Szerveződjön meg: hogyan lehet koncentrálni a személyes kanbánnal

Képzeljen el egy életen át tartó irányítási rendszert, olyasmit, ami könnyen megtanulható használni, rendben tartja a mindent, megakadályozza a többfeladatot, és segít elérni céljait. Ez a személyes kanban.

Bár a kanban egyre népszerűbbé válik az irodai környezetben zajló projektmenedzsmentben, az emberek alapvető ötleteket is kölcsönöznek tőle, hogy megszervezzék személyes életének aspektusait, az esküvők megtervezésétől kezdve a családi házimunkák kezeléséig. Tehát mi a személyes kanban, hogyan működik, és mit tud tenni az Ön számára?

Mi a Kanban?

A Kanban egy olyan munkamód, amely a japán autógyártó üzemekben kezdődött, és ma népszerű a szoftverfejlesztők és a professzionális szolgáltatásokban dolgozók körében.

Kártyákon, amelyekre információt ír, és táblán, amelyeken elrendezi a kártyákat. Ennek egyik oka annak, hogy népszerű a szoftver- és szolgáltatóiparban, azért, mert vizuális ábrázolást hoz létre valami számára, amely egyébként egyáltalán nem vizuális.

A Kanban szoftver táblával kezdődik. Gondolj rá úgy, mint egy táblára, ahol cetlik jegyzeteket. Ezeket a jegyzeteket kártyáknak nevezzük. A kártyákat tetszés szerint mozgathatja, bár a virtuális kártyák mindig szépen oszlopokba esnek. Hagyományosan az oszlopok balról jobbra vannak jelölve Teendők, Csinálás és Kész jelölések. Egyes eszközökben testreszabhatja az oszlopok célját vagy címkét.

A Kanban eszközök általában együttműködnek; oly sok ember fér hozzá ugyanahhoz a táblához és kártyákhoz. A kártyák az élet valamilyen szakaszában általában rendelkeznek egy megbízottval, akinek feladata a rájuk tartozó feladat elvégzése. A csapat minden tagja láthatja az összes kártyát vagy feladatot, ahol életciklusukban vannak, és ki felelős érte.

A személyes kanban átveszi a kanban néhány alapötletét, de a professzionális termelékenységre és az irodai munkára jellemző számos szabályt elhagyja vagy választhatóvá teszi. Attól függően, hogy mit tesz a kanban táblájába, megoszthatja azt családtagokkal, barátokkal, gondnokokkal, oktatókkal vagy esküvői tervezőkkel.

Néhány a piacon található kanbanalkalmazás között szerepel a SwiftKanban és a Trello, bár a Trello vezérigazgatója, Michael Pryor elmondta, hogy cégének szerszáma technikailag nem egy kanban fórum, hanem inkább nekik inspirálta.

Hogyan működik a személyes Kanban

A személyes kanban középpontjában annak látványképe van, hogy mindent meg kell kezelnie, és hogyan fog megtenni.

"A vizuális menedzsment különböző formái vannak, és a kanban egyik előnye, hogy korlátozza a folyamatban lévő munkát" - mondta Janice Linden-Reed, a LeanKanban Egyetem elnöke, egy olyan szervezet, amely a kanbanot szakembereknek tanítja és elősegíti annak használatát. "Lehetősége van a multitasking körüli problémák megoldására, és segíti az embereket abban, hogy összpontosítsanak, hogy ne legyenek túlterheltek. A dolog, ami a kanbákká teszi ahelyett, hogy csak egy munkaasztalra korlátozza a folyamatban lévő munkát és az áramlást."

Linden-Reed kifejtette, hogy a kanban inkább húzó, mint push rendszer. "Csak annyi munkát vállal, amennyit bármikor képes kezelni" - mondta. "Ha egyszerre csak három feladatot szeretne elvégezni, akkor megvan a három, és amikor elvégez egy, akkor a következőt is húzhatja. A korlátozott húzórendszerrel rendelkezik, amely segít koncentrálni és szervezett maradni." Más szavakkal: ha van Teendő, Csinálás, Kész beállítás, akkor a Teendő oszlopban soha nem lesz háromnál több kártya.

Amikor Pryorral beszéltünk a kanbanról és a személyes kanbanról, elmagyarázta, hogy társaságának, a Trellonak az a célja, hogy "valami nagyon egyszerűre desztilláljon, ami csak listák listája, ugyanúgy, mint egy táblázat. számcsoportot, és ha megváltoztat egy cellát, akkor megváltozik egy másik cellája. Ez csak egy módja annak, hogy vizuálisan rendezzük bármire gondolkodunk. " Ebben az értelemben a Trello nagyszerűen kezelheti személyes életét, mivel nem vonzza be az üzleti projekt menedzsmentjéhez készített kanbanalkalmazások struktúrájának és nyelvének használatába.

