Szervezés: 5 lépés a hatékonyabb munkanapokig

Valószínűleg tudja, hogy jobban ki tudja használni a munkájában töltött idejét. De hogy csinálod?

Néhány trükk van a termelékenység javításához, és az alábbiakban ismertetett öt lépés pontosan elmagyarázza, hogyan juthat el oda.

Ez nem könnyű. Ahhoz, hogy valóban termelékenyebb ember legyen, a szokásokat ápolnia kell, ahelyett, hogy a gyorsjavításokra támaszkodna. De van néhány dolog, amit megtehetsz, hogy segítsd magadnak az új szokások felvételében. Azt is találja, hogy számos mobilalkalmazás, szoftveralkalmazás és tech-szolgáltatás található, amelyek elősegítik a termelékenyebb munkanap felé vezető utat.

1	Térképezze fel a termelékenységi ciklust

A munkatermelékenység növelése érdekében a legfontosabb dolog az, hogy először megismeri a termelékenységi ciklust. A nap folyamán mindenkinek van olyan alkalma, amikor képes összpontosítani, és más esetekben, amikor figyelmük csökken. Bár mindenkinek megvan a saját legjobb órája a munka elvégzéséhez, "a legtöbb ember számára a legtermékenyebb órák a nap első dolgai - nem az első felébredéskor, hanem viszonylag korán" - mondja Dan Ariely, viselkedési közgazdász és a Duke professzora. Egyetemi. Ariely iránt érdeklődik, hogy kitalálja, hogyan lehet a mobil alkalmazásokat használni a személyes önfejlesztéshez. "Például" - tette hozzá -, a reggeli e-mail küldés általában pazarlás, mert a reggeli percek értékesebbek. " Nem minden perc van egyenlő.

Az első lépés a magas és alacsony termelékenység, illetve a magas és alacsony kapacitás periódusának kiderítése, amint Ariely inkább felhívja őket.

Noha sokan azt gondolják, hogy tudják, mely napszakok vannak a legjobbak és a legrosszbak, ezt nem befolyásolni. A RescueTime messze a legjobb eszköz, amelyet találtam a termelékenységi ciklus kiszámításához. A RescueTime egy kis asztali alkalmazás, amely rögzíti, hogy mely programokat használ és milyen webhelyeket látogat meg egész nap, és mennyi ideig. Osztályozza azokat a különféle alkalmazásokat és webhelyeket (nagyon produktív, produktív, semleges, zavaró vagy nagyon zavaró), és jelentést készít arról, hogyan tölti az idejét. Például a közösségi oldalak alapértelmezés szerint "nagyon figyelmesek". (Bármely webhely és program átsorolható, ha az alapértelmezések nem pontosak.) A termelékenységi ciklusról sokat elmondhat azáltal is, hogy figyeli a feladatok cseréjét.

Azt javaslom, hogy a jelentés elemzése előtt legalább egy hétig használja a RescueTime alkalmazást. Próbálja meg használni, anélkül, hