Szerveződjön meg: tisztítsa meg a gmail-kapcsolatokat

- Hol van a címjegyzék?

Ez az egyik leggyakoribb kérdés, amelyet az új Gmail-felhasználók feltenek. Ha nagyon sok ember még csak nem is találja meg Gmail / Google névjegyét, akkor jobban gondolja, hogy a rendszer nem elképesztően intuitív vagy könnyen kezelhető. (A cikk során a Google Névjegyeket és a Gmail Névjegyeket felváltva használom, mivel valójában ugyanaz.)

Még ha tudod is, hogy létezik Gmail-névjegyek területe, nagy esély van arra, hogy az azonosíthatatlan e-mail címek és esetleg akár a telefonszámok katasztrófaövezete is - homályosan csoportosítva az Egyéb névjegyek csoportba.

Vállalkozásom Gmail-fiókjában több mint ezer bejegyzés volt az Egyéb névjegyek csoportban. Úgy döntöttem, hogy ez elfogadhatatlan, ezért elkezdtem tisztítani a Gmail-kapcsolataimat. Meg fogom osztani itt azt, amit tettem, amit megtanultam, és néhány alternatív megoldást, amelyeket javasolok használni, ha nem akarja zavarni a rendetlen Gmail névjegyeket.

Ez az utolsó lehetőség, valami más teljes felhasználásával, valójában az, amit ajánlok. A Google Kapcsolatok törlése sok kézi munkát igényel, különösen, ha több ezer "más" névjegyed van. Olyan nagyszerű alkalmazás és szolgáltatás található a kapcsolatok kezelésére, amelyek igazán jól működnek, és közvetlenül a Gmail-fiókjába illeszthetők, ha inkább ezt az utat szeretné megtenni.

5 Tények a Gmailről / a Google Névjegyekről

A Gmail névjegyei másképp működnek, mint sok más kapcsolatkezelő, így néhány alapelv ismerete óriási segítséget nyújthat. Íme öt tény, amelyek betekintést nyújthatnak:

• Hogyan juthat el a Gmail címjegyzékéhez? Ez a felület bal felső részén, a nagy levél alatt található. Kattintson a Levelezésre, és megjelenik a Névjegyek legördülő menü. Alternatív megoldásként jelentkezzen be a Google-ba és lépjen a google.com/contacts oldalra.
• Amikor válaszol (beleértve az „Összes válaszol”) vagy egy e-mail továbbítását, a Google automatikusan hozzáadja a szálakban szereplő személyeket és mindenkit a névjegyek listájához, hacsak nem kapcsolta ki ezt a funkciót. Ezenkívül, ha Android-eszközt használ, a Google Névjegyzék tartalmazhatja a hívott telefonszámok listáját is, attól függően, hogy a fiókod hogyan van az eszközön konfigurálva.
• A Google Névjegyek tartalmaznak egyesítési eszközt, de nem mindig működik, vagy úgy néz ki, ahogy várták (erről bővebben később).
• A Google Névjegyek mind a Gmailből, mind a Google + -ból (csoportok és körök) levonják az osztályozási információkat, de nem szinkronizálnak, bár néha úgy tűnik, hogy kellene.

Most nézzünk meg néhány tippet és útmutatást a Google Névjegyek tisztításához.

A Google Kapcsolatok törlése

A kapcsolattartók és a körök megértése

Miután belépett a Google Névjegyekbe (ismét kattintson a bal felső sarokban lévő E-mail logóra, és válassza a Névjegyek lehetőséget), az első figyelme felhívja a figyelmet a bal oldali sínben megjelenő listákra.

Mint látható fiókomban, számos elsődleges szakaszom van: Saját névjegyek, Körök, Leginkább kapcsolatba hozott és Egyéb Névjegyek. A Saját névjegyek és a Körök alcsoportokat tartalmaznak. A csoportnév utáni zárójelben megadott szám azt jelzi, hogy hány ember van abban a csoportban.

A Saját névjegyek olyan emberek a Gmailből, akiket névjegyként adtam hozzá . A Körök olyan emberekkel kapcsolatos információk, amelyeket ismersz és követtek a Google+ szolgáltatásban, és nincs semmi köze az e-mailekhez. Ha megtekinti a Gmail-névjegyekben szereplő emberek listáját (használja a keresősávot, hogy megtaláljon mindenkit, akit Smithnek neveznek), akkor azt is megnézheti, hogy ezek az emberek a Google + -köreiben vannak-e, mivel ez az információ a nevük joga. Tehát van némi átfedés a kapcsolattartói csoportok és a körök között, de nem sok, bár a köreidben szereplő emberek teljes mértékben megjelennek a Google névjegyekben.

Megzavarodott még?

A leginkább a 20 legfontosabb személy, akivel a legtöbb e-mailt cserélték, még akkor is, ha csendben állt egy szálon. Más szavakkal: nem az emberek, akikkel a legszükségesebben e-mailt küldenek, és nem is az utóbbi idő, mivel az e-mailek teljes története során foglalkozik. Három évvel ezelőtti ex-tagja még mindig nagyon jól bejuthat a 20 legjobb közé.

Ez az utolsó Egyéb csoport mindenki más a Gmailből (és valószínűleg az Ön Android-eszközéből, amint már említettem korábban), amellyel valaha kapcsolatba lépett.

Keresse meg és egyesítse

Véleményem szerint a legjobb cselekvési módszer az, ha a Más névjegyek csoportjában (vagy az összes Google névjegyzékben az összes Google Névjegyzékben található másolatokat) megkeressük és összevonjuk őket.

Kattintson az Egyéb névjegyek elemre, majd az oldal tetején válassza a További elemet, és a legördülő menüben válassza a Másolatok keresése és egyesítése lehetőséget. Megjelenik egy összefoglaló, amely lehetővé teszi a lehetséges egyesülések részleteinek áttekintését a művelet elfogadása előtt. Ellenőrizze, hogy ezen a listán nem talál-e általános neveket, amelyek valójában két különböző ember lehetnek.

Most, ha ez a lista hihetetlenül, túlnyomórészt hosszú, akkor törölnie kell és újra kell tennie a keresés / egyesítés funkciót a kapcsolatok kisebb alcsoportjában. Csak kiválaszthat egy másik alcsoportot a bal oldali síntől, vagy kereshet, például kereshet domain alapján (pl. Az összes e-mail címet a pcmag.com webhelyen keresi). Akárhogy is, ez egy kezelhetőbb szelettel rendelkezik a lehetséges másolatokról, amelyeket felül kell vizsgálni. Ismételje meg szükség szerint.

Nézze meg a Google hivatalos útmutatásait a kapcsolatok megtalálására és egyesítésére a részletekért.

Embercsoportok hozzárendelése, részletek hozzáadása

Alig az Egyéb névjegyek bejegyzés alatt látható az Új csoport. Ha névjegyeit különböző csoportokba szeretné besorolni, ez a Google Kapcsolatok következő területe, amelyre fel kell hívnia a figyelmét.

Ha valaki bármelyik csoportba tartozik, fel kell vennie őket a Saját névjegyzékbe. Így van.

Ha csoportokat szeretne felvenni csoportokba, használja a gombot, rajta három fej ikonjával. Innentől ez teljesen magától értetődő, de a részletekért lásd a Google Címjegyzék szerkesztési útmutatóját.

Még nem értékesítettem azokat a csoportokat, amelyek valóban értékesek, mivel csak korlátozott mértékben használtam őket, de előre láthattam néhány forgatókönyvet, ahol hasznos lehet. Az egyik csoport, amelyet például összeállítottam, a Tech Company vezetői. Ha valaha határidőn vagyok, és kétségbeesetten akarok árajánlatot, az biztosan segít megtudni, hogy a mûszaki iparban kikkel mûködtem múltban közvetlenül (szemben a PR-társaságon keresztül történõ csatlakozással).

Ha korlátlan időm lenne (ki csinál?), Komolyan felfújnám az egyének „jegyzetek” részét. Kattintson a névjegyzékben szereplő bármely személyre, és hozzáadhat tipikus címjegyzék-információkat, valamint fotót és megjegyzéseket.

Személyes Gmail-fiókomban hasznos lenne részleteket hozzáadni a PR-szakemberek számára, mivel e-mail címeik és még a korábbi kommunikáció sem mindig segítenek abban, hogy kitaláljam, hogy képviselnek-e egy vállalkozást vagy terméket, amelyet meg kell vizsgálnom.

Kapcsolja ki az Auto-Add funkciót

Ha a Más névjegyek listájának megismerése után rájössz, hogy ez többnyire szemét (általános "" címek és ilyenek), javaslom az automatikus hozzáadási funkció kikapcsolását.

Lépjen a jobb felső sarokban lévő fogaskerék ikonra, és válassza a Beállítások lehetőséget. Maradjon az Általános lapon, és görgessen lefelé és keresse meg a „Névjegyek létrehozása az automatikus kitöltéshez” elemet (ez kettő a profilképe alatt).

Érdekli más alkalmazások és szolgáltatások?

Tegyük fel, hogy miután elolvasta ezt az információt, úgy dönt, hogy nem használja a Google Névjegyeket. Nem hibáztathatlak téged. Itt található néhány további hely a címjegyzék megőrzéséhez, amely lehetővé teszi, hogy automatikusan megragadja és hozzáadjon információkat a Google Névjegyzékből.

LinkedIn és LinkedIn kapcsolatok. A saját címjegyzék kezelése során az az igazi probléma, hogy nehéz naprakészen tartani az információkat. Nem vagyok felelős a munkacím és az e-mail cím frissítéséért, amikor munkáltatót vált. Ez rajtad áll, haver. És ezért szeretem a LinkedIn-t címjegyzékként. Sokkal könnyebb friss információkkal rendelkezni, ha az összes kapcsolattartó felelős a karbantartásért.

A LinkedIn nagyon jól működik abban, hogy segít megtalálni a kapcsolatokat és az alapvető információkat, de a LinkedIn kapcsolatok nevű speciális alkalmazás egy kicsit tovább megy ezen a vonalon.

Ha összekapcsolja LinkedIn-fiókját a Gmaillel, az online professzionális hálózati webhely a Google-on megtalálható információk alapján ajánlja az „esetleg ismerős embereit”. Vannak, akik igazán utálják ezt, de ez értékes lehet, attól függően, hogy milyen éles a LinkedIn-fiókod.

A fordítóoldalon lehetősége van arra is, hogy exportálja a LinkedIn kapcsolatait, majd importálja őket a Gmailbe.

iOS névjegyek. Ha iPhone vagy iPad felhasználó, akkor szinkronizálhatja a Google Névjegyeket az iOS-eszközével, hogy az Apple Névjegyzék alkalmazását csak elsődleges címjegyzékként használhassa. Az utasítások kissé eltérnek a Google Apps-felhasználók számára.

EasilyDo és iOS. Az iOS-kapcsolatok kezelésének másik módja a EasilyDo alkalmazás és az új (fizetett) szolgáltatás, azaz a Catch All Contacts nevű szolgáltatás. A Catch All Contacts futtatásakor az EasilyDo beolvassa az e-mail elmúlt két évét az üzenetek törzséből származó elérhetőségi adatokkal, és elmenti az iOS Contacts alkalmazásba. Bár a EasilyDo alkalmazás ingyenes, ez a szolgáltatás e-mail fiókonként 39, 99 USD (egyszeri) költségeket jelent. Sajnos a szolgáltatás nem érhető el az Android felhasználók számára. a Easily for iPhone és az EasilyDo for Androidról a saját véleményükben.

Kitöltő. Webes és mobilalkalmazások A Cloze egyesíti az összes beérkezett mappát, valamint a közösségi média hírcsatornáit, és érdekes információkat szerez a kapcsolatokról is. Nem pontosan egy kapcsolatkezelő, de támogatja a régi jó Gmailt. A Cloze azonosíthatja az Ön számára fontos embereket (így fellendítheti ego-ját, ha szereti a Facebook-hozzászólásaikat), valamint azokat az embereket, akikkel kapcsolatba veszti Önt. Mint mondtam, ez nem pontosan egy kapcsolatkezelő alkalmazás, de nagyon ügyes ahhoz, hogy betekintést nyújtson a Gmail, a Yahoo Mail, a Twitter, a Facebook és más online fiókok közötti kapcsolatokba.

A névjegyek kezelésével kapcsolatos további tippekért lásd: Szervezés: 7 névjegyzékbe vétel automatikus módja. És ha készen áll a Gmail beérkező levelek mappájának áttekintésére, olvassa el a 30 Gmail-tippet, amelyek segítenek az e-mailek meghódításában.