból álló vázlatot bármilyen szerkezettel és nevekkel, amelyek a legmegfelelőbbek. Hogyan szervezheti meg fájljait és mappáit más alkalmazásokban? Mi jut eszembe, amikor egy szükséges dokumentumra gondol? A mappák beállításának legjobb módja e két kérdés megválaszolása.

Sok ember számára először a munkájuk tartalma jut eszembe, tehát tematikus neveket használnak, mint például a X projekt vagy az iskolai munka a mappákhoz. Személy szerint ragaszkodom a dátumokhoz. Amikor meg kell találnom egy fájlt, legyen az írás vagy kép, mindig arra gondolok, amikor létrehoztam. Ennek eredményeként a dátumokat erősen használom a mappámban és a fájlnevezési konvenciókban. Például vannak 2019, 2018, 2017 stb. Mappáim. Én és hónapnak megfelelő számokat is használok. Például, 1906 azt jelenti, hogy 2019 év és a hatodik hónap, vagy június. Amikor egy mappát nézem, amely néhány számmal kezdődik, pontosan tudom, hogy mit jelentenek, és ez segít nekem gyorsan megtalálni a szükséges fájlokat.

Láttam néhány online személyt, aki azt javasolja, hogy adjunk hozzá hangulatjelet a mappanevekhez, hogy még több vizuális jelzést kapjunk. Ne! A hangulatjelek nem mindig konvertálnak jól más formátumokba, tehát amikor megpróbál létrehozni egy megosztott linket egy mappába vagy exportálni, a képek megtörhetik azt.

3. Hozzon létre almappákat

Az almappák szervezeti váratlan események. Készítsd el és használd őket! Segítik a fájlok rendezését és osztályozását kisebb és konkrétabb csoportokba.

Ha mappákat hozott létre, de elakad, hogy megpróbálja kitalálni, mely almappákat kell létrehoznia, akkor lehet, hogy még nem szüksége van rájuk. Lehet, hogy készít egy DONE vagy OLD nevű mappát is, így ha a munka befejeződik, vagy ha egy mappa nincs használatban, akkor odahúzhatja.

4. Használja a Színt

A színek nagyszerű vizuális útmutatást jelentenek, és a Google Drive lehetővé teszi egyedi színek hozzáadását a mappákhoz. Kattintson a jobb gombbal bármelyik mappára az oldalsávon vagy a főablakban, és válassza a Szín módosítása lehetőséget. Ezután válassza ki a kívánt színt.

Az a trükk, hogy az aktív mappáimat zöldre teszem. Néha vannak olyan mappák vagy almappák, amelyek egy ideig nem működnek, de köztük egy vagy két mappa továbbra is használatban van. Az aktív mappákat zölden kiemelem, a többieket pedig szürkére hagyom. Ilyen módon, amikor közvetlenül a munkámba akarok lépni, egy zöld fény van, amely a folyamatban lévő munkáimat tároló mappa felé vezet.

5. Csillagok hozzáadása a gyakran használt fájlokhoz és mappákhoz

A Google Drive lehetővé teszi csillag hozzáadását a fájlokhoz és mappákhoz. Ugyanúgy teszi, mint a színt: a jobb egérgombbal kattintson a fájlra vagy a mappára, és válassza a Hozzáadás a csillagozáshoz lehetőséget.

Javaslom csillag hozzáadását a gyakran használt fájlokhoz. Ilyen módon a bal oldali sínben található Csillaggal ellátott címsorra kattintva húzhatja az összes anyagot, amelyhez rendszeresen hozzáfér, függetlenül attól, hogy hol vannak a Drive-ban.

6. Helyezze át a „Velem megosztott” fontos fájlokat

Vessen egy pillantást a bal oldali sín fejlécére, melynek neve Shared With Me. Kattintson rá, és fájlok és mappák rendetlensége jelenhet meg. Ne aggódjon túlságosan miatta. Ha valami fontos van a cuccban, három hasznos dolgot tehetsz velük:

Adj hozzá egy csillagot. Csillag hozzáadása egy olyan fájlhoz, amelyet megosztottak veled, ugyanaz, mint egy csillag hozzáadása a saját fájljainak egyikéhez. Ezért jelenik meg a csillagozott tartalom listájában.

Mentés a Drive-ba / áthelyezés mappába. Egy másik lehetőség, ha hozzáadja a fájlt a Google Drive-hoz, és egy mappába helyezte. Kattintson a jobb gombbal a fájlra, és válassza az Áthelyezés lehetőséget. Ezután a megjelenő ablakban keresse meg a mappát, ahová ezt a fájlt meg szeretné tartani. Egy másik lehetőség, amely ugyanezt teszi, válassza ki a menteni kívánt elemet, majd kattintson a képernyő jobb felső részén található Google Drive ikonra. Ezután lehetősége van arra, hogy áthelyezi a választott mappába. Akárhogy is, hatékonyan létrehozhat parancsikont a megosztott fájlhoz a választott új helyről. A fájlt továbbra is megosztják mindenkivel, és továbbra is az eredeti tulajdonoshoz tartozik.

Készíteni egy másolatot. Ha másolatot készít egy veled megosztott fájlról, az új példány a tiedé válik. És ez csak egy példány. Már nem kapcsolódik a megosztott fájlhoz, és ugyanazok az emberek nem szükségszerűen férnek hozzá többé a fájlhoz.

• Google Drive Google Drive
• 35 Google Drive-tippek, amelyekkel nem engedheti meg magának, hogy hiányzik. 35 Google Drive-tippek, amelyekkel nem engedheti meg magának, hogy hiányzik
• Szervezés: Hogyan lehet bekapcsolni az olvasott bevételeket a Gmailben Megszervezés: Hogyan lehet bekapcsolni az olvasott bevételeket a Gmailben

7. Dobja el a kukát

Amikor eltávolít egy fájlt vagy mappát a Google Drive-ból, az a kukába kerül, és addig marad, amíg ki nem veszi a kukát. Minél hosszabb ideig hagyja, hogy a szemetes felhalmozódjon, annál kevésbé valószínű, hogy teljes a hit, hogy mindent teljesen el kell pusztítani, majd még hosszabb ideig akasztja a kukába. Tegyen egy szívességet, és időről időre ürítse ki a kukát. Ez segít megőrizni a Google Drive tárolóterületét pontos szinten, és segít a józanságán, amikor megpróbál egy szervezett fiókot vezetni.