Szervezze meg magát: jason shah, a do.com alapítója az ülések eredményesebbé tétele érdekében

Mennyi időt veszteget a találkozókon, mert az őket vezetők nem készülnek fel? Nincs napirend. Kollégák későn érkeznek. A vitatottnak semmi köze sincs hozzád vagy a munkádhoz. Egy órával később semmit nem tett, semmit nem tanult meg, és semmit sem adott. Mi volt a értelme?

A Do.com célja, hogy elősegítse az emberek jobb megbeszéléseit azáltal, hogy erőforrásokat biztosít számukra a tervezéshez és végrehajtásukhoz. Sok szempontból ez olyan, mint egy ellenőrzőlista, amelyet meg kell tenni az ülés előtt, alatt és után, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden résztvevő számára eredményes-e.

Mielőtt találkoztam Jason Shah-val, a Do.com alapítójával és vezérigazgatójával, e-mailt küldtünk, hogy megtaláljuk a megfelelő dátumot és időt a beszélgetéshez. Miután megállapodtunk, válaszolt: "Azt tervezem, hogy felhívlak a Skype-on, és hamarosan megküldöm egy naptári meghívót." Egy pillanattal később, eléggé biztos, megérkezett egy naptári meghívó.

Találkozónk napján kaptam egy e-mailt a Do.com-tól Shah-n keresztül. Találtam egy napirendet, a találkozó világos kezdési és befejezési idejét, a hívásban részt vevő emberek listáját és elérhetőségi adatait (ebben az esetben csak ketten vagyunk), valamint a háttérinformációkra mutató linkeket. Mindez elősegítette számunkra, hogy a hívás során a hajsza felé forduljunk, amikor Shah elmagyarázta, mi teszi a találkozót eredményesvé, motiválja a Do.com elindítását, és hogyan változik a tudásmunkások körében tartott találkozók jellege.

Jill Duffy: Beszéljünk az ülésekről és arról, hogy miért utálják az emberek őket.

Jason Shah: Ami azt tapasztaltuk, a legtöbb ember olyan felhívásokon vesz részt, amelyekre fel nem készültek. Nincs jó ok arra, hogy a találkozó megtörténjen. Nincs előre megosztott napirend. Az emberek későn jelennek meg, és valakinek újra kell dolgoznia a dolgokat. Azokat, akik ezeket szervezik, nem mindig gondolkodnak arra, hogy kinek kell ott lennie, és így olyan nagy találkozókkal érkezik, amelyekben az emberek fele választható, és lehet, hogy az emberek fele a mag, tehát a dinamika ki van kapcsolva és megakadályozza a termelékenységet.

Ez arra vezet, hogy az elfoglalt időt pazarolja az elfoglalt emberek számára.

Ha azt kérné, hogy valaki üljön egy szobában 30 percig, és ne tegyen semmit, akkor azt gondolja, hogy őrült vagy. De ezt csinálják az emberek naponta több milliószor a munkahelyen.

JD: Hogyan írná le egy eredményes találkozót?

JS: Van néhány kulcsfontosságú összetevője. Először is ennek valójában meg kell történnie. Ha valami gyorsan e-mailen keresztül kezelhető, akkor tegye ezt. De ha találkozónak kell lennie, akkor rendben.

Az előkészítés kulcsfontosságú: kidolgozza azt, amit megvitatnak, kiért miért felelős, azok a fajta dolgok, amelyek fókuszált beszélgetéshez vezetnek. Az ülés során: ragaszkodás, időtartás, jegyzetek készítése és időben történő befejezés.

A találkozó ideje is nagyon fontos. Nagyon sok ember csak egy órára esik át. Észrevettem, hogy nagyon szándékos, és 25 percet mondott erre a beszélgetésre. Szerintem ez jó gyakorlat.

Az is fontos, hogy mi történik az ülés után. Ha Bob és Stacey azt mondják, hogy követni fogják a diák új verzióját, és Mark azt állítja, hogy elküldi neked az eladási számokat, akkor ezt tényleg meg kell tenniük! Úgy találjuk, hogy a legtöbb ember azt mondja: "Nagyszerű! Jó találkozó!" és távoznak, és nincs nyomon követés. És még ha van is, akkor rosszul történik, ami újabb találkozót vagy felesleges munkát vált ki.

Tehát az előkészítés, a találkozó megfelelő lebonyolítása, az azt követő sikeres nyomon követés a jó találkozó kulcsfontosságú elemei.

JD: A projektmenedzsment eszközöket és más munkamenedzsment eszközöket a munka ésszerűsítésére tervezték. Az ötlet az, hogy kevesebb ülés és (és kevesebb e-mail) legyen. Kioszthatja egymásnak a feladatokat és a határidőket anélkül, hogy megbeszéléseket tartana róla. Az Ön véleménye szerint megváltoztak-e ezek az eszközök a tudományos munkaerő ülésein?

