Szervezés: 10 tipp a digitális jegyzetek kezeléséhez

A Seinfeld rajongói emlékeznek egy dicsőséges jelenetre a show-ból, amikor Jerry és Elaine egy autókölcsönzőben jelennek meg. Jerry kéri, hogy vegyen fel egy közepes méretű autót, amelyet fenntartott. A pultnál lévő ügynök azt válaszolja, hogy nincs közepes méretű modelljük, mert elfogytak. "Lásd" - mondja Jerry -, tudod, hogyan kell elfogadni a foglalást. Csak nem tudod, hogyan kell megőrizni a foglalást. " Ugyanezt gondolom a digitális jegyzetekről is. Nagyon könnyű jegyzeteket készíteni , de sokkal nehezebb őket használni .

Annak érdekében, hogy valóban felhasználhassa a jegyzeteit, meg kell szerveznie és tudnia kell, hogyan kell őket megtalálni. Ezek a tippek a jegyzetkészítő alkalmazás használatának megkezdéséhez és a jegyzetek rendezéséhez segítenek.

1. Válasszon egy nagyszerű jegyzetelő alkalmazást

A kiválasztott jegyzetkészítő alkalmazás nagyban befolyásolja, hogy megismerje-e újra a jegyzeteit, és hogyan. A telefonra vagy táblagépre előre telepített alapvető jegyzetkészítő alkalmazás valószínűleg nem túl jó. Persze, hogy már korábban is használta, és ez remekül működik, de talán nem tudja, hogy milyen funkciókkal hiányzik, amelyek elválasztják a csupán kielégítő alkalmazásokat a kiválóktól.

Három olyan szolgáltatás, amely valóban hasznosítja a jegyzetkészítő alkalmazásokat:

• mappák,
• címkék és
• optikai karakterfelismerés (OCR).

Az egyes pontokról egy pillanat alatt részletesebben foglalkozom.

Az a három alkalmazás, amelyet a legjobban ajánlom, az évek során sok jegyzetelő alkalmazás személyes tesztelése alapján:

• Microsoft OneNote, ha ingyenes jegyzetelő alkalmazást szeretne,
• Evernote, ha nem bánja egy prémium előfizetésért, és
• Quip az együttműködő jegyzetek készítéséhez.

2. Hozzon létre egy Beérkező levelek mappát

Ha gyorsan lejegyez egy jegyzetet, szüksége van egy helyre, ahol elmentheti, ahol nem fog eltévedni. Hozzon létre egy Beérkező levelek mappát a jegyzetkészítő alkalmazásban, és állítsa be az alapértelmezett tárolási helyet.

Rendszeresen lépjen át a Beérkező levelek mappába, hogy további információt szerezzen a jegyzeteiről, és rendezze őket. A következő néhány tippben megtudhatja, hogyan lehet ezt megtenni. Nem kell a Beérkezett üzenetek mappát egy meghatározott ütemezés szerint megtisztítania, de meg kell próbálnia megtenni, amikor a jegyzetkészítő alkalmazás nyitva van a teljes méretű képernyőn (lásd az alábbiakban a 10. számot). Könnyebb látni, hogy mit csinál, és megnézheti az összes lehetőséget.

Az Inbox Zero alkalmazáshoz nem kell fényképeznie egy jegyzetkészítő alkalmazásban. A Beérkező levelek egy remek hely a gyakran meglátogatott jegyzetek tárolására. Például megjegyzést tartok minden barátom Wi-Fi hálózatának nevével és jelszavával, tehát ha új eszközt hozok a házukba, vagy törli a mentési jelszót, újra csatlakozhatok a hálózathoz anélkül, hogy zavarnám nekik a részleteket. Ennek a jegyzetnek állandó otthon van a beérkező leveleimben.

3. Osztja a jegyzeteket mappákba vagy notebookokba

A mappák, amelyeket egyes alkalmazások noteszgépeknek is hívnak, segítenek a jegyzetek manuális rendezésében. Később hasznosak lesznek, amikor egy bizonyos témáról szóló megjegyzéseket szeretne felfedezni, például az összes jegyzetet, amelyek receptek.

A létrehozott mappák és azok elnevezése attól függ, hogy milyen jegyzeteket készít és hogyan használja őket. Ha nem biztos benne, kezdje el a Beérkezett üzenetek, az Olvasás, a Háztartás, a Személyes és a Munka mappákkal. Bármikor megváltoztathatja őket, és létrehozhat többet, miután megértette, hogyan használja őket.

4. Készítsen hivatkozásokat a kedvenc mappákhoz

Minden jól használt jegyzetkészítő alkalmazásnak vannak olyan mappái, amelyek több műveletet látnak, mint mások. Tegye ezeket a mappákat könnyen elérhetővé, ha hivatkozásokat hoz létre hozzájuk, vagy megjelöli őket kedvencekként. Ezek a mappák, ahol gyakran megnézed a jegyzeteket, és újakat adsz hozzá.

Valószínűleg vannak más mappái is, amelyek csupán a jegyzeteket tárolják egy váratlan időig, amikor szüksége van rájuk. Nem kell, hogy elöl és középen legyenek.

5. Használjon címkéket

A címkék segítenek megtalálni a meglévő megjegyzéseket. Ezek szűkíthetik egy adott mappában látott képet, vagy megmutathatják az összes témát, amely egy közös témával van megcímkézve több mappában. Segítik az egyes témákhoz tartozó megjegyzések megtalálását, még akkor is, ha a tematikus szó nem jelenik meg a jegyzetben. Hadd hozjak néhány példát.

1. példa: Tegyük fel, hogy van egy Receptek nevű mappája, és néhány vegetáriánusnak tervez bulit. Az összes jegyzetet csak abból a mappából húzhatja ki, amelyek vegetáriánus címkével vannak, hogy ötleteket készítsen.

2. példa: Talán olyan író vagy, aki különféle kiadványokra ír. Lehet, hogy megjegyzéseket fűz a cikkekhez, és mappákba rendezheti azokat a közzétételük alapján. Időnként azonban előfordulhat, hogy meg akarja fedezni az összes jegyzetet, amelyet egy adott témával kapcsolatban felvesz, függetlenül attól, ki publikálta a darabot. Ha ezzel a témával címkézte meg jegyzeteit, akkor keresse meg a címkét, és mindegyiket megnézheti, függetlenül attól, hogy milyen mappában vannak.

3. példa: Egy projekttel kapcsolatos e-mailt továbbít a jegyzetkészítő alkalmazásba. Az üzenet soha nem mondja ki a projekt nevét vagy a dolgot. Így kommunikálnak az emberek, amikor valami vastagban vannak. Ebben az esetben hozzáadhat címkéket a jegyzet meghatározásához (projekt neve, kliens, a munka leírása), hogy így megtalálja a jegyzetet, amikor szüksége van rá.

6. A levágott címkék

Van olyan dolog, hogy túl sok címke van. Minél többet ad hozzá címkéket, annál rövidebbek lesznek. Tehát időről időre vágja el a címkéit. Itt van, hogyan kell csinálni.

Húzza fel az összes használt címke listáját. Gyakran láthatja a jegyzetek számát a címke mellett. Először keressen meg párhuzamos másolatokat. Ha címkék vannak mind az „app”, mind az „apps” számára, akkor szabaduljon meg attól, amelyiknél kevesebb jegyzet van. Nyissa meg az érintett jegyzeteket, és adja hozzá a megtartani kívánt címkét. Törölje a másik címkét.

Ezenkívül, ha van két vagy kevesebb jegyzettel rendelkező címke, fontolja meg megszabadulástól. Valószínűleg nem csinálnak neked semmit.

7. Hozzon létre egy parancsikont a telefonjára

Hozzon létre egy parancsikont a telefonján egy új jegyzet elindításához a jegyzetkészítő alkalmazásban, hogy az ötletek és információk rögzítése mindig gyors elérhetőségű legyen. IOS-eszközökön Siri-parancsikont készíthet, Androidon pedig új Megjegyzés-Widget lehetőséget kereshet az alkalmazásban.

8. Diktáld

Ha valami eszébe jut, le akarsz írni, de komolyan rohansz, vagy sétálod a kutyádat, és alig tudsz egyszerre egyszerre tartani mind a pórázot, mind a telefont.

A legtöbb okostelefon rendelkezik szöveg-beszéd funkcióval. Használd! Indítson el egy új jegyzetet, nyomja meg a mikrofon ikont a billentyűzeten, és beszéljen bármit, amit írni szeretne. Alternatív megoldásként hangjegyzet rögzítése és későbbi átírása. Ha bekerül a szokásba, és gyakran hosszú szakaszokat diktál, érdemes átírási szolgáltatást igénybe venni, hogy időt takarítson meg. Sok jó ingyenes és fizetett lehetőség áll rendelkezésre, bár a fizetett opciók általában lényegesen pontosabbak.

9. Csatoljon képeket és PDF-fájlokat, használja az OCR-t

Ha az alkalmazásnak van OCR-je, akkor kereshet a képekben, PDF-ekben és más, az általa feltöltött fájlokban található szövegben. Ne félj fájlokat hozzáadni a jegyzetekhez, amikor szüksége van rájuk. Ez magában foglalja az információs táblák, a kézírásos feljegyzések, a könyvoldalak és így tovább fényképeit.

Példa segítségével láthatja, hogy ez mennyire hasznos. Tegyük fel, hogy csatol egy PDF-t egy étkezésről szóló nyugtához, amelyet igényelnie kell egy költségjelentésben. Elfelejtette megcímkézni a „nyugtát”, és nem tudja, hol van. Ha emlékszik az étterem nevére, beírhatja azt a keresősávba, és az OCR nyomon követi azt.

Vegye figyelembe a korlátozásokat, amelyekkel a jegyzetelő alkalmazás vagy a fiók típusa felveheti az OCR használatát és tárolását. Például az Evernote ingyenes verziója OCR-t futtat a képeken, de nem a PDF-eken és az Office-dokumentumokon. Ehhez prémium vagy üzleti fiókra van szüksége. Ha az alkalmazásában nincs beépített szkennelés, akkor érdemes megfontolni annak párosítását egy mobil szkennelési alkalmazással.

10. Szervezzen nagy képernyőn

Ideális esetben a jegyzetkészítő alkalmazásnak asztali és webalkalmazás lesz. Használjon egyet (általában véve az asztali alkalmazások jobbak erre a célra) a beérkező levelek mappájában történő rendezéshez és a jegyzetek rendezéséhez. Ha nagy képernyővel rendelkezik, akkor többet láthat az alkalmazásról, és ezért a mappastruktúráról, a címkékről és egyéb információkról, amelyeket a jegyzetekhez ad, hogy ezeket rendszeresen megőrizze. Ha látja az összes lehetőséget, akkor valószínűbb, hogy a megfelelőket választja meg.

Vegye fel a jegyzetet, tartsa meg a jegyzetet, majd látogassa meg újra a jegyzetet

A jegyzetkészítési tapasztalatok megszervezésével javul az esélye, hogy ne csak relevánsabb jegyzeteket készítsen, hanem oly módon is tárolja azokat, hogy bármikor újra meglátogathassa őket.