Tartalomjegyzék:
Az e-mail elpusztítja a termelékenységet, és szinte senki sem veszi észre, mennyire rossz. Az emberek által az e-mail programokban eltöltött idő megdöbbentő, napi közel 30 százalékig tart. Van azonban módja annak, hogy megbirkózzunk rajta. És valóban legyőzheti az e-mail problémát anélkül, hogy szükségszerűen csökkentené az e-mailben eltöltött összes időt. A megoldás, amelyet alább osztok, a probléma jobb megértésén alapul.
Az e-mail rosszabb, mint a Facebook
A kutatás szerint az e-mail a termelékenység szempontjából rosszabb, mint a Facebook, és a probléma az, hogy az emberek nem veszik észre, mennyi időt töltenek el az e-mailben.
Robby Macdonell, a RescueTime termékfejlesztési alelnöke egyetért azzal, amit lát és mit hall a felhasználóktól. A RescueTime egy időkezelő eszköz, amely nyomon követi azokat az alkalmazásokat és webhelyeket, amelyeket a számítógépén és a mobil eszközén használ. Ezután jelentéseket generál, amelyek megmutatják, hogyan tölti az idejét.
"Az egyik dolog, amit a RescueTime-re jelentkező emberektől hallunk:" Félek látni, hogy az adatok mit mondnak, mert nem akarom látni, hogy mennyi időt töltök a Facebookon vagy a Reddit-en. " Gyakran, egy héttel később, azt mondják: "Nem volt olyan rossz, mint gondoltam, de ó istenem, sok időt töltök e-mailben" - tette hozzá Macdonell.
Miért rossz az e-mail?
Akkor miért pontosan az e-mail? Egyes termelékenységi szakértők szerint ez azért van, mert az e-mail "munka a munkáról", nem pedig a tényleges munka. Egy másik, valószínűleg pontosabb érv az, hogy az e-mail folyamatosan megszakít minket. Az az idő, amelyet e-mailben töltünk, nem a probléma. Ez az idő, hogy a nap folyamán eloszlik.
Különösen a tudásmunkásoknak szükségük van folyamatos összpontosításra az igazán fontos munka elvégzéséhez. "A legtöbb ember az a fény, hogy az e-mail az a tevékenység, amely a nap folyamán ismételten elvonja Önt a kreatív gondolattól" - mondta Macdonell.
Mikael Berner, az EasilyDo vezérigazgatója, egy alkalmazás, amely automatizálja az életed apróbb aspektusait, ezzel segítve az idő felszabadítását, ha egy e-mailt többször elolvas, akkor túlterhelés és fárasztás történik. Ha egész nap ellenőrizzük az e-maileket, akkor valójában nem dolgozzuk fel az e-maileket, vagy nem foglalkozunk velük, és ezek a másodpercek felveszik a pazarolt időt. "Ha egy e-mailt nyit, akkor vagy csináljon valamit vele, például válaszoljon rá, vagy törölje, vagy küldje el. Ne is nyisson meg egy e-mailt, csak akkor tudja feldolgozni."
Sőt, a kommunikációs rendszereket úgy tervezték, hogy értesítsék Önt, ha új üzenet érkezik. "Mindig értesítést küldnek Önnek" - mondta Macdonell. "Egyre ritkább, hogy néhány percnél többet kapsz, mielőtt más tevékenységekbe vonulsz." Még ha nem is olvassa el az összes e-mailt, amely a beérkezett üzenetek mappába érkezik, a figyelme megoszlik, amikor értesítést kap arról, hogy új e-mail érkezett. És még akkor sem, ha nincs engedélyezve az értesítések, minden alkalommal megsérti a figyelmét, amikor ellenőrzi a beérkező levelek mappáját, hogy megtudja, valakinek megkísérel-e e-mailt küldeni egy sürgető ügyről.
"Nem olyan, mintha valaki idejének 30% -át a nap elején e-mailen töltik, majd a nap többi részét más dolgokra fordítanák" - mondta. "Nagyon szétszórt, ami azt sugallja, hogy folyamatosan félbeszakítasz."