Miért működik a személyes Kanban?

A fő ok, amiért a kanban hatékonyan segíti az embereket a szervezésben, az arra készteti őket, hogy gondolkodjanak át minden, amit meg akarnak kezelni annak érdekében, hogy leképezzék egy kanban táblára.

Vegyük például a személyes kanban használatát családi házimunkák megszervezésére. Először ki kell kitalálnia, hogy mi lesz az oszlopok. Lehet, hogy teendők, csinálnak, készek, de ők is bonyolultabbak lehetnek. Egy Teendő oszlop helyett előfordulhat, hogy Napi, Teendő hetente és Havonta teendő van. Talán a hónap első vasárnapján a gyerek felelős azért, hogy egy házimunkát húzzon a havi oszlopból. Talán minden szombaton a partnere felel a heti két házimunkáért. Bármit is dönt, a folyamat írása a kanban táblába való feltérképezésével arra készteti Önt, hogy gondolja át, hogyan történik a munka természetesen, és hogyan akarja kezelni.

Linden-Reed személyes kanbánnal kezeli a házimunkát, amikor a lánya csak hat éves volt. A lánya ügynökséget adott és megtanította, hogyan kell egyszerre csak egy feladatot kezelni.

Tonianne DeMaria Barry a Személyes Kanban: Térkép munkája "Az élet navigálása" szerzője. Azt mondja, hogy a személyes kanban elbeszélést készít a munkáról. "A Személyes Kanban átalakítja munkánkat történetmá, rendszerré. Ez magában foglalja még a leg unalmasabb feladatokat is, és olyan játékmá változtatja őket, amely minden korosztály számára megfelelő és vonzó" - mondta nekem e-mailben. Amikor valaki felragasztja a teendők listáját a táblára, "a munka már nem független feladatok gyűjteménye, ehelyett események és lehetőségek sorozatává válik, amelyek egymásra hatással vannak, és egyikről a másikra folynak".

Személyes Kanban akcióban

Az egyik legjobb módszer annak megértésére, hogy a kanban hogyan használható a személyes élet szempontjainak megszervezésére és kezelésére, ha meghallja, hogy mások hogyan használják. Az alábbiakban talál néhány példát, valamint linkeket, amelyek tovább magyarázzák, hogyan működnek egy kanban rendszerben:

• esküvő tervezése és megszervezése
• borospince leltárának kezelése
• házimunkák kezelése (lásd fent)
• fantasy sportcsapat készítése
• ötletek mentése vakációra és utazásra (lásd az alábbi képet).

Ki részesítheti előnyben a személyes Kanban használatát?

Különböző emberek vonzódnak a különféle szoftverek felé, hogy segítsék őket szervezésükben. Megkérdeztem Linden-Reed és Pryor véleményét azokról az emberekről, akik jobban megfelelnek a kanbannak. Mindketten azt mondták, hogy a vizuálisan orientált emberek jól teljesítenek a kanbannal, majd hozzáadtak még néhány gondolatot.

"Linden-Reed szerint" bárki, aki túlterheléssel vagy minőségi problémákkal küzd, munkája során hiányzik a határidők, és akiknek problémái vannak az elvárások teljesítésével ", részesülhetnek a kanbanban.

DeMaria Barry megjegyezte, hogy az Aspergerben szenvedő gyerekek gyakran jól teljesítenek, amikor személyes kanbanot használnak. "A kinesztikus visszacsatolás és a szerotonin fokozása, melyet a kész oszlopban való munkájukba való bevonásból és látásból adnak, arra készteti őket, hogy inkább csak egy feladatra összpontosítsanak, vagy inkább csak a feladatra összpontosítsanak, " - mondta. Azt is mondta, hogy az ADHD-kkel küzdő gyermekek gyakran sikerrel járnak, mert "a folyamatban lévő munkahatár korlátozása arra készteti őket, hogy összpontosítsanak a feladatokra, ahelyett, hogy elvonják a figyelmet, ha sokat elkezdenek, de egyiket sem teljesítik".

Pryor azt mondta, hogy szinte mindenki jól alkalmazható a kanban számára, mert az megfelel ahhoz, amit gondolunk.

"Ha megnézi azt a módot, amellyel az emberek megpróbálják megszervezni az életét - ha egy számítógépet nézzen az egész Post-It jegyzetekkel, egy hűtőszekrényt az ajtón lévő jegyzetekkel, az emberek névjegykártyákat készítsenek és előttek tegyenek őket… nagyon térbeli memóriánk van "- mondta Pryor. "Az ötletek vizuális szervezése nagyon hasznos lehet az emberek számára."

További tanácsokért olvassa el ezeket a tippeket az írói jegyzetek megszervezéséhez, az ünnepi vásárlás megszervezéséhez, valamint a saját motiválásának trükköihez.