Ha azon dolgozik, hogy megszervezze és megtisztítsa a digitális életet, akkor biztosan kidolgozott egy stratégiát a papírmentes működéshez. Valószínűleg azt is felfedezted, hogy ez nem olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik. Bizonyos típusú papírok, például az egyedi dokumentumok és a nyugták, elég könnyen digitalizálhatók bármely régi szkennerrel. De vegyen be egy 63 névjegykártyát a legutóbbi konferenciájából, vagy egy dobozt a beolvasni kívánt régi receptekről, amelyek magazinoktól szakadtak meg vagy még mindig kötődnek a könyvekhez, és egy teljesen más problémával foglalkozik, amelyre Ön képes Nem oldhatja meg ugyanazzal a régi szkennerrel.
Nem feladat az MFP számára
Például otthon van egy hatéves többfunkciós nyomtatóm és síkágyas lapolvasóm. El tudom képzelni, hogy sok más ember is birtokol valamit ezen a vonalon. Az egyszeri feladatokhoz, például az optometristától kapott legutóbbi nyugtám digitalizálásáig, hogy az egészségügyi igényt nyújtson be, ez jól működik.
De ez nem gyors. És az adagolás funkció soha nem működött elég jól, tehát nem tudok beolvasni a papírkötegeket. Ráadásul ez egy gitt színű szörnyűség, amely hatalmas lábnyomot foglal el a szekrényemben (soha nem találtam jobb helyet ehhez).
Ha az eszközök nehézkes, csúnya és megbízhatatlanok, nem használjuk szinte annyit, amennyit csak tudtunk. A puszta erőfeszítés őket gond nélkül érzi. Ha át akarja keresni a papírmentes életet, akkor valóban szüksége van egy olyan szkennerre, amelyet szeretsz, és amelyet kifejezetten a papírmentes élet megéléséhez készített.
Speciális szkennerek
Szerencsére van egy egész sor szkenner (és az alkalmazások, amelyekkel együtt vehetjük magukat) pontosan erre a célra. Kompakt és hatékony, és számos olyan szkennelési feladatot tudnak kezelni, amelyekkel a otthoni felhasználók és a nagyon kis vállalkozások gyakran találkoznak.
Noha nem szeretem a nehézkes MFP-jét, nagyon lelkes vagyok a mai piacon található szkennerek közül. Ők jobban világolnak a szkennelésen, mint a hatéves MFP, és gyorsak is. Néhány szkenner emellett kényelmesen exportálja a szkennelést olyan helyekre, ahol valóban meg szeretné őrizni, például a Dropbox, az Evernote és más felhőalapú tárolási szolgáltatásokat - nem pedig az alapértelmezett mappát a Windows vagy a Mac számítógépen.
Az utóbbi időben két szkennerrel kísérleteztem, amelyek igazán felhívták a figyelmet. Mindkettő ideális otthoni használatra, és akár kis kisvállalkozások számára is megfelelő lehet. Ezek a NeatDesk szkenner és a Fujitsu ScanSnap iX500. (A Neatnek valójában van egy újabb NeatConnect nevű modellje, amelynek érintőfelülete van, de személyesen jobban ismerem a másik modellt.)
Fujitsu ScanSnap
Amit a Fujitsu ScanSnap kapcsán kedvelem, az lehetővé teszi, hogy mindazt, amit beolvasott, exportáljon az Evernote, a Dropbox, a Google Drive, az e-mail (mellékletként), a SugarSync és más helyekre, amelyekre valószínűleg a végső kimenetet húzza.
Beolvastam egy halom névjegykártyát (nagyon utálom a névjegykártyákat), és elküldtem őket az Evernote-ba, ahol gyorsan beillesztem őket a Névjegyzék nevű jegyzetfüzetbe, és megfelelően megcímkézem, megjegyeztem és egyébként kezeltem őket. Néhány névjegykártya különböző vastagságú és vastagságú papír volt, de a lapolvasó még nem csuklott meg. Ez a lapolvasó használatának ereje, amelynek célja, hogy elősegítse a papírmentes működést.