Hogyan lehet küzdeni az e-mailekkel
Kikerülhet az e-mailekből és visszatérhet az igazi, kemény munkához. Néhány héten és öt egyszerű lépésben meg lehet csinálni.
1. Telepítsen egy időkövető programot, például a RescueTime vagy a Toggl programot, és hagyja nyomon követni, hogy mekkora időt tölt az e-mailben minden nap, és mikor. Győződjön meg arról, hogy az összes e-mail és csevegőalkalmazása pontosan van osztályozva kommunikációként.
2. Várjon kb. Két hétig, így elegendő adat áll rendelkezésre. Ezután véletlenszerűen válasszon egy dátumot, és nézze meg óránkénti jelentését. Jó állapotban vagy, ha a kommunikációs felhasználása a nap egy-két részére koncentrálódik. Rossz állapotban van, és változtatásokat kell végrehajtania, ha a kommunikációs alkalmazásai a nap folyamán apró szeletekre oszlanak, az alább látható ábra szerint.
A cél nem feltétlenül csökkenteni az e-mailben töltött órák számát. A cél az, hogy az e-mailek használata kevésbé terjedjen és koncentrálódjon, hogy jelentései így néznek ki:
3. A mintázata alapján azonosítsa a nap egy-két részét, amikor nem ellenőrzi az e-maileket. Sok ember számára a reggel, egészen a napi középszünet előtt kb. Egy órával, és a délutáni órákkal, amelyek kb. Egy órával kezdődnek a nappali szünet után, ideális időpontok. Ezekben az időszakokban zárja be az e-mail alkalmazásokat és blokkolja a webmail használatát egy olyan figyelmeztetés-mentes eszköz telepítésével, mint a StayFocusd. Ha rendelkezik RescueTime Premium fiókkal, az eszközeivel blokkolhatja a webmail elérését.
4. Hasonlóképpen válassza ki azt az időpontot, amikor ellenőrizni fogja az e-maileket. Tegyük fel, hogy az e-mailen kívüli fókuszidőszak 9:00 és 11:30 között van, az e-mail munkamenet pedig 11:30 és ebédidő közötti. Ha 11:10 óra van, és kísértésnek érzi magát, hogy ellenőrizze az e-maileket, könnyebb lesz elkerülni, ha előre meghatározott idő áll rendelkezésre, amikor kinyitja az e-mailt.
5. Ha paranoid, hogy sürgős és fontos üzenet érkezik munka közben, akkor állítson be VIP riasztási rendszert. Az iOS felhasználók már beépítettek egy e-mail alkalmazásba. Ha nem iOS rendszert használ, vagy olyan VIP riasztási rendszert szeretne, amely további lehetőségekkel és testreszabásokkal rendelkezik, próbálja ki az AwayFind alkalmazást. Mindkét esetben riasztást kaphat, például push értesítést küldhet telefonjára vagy akár szöveges üzenetet is, amikor egy nagyon fontos személy e-mailt küld Önnek. Ez azt jelenti, hogy csak akkor ellenőrizheti az e-maileket, ha értesítést kap, amely remélhetőleg ritkán fordul elő. Az összes többi e-mail várhat.
Egy másik trükk, amelyet személyesen használok, hogy késleltesse az e-mail alkalmazásom megnyitását, amint elkezdek dolgozni. Szeretem reggelenként telefonon átkísérni a munkahelyi e-maileket, csak hogy ellenőrizhessek-e valami igazán sürgető dolgot. A telefont azért használom, mert könnyebben tudom kikapcsolni, mint laptopom vagy asztali számítógépem, ha nincs semmi, amely azonnali figyelmet igényel. Ha olyan e-mailt látok, amely fontos, de nem sürgős, felvehetek egy csillagot. Ha ez valóban sürgős, közvetlenül a telefonról válaszolok. De mivel nem szeretek telefonon olvasni vagy írni, nem kísértésem, hogy bekerüljek más olyan e-mailekbe, amelyek nem igazán sürgõsek.
Az ilyen apró trükkök nagy haszonnal járnak, hogy elkerüljék az e-mailektől, és visszatérjenek a fontos munkához.