JS: Igen. Makró szinten remélhetőleg kevesebb ülést tartunk ezen eszközök eredményeként.

Például, ha látom, hogy a makettokat frissítették a Dropboxon, és azt hiszem, hogy jók, akkor nem kell találkoznom a tervezővel, hogy megvitassam őket. Még csak nem is kell értesítenie. Csak ki tudok tüntetni egy üzenetet, amely azt mondja: "Hé, láttam a frissített fájlokat." Olyan valamihez hasonlóan, mint a Slack, gyorsan feltehetek valakinek egy kérdést anélkül, hogy találkoznom kellett volna, hogy megvitassuk a kérdés természetét.

Korábban az emberek kevesebb technológiát akartak, mert például nehéz volt megszerezni a monitorhoz tartozó dugaszt, vagy az emberek figyelmét elvonta.

Remélem, hogy ezeknek az eszközöknek a növekedése kevesebb ülést eredményez, de nem tudom, léteznek-e konkrét adatok ennek alátámasztására, kivéve a propagandát, amelyet az egyes cégek ott tettek közzé. És maga a találkozó szerint azt gondolom, hogy azok jellege megváltozik, mert technológiailag orientáltabbak vagyunk. Ha egy találkozón kívüli szolgáltatásokat használunk, akkor maguknak a találkozóknak is lépést kell tartaniuk ezzel.

JD: Szeretek találkozókat tartani. Számomra általában a legtermékenyebbek. Találkozom egy embercsoporttal, leülünk és ott végezzük el a munkát, amelyet meg kell tennünk, talán a képernyőn vetített eszközökkel.

JS: Ez arra készteti, hogy gondolkodjam az átfordított osztálytermi modellről. Az osztályterem az a hely, ahol dolgozni lehet, ahelyett, hogy csak egy prezentációt nézne, az olyan, mintha egy találkozót nem kellene csak úgy hívni, hogy átjuthassanak egy pakliba, amelyről valaki könnyen e-mailt küldhet Önnek.

JD: Beszéljünk egy kicsit a Do.com-ról. Mutassa meg nekem a 30 másodperces magyarázatot arról, hogy mi a Do.com, majd részletesebben megbeszéljük, hogyan használja.

JS: A Do.com együttműködési szoftver találkozókhoz. Ennek semmi köze nincs a videóhoz és a hanghoz. A találkozók termelékenységéről szól.

A Do segítségével az emberek beállíthatnak napirendeket, hogy tudják, miről beszélni. Valós időben tudnak jegyzeteket készíteni, és hozzárendelhetnek olyan feladatokat, amelyek kölcsönhatásba lépnek más munkafolyamatokkal. Integrálva vagyunk a Google Apps, a Microsoft Office 365, a Slack, a Salesforce stb.

Több mint 1, 5 millió ember vett részt a több mint 20 000 cég találkozóin. Alapvetően segítünk az embereknek kevesebb találkozón, jobb ülésen, és reméljük, hogy boldogok és produktívabbak leszünk a munkahelyen.

JD: És ez egy freemium modell.

JS: Igen. Ingyenesen regisztrálhat, és rengeteg ingyenes felhasználónk van.

JD: Az egyik dolog, ami megdöbbent a Do.com kapcsán, az az, hogy valóban arra ösztönzi az embereket, hogy tegyék meg a helyes intézkedéseket, szemben a megoldással önmagában. Sokat gondolok olyan dolgokra, mint például a motiváció és az, hogy mi nem mindig viselkedünk a mi érdekében. Tehát azt hiszem, hogy ez ügyes, ha olyan eszközöket találok, amelyek inkább az irányítanak bennünket, mintsem hogy hozzanak valamit. Az volt az érzésem, hogy erről szól a Do.com.

JS: Igen, egyetértek. Hiszünk abban, hogy a találkozók ugyanolyan emberek, mint technológiai problémák. Például nincs szükség e-mail alkalmazásra, hogy megakadályozzuk Bob könyvelését, hogy szuper hosszú üzenetet küldjön, amelyet nehéz megérteni. Ennek valószínűleg a vállalati politikával, Bob profi képességével, a csapatdinamikával és hasonló dolgokkal kell kapcsolatba kerülnie. Néhány böngészőbe beragadt felhasználói felület nem fogja megváltoztatni Bobot.

Erre gondoltam sokat, amikor korábban a Yammernél dolgoztam. Yammer megpróbálta átláthatóbbá tenni a vállalatokat. De őszintén szólva, a Yammer eszköz volt az átlátható vállalatok számára, mert nagyon nehéz megváltoztatni a szervezet kultúráját.

A Do.com nagyon sok olyan termék, amely megpróbálja az emberek jobbá válását segíteni, és olyan technológiát ad nekik, amely lehetővé teszi számukra, hogy ezt megtehessék, ahelyett, hogy az Ön számára csinálnák. Őszintén szólva, azt sem tudom, tudnánk-e átkapcsolni egy kapcsolót, és eredményesebbé tenni az ülést. Ez elég varázslatos!

Nagyon hisszük, hogy ennek megmaradó ereje lesz. Ha működni fog, akkor emberektől kell származnia, és lehetővé tesszük számukra, hogy a legjobb magukká váljanak.

JD: Mondja el nekem a Do.com származási történetét, és miért szenvedélyesen kezeli ezt a projektet és társaságot.

JS: A Yammernél dolgoztam, mielőtt a Microsoft vásárolt volna a Yammerre. És amint valószínűleg el tudod képzelni, miután a Microsoft megvásárolta a céget, a kultúra sokat változott, beleértve a sok bürokráciát és találkozókat.

Körülbelül egy éven keresztül, az akvizíció után átgondoltam, hogy a dolgok elkészítése nagyon nehéz. Ez őrült volt számomra, főleg azért, mert eredetileg egy olyan társaság voltunk, amelyet eredetileg azért fejlesztettünk, hogy jobb munkát végezzünk az emberek számára!

Röviden, egy nap egy szörnyű találkozón ültem 10 emberrel, és eltolódtam azon gondolkodva: "Mit csinálok itt?" Ennek őrültsége csak megdöbbent.

Ha meghívtam egy vacsora partira, és nem készültem előre, hogy megszerezzem az összetevőket, és van egy olyan koncepcióm, amelyet szeretnék, hogy a vendégek élvezhessék, megjelennek, és azt mondom: "Hé, menjünk az élelmiszerboltba és csináljunk ez a vacsora ", azt mondták:" Ez őrült! Nem fogjuk kitalálni ezt veled. Vacsorára jöttünk ide! " De erről van szó a találkozókról!

Úgy gondoltam, hogy őrült, és viszkettem, hogy elmenek és indulok egy új társaság.

JD: Milyen más termelékenységi alkalmazásokat vagy szolgáltatásokat használ? Van-e bevált gyakorlata a produktív maradáshoz?

JS: Adhatok-e szokatlan választ? Úgy gondolom, hogy a legjobb termelékenységi alkalmazások közül néhány nem igazán termelékenységi alkalmazás. Például az Uber sokkal nagyobb termelékenységet ad nekem, mint egy olyan alkalmazás, mint az Asana. Gyorsabban szerezek helyet, és kevesebb időt pazarlok az esőben állva, várva egy autót.

Van egy másik eszköz, amelyet a BetterSnapTool néven használok, és ez ismét nem klasszikus termelékenységi eszköz. Három oszlopban állítottam fel a monitoromat, és a Windows Snap segítségével megnyomtam egy gyorsbillentyűt, és az összes Windows bepattan a helyére.

Itt is használjuk a Trello-t és a Slack-ot. Az Instacart-ot az irodában lévő élelmiszereinkhez használjuk. Az a tény, hogy senkinek nem kell aggódnia, hasznos, és valahogy eredményesebbé tesz minket.

JD: És mi lenne a legjobb gyakorlatokkal vagy a személyes termelékenységi szokásokkal?

JS: A napi naptárban elkezdtem blokkolni a naptári időt, hogy megbizonyosodjom arról, hogy a dolgok nem futnak át. Reggel felvettem a meditációt, hogy segítsek nullámra állni és megérteni, mi fontos.

Egy másik, nem szokatlan, a dolgok átruházása. Ez nem egy négy órás munkahét hangverseny, de van egy olyan személyiségem, amely arra készteti, hogy mindent magam csináljak. Tényleg befolyásolta az a figyelme, hogy alapértelmezés szerint szükség van a delegálás delegálására, ahelyett, hogy magam csinálnék magam.

Számomra ez a tudatosság keverése, az idő-bokszolás és a delegálás keveréke. Sokkal inkább békében vagyok, és a két vagy három dologra koncentrálom, amelyek minden nap fontosak. Alapítóként elvonhatja magát a társasággal kapcsolatos bármilyen kérdéstől, legyen szó befektetői kapcsolatokról vagy PR-lehetőségekről, így a felhatalmazás termelékenyebbé tette.

JD: Mennyi a személyzet?

JS: Tíz ember. A delegálás egyre könnyebb, de ez természetesen szuper kicsi egy vállalat számára.

JD: Igen, de a többi vállalkozó számára fontos tudni, hogy még ha nagyon kicsi csapattal is dolgozik, a delegálás továbbra is fontos.