A ScanSnap használatával azt tapasztaltam, hogy amikor a névjegykártyák beolvasása történt az Evernote-ba, el kellett forgatnom őket, és megfelelően megnevezni őket. (Az Evernote mindazonáltal végrehajthat OCR-t minden beolvasott elemnél, így a szöveg kereshetővé válik, bár ez egy kép.)
A ScanSnap legkedveltebb aspektusa azonban az, hogy összecsukható, hogy csökkentse a helyet. Szeretnivalo.
NeatDesk
Eközben a NeatDesk vonzó megoldás, ha hajlandó teljes mértékben vásárolni a Neat környezetbe. A felhőalapú tárolási megoldás, a NeatCloud és a Neat mobilalkalmazás használata mellett a cég egyik szkennerén kívül valóban szorosan összefűzött eredményeket kap. A Neat környezet sokat tesz a beolvasott űrlapok automatikus besorolására - különösen az adódokumentumokra. Havi díjat kell fizetnie a NeatCloud darabért, és az árak havi 5, 99 USD-tól kezdődnek.
A NeatConnectnek, amelyet csak néhányszor használtam, van egy érintőképernyő-felülete, amely, akárcsak a ScanSnap, lehetővé teszi a dokumentumok küldését közvetlenül a felhőalapú tároló tárolókba, például a Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive és az Evernote.
A kényelem kulcsfontosságú
A NeatDesk volt az első szkennerek, melyeket valaha használtam, és amelyek arra koncentráltak, hogy a háztartások és a kisvállalkozások segítséget nyújtsanak a papírmentesnek, és nagyon lenyűgözött, hogy milyen gyorsan szívja be és köpte ki papírkötegeket. Különféle papírokat tölthet be az adagolóba, mivel vannak nyílások dokumentumokhoz, nyugtákhoz és névjegykártyákhoz, és a gép egyszerűen feldolgozza az összes nyalásos felosztást.
A ScanSnap ugyanolyan élénk és lenyűgöző. Szeretem, hogy csak dokumentumokat dobjak be, és bízom benne, hogy a jól megtervezett gépek könnyedén átjuttatják őket a szkennerbe.
A Neat automatizál néhány további dolgot, mint a ScanSnap, például a forgó képeket. De a ScanSnap olyan szoftverrel érkezik, amely felhasználható ugyanazon eredmények elérésére, és bizonyos esetekben sokkal többet tesz. Csomagomban volt az ABBYY Fine Reader, az egyik legerősebb OCR program. Az Adobe Acrobat programmal együtt jött, mert mindenféle dolgot elvégezhet a PDF-fájlokkal, amelyeket mindig meg kell tennie, de az ingyenes Adobe Reader nem tudja.
Mindketten nagyon képesek. Ha véletlenül sokat tud a szkennerekről, akkor valószínűleg azt akarja tudni, hogy a ScanSnap valamivel másképp működik, mint a legtöbb más szkenner, mivel nem használ szokásos illesztőprogramokat. Kicsit elolvashatja a PCMag a ScanSnap Evernote Edition részletes áttekintésében, amely meglehetősen hasonló az iX500-hoz. De ha műszakilag kevésbé hajlamos, akkor csak annyit kell tudnia, hogy gyorsan működik, kiválóan néz ki a képernyőn, és elküldi a beolvasott dokumentumokat oda, ahová kívánja.
A hazautazás lényege: Ha papír nélkül szeretne menni, és ahhoz, hogy a papírmentes legyen az életmód része, olyan eszközre van szüksége, amelyet nem utál. Jól kell kinéznie. Gyorsan működnie kell, a korábbi papírját könnyen oda kell helyeznie, ahol könnyedén megtalálhatja, és meg kell keresnie a tartalmazott szöveget. Annak ellenére, hogy néhány száz dollárba kerülnek, a speciális szkennereket érdemes megvenni, ha elkötelezett amellett, hogy papírmentesen dolgozzon. Az MFP nem fogja csökkenteni.
