6 Nagyszerű dolgok, amelyeket tehetünk az Adobe dokumentum felhővel

Az Adobe Document Cloud vásárlói gyakran alapértelmezés szerint alapvetően PDF létrehozási és szerkesztési eszközként használják. De bár az Adobe minden bizonnyal továbbra is a saját PDF-szabványa királya, a Document Cloud rendkívül versenyképes dokumentumkezelő platform, számos olyan funkcióval, amelyek a szervezet számára hasznosak lehetnek. A könnyen szerkeszthető és aláírható dokumentumoktól a bármely eszközön kezelhető PDF-ekig, az adat osztályozással engedélyezett speciális biztonsági funkciókig; mindez elérhető a Document Cloud-ban.

A csomag egyik legfontosabb eszköze az Adobe Scan, az Android és iOS alkalmazás, melynek segítségével a felhasználók okostelefon-kamerán keresztül képeket készíthetnek. Az Adobe nemrégiben hozzáadta az Adobe Sign alkalmazást az arzenáljához, amely eszköz lehetővé teszi a felhasználók számára a dokumentumok megosztását, e-aláírását, jóváhagyását és kezelését. Az Adobe Sign esernyő alatt számos új funkció található, amelyek telefonját munkafolyamat-kezelő epicentrummá változtatják.

"Az emberek élvezik a tartalom fogyasztását a mobiltelefonon, de arra kérnek tőlünk is, hogy segítsünk nekik a tartalom létrehozásában, és tegyünk valami hasznosat ezzel a tartalommal" - mondta Lisa Croft, az Adobe Document Cloud csoporttermék-marketing menedzsere. "A mobil a modern dokumentumélmény nyújtásának lehetősége."

Az Adobe Document Cloud segítségével öt dolgot végezhet, amelyekről valószínűleg nem tudta, hogy tud.

1. Írjon alá egy dokumentumot érintőképernyő nélkül

Az Adobe Sign használatával az aláírás szöveges üzenetét küldheti az okostelefon Sign alkalmazásáról az Document Cloud asztali verziójára. Innentől hozzáférhet az újonnan létrehozott aláírásához, és alkalmazhatja azt bármilyen rekordra vagy dokumentumra. Ez különösen olyan munkavállalók számára hasznos, akik elsősorban érintés nélküli funkcióval rendelkező asztali számítógépeken találhatók.

Képzelje el például, hogy Sam az asztalán van, de inkább ír egy dokumentumot a mobilkészülékén. A Mobil aláírás opcióra kattintva Sam felszólítja a telefonszám megadását. Ezután egy jelzőtáblát küld a mobil eszközén. Aláír, megüt a "Kész" gombbal, és az aláírás átkerül az asztalára. "Ez egy nagyszerű lehetőség, hogy választást nyújtson az embereknek, bármennyire ők is aláírnak, függetlenül attól, hogy milyen készüléket használnak" - mondta Croft.

2. Tegyen egy kis életet az e-mailekbe

A múltban unalmas, szabványos e-mail üzeneteket kellett aláírnia kollégáitól. Az Adobe Sign segítségével most már testreszabhatja e-mail sablonját a vállalati logó, betűtípusok és általános pizazz beépítéséhez. Használhatja a szalaghirdetéseket, hogy bizonyos stílusokat hozzon létre az aláírási kérelmeiben, amelyet a marketing részleg köszön majd, miután az aláírások a szokásosnál gyakrabban hullottak.

"Versenyelőnyünk az, hogy ügyfeleink teljes mértékben megcímkézik az aláírási élményt. Márkázhatom a logómmal és az URL-mmel" - mondta Croft. "De most már piacra dobhatnak, hogy új termékekről beszéljenek."

3. Élvezze a gyorsabb fedélzeti beépítést és az ügyfélszolgálatot

Az Adobe legújabb integrációja a ServiceNow-val és a Microsoft SharePoint-rel egyetlen dokumentumkonzolra helyezi a dokumentumkezelést, az ügyfélszolgálatot és az emberi erőforrásokat (HR). Ezekkel a házasságokkal hozzáadhatja az Adobe Sign szolgáltatást a ServiceNow és a SharePoint bármely munkafolyamatához, ideértve az új bérleti szerződések űrlapjait, üzleti szerződéseit és a megoldott ügyfélszolgálati kérdésekre adott válaszokat.

A múltban a ServiceNow e-mail üzenetével továbbította a dokumentumot alkalmazottainak. Munkavállalói megnyitják a dokumentumot, aláírják az Adobe-val, és visszaigazolják Önnek. Megnyitotta a dokumentumot, és betöltötte a ServiceNow-ba. Ma egyszerűen elküldheti a dokumentumot alkalmazottjának a ServiceNow rendszeren belül, és ő megjelöli a szoftvert.

4. Bármit beolvashat, bárhol

Emlékszel, milyen régen volt az üzleti bevételek gyűjtése? Összegyűjti az összes bevételt, beolvassa azokat szkennerbe, konvertálja PDF-be, majd elküldi a pénzügyi guruknak. Ma ez a folyamat sokkal egyszerűbbé vált. Az Adobe Scan lehetővé teszi, hogy bármilyen fényképezőgép-telefon képét PDF-formátummá alakítsa. Az Adobe Sensei, a cég mesterséges intelligencia (AI) eszközének használatával az Adobe Scan képes felismerni a megfelelő képhatárokat, helyes perspektíva és eltávolítani az árnyékokat, hogy a szöveg világos legyen.

Például beszkennelhet egy magazinlapot, hogy kinyomtassa a szöveget, elkülönítse a képeket, és nagyítsa az oldal meghatározott területeire. Amikor elmenti, automatikusan feltölti a Document Cloud-ba. További képet is behúzhat vagy eltávolíthat egy eredeti képet.

5. Szerkessze és állítsa be a beolvasott szöveget

Talán még ennél is fontosabb, hogy az Adobe Scan képes automatikusan konvertálni a nyomtatott vagy írott szöveget digitális szöveggé, amelyet kiválaszthat, másolhat vagy megjegyzéseket fűzhet az Acrobat Reader DC vagy az Acrobat DC segítségével. Ez azt jelenti, hogy nem kell végiggörgetnie a kézírásos jegyzetek oldalát azért, hogy megpróbálja megfejteni, amit valaki más próbált mondani. Az Adobe Scan programmal a jegyzetek tiszta és olvasható szöveggé alakulnak át, amelyben kereshet, másolhat és beilleszthet egy másodlagos dokumentumban való használatra.

"A többi Adobe-kínálatunkhoz hasonlóan a Sensei is a márkánk középpontjában" - mondta Croft. "Ezzel valójában többet tehet a beolvasásokkal. Intelligensé és kereshetővé teheti tartalmát, és áthelyezheti a digitális munkafolyamatokba a felhőben. A nyomtatott szöveggel vagy képekkel bármi is lesz a szkennelés opciója. Ossza meg, végezzen további szerkesztés, vagy akár be is vonhatja más munkafolyamatokba vagy ökoszisztémákba, ha erre szüksége volt."

6. Javítsa a biztonságot a dokumentumok osztályozása révén

Ehhez hozzá kell adni az Acrobat DC-t az Adobe Cloud konfigurációhoz, de az előnyök megérik. Az Acrobat DC aktív használatával széles körű osztályozási képességekhez férhet hozzá, amelyek biztonságban tartják a dokumentumokat és az adatokat a telephelyén vagy a felhőhatárán túl is. Beágyazhatja például a biztonsági ellenőrzéseket olyan bizalmas PDF fájlokba, amelyekhez a dokumentum eléréséhez jelszavak vagy tanúsítványok szükségesek. Vagy megkövetelheti, hogy a feladókat digitális azonosítóval vagy engedélyekkel ellenőrizzék. Adat-besorolás alkalmazásával az ilyen biztonsági intézkedéseket házirendként felveheti, attól függően, hogy milyen dokumentum készül. A rendszergazdák létrehozhatnak ilyen házirendeket az Acrobat DC alkalmazásban, speciális biztonsági funkciókat rendelve bizonyos típusú dokumentumokhoz. Az ilyen dokumentumok jövőbeli létrehozásakor ezek a vezérlők automatikusan végrehajtásra kerülnek.

Hasonló képességeket is megvalósíthat olyan dolgokkal, mint a Microsoft Digital Rights Management, de ezek általában megkövetelik, hogy több megoldást összerakjanak a gyártók. Az Adobe Dokumentum Felhő részeként történő megvásárlás nemcsak egyszerűbb, hanem elősegíti, hogy az ilyen fejlett szolgáltatások minimális előzetes zavarral működjenek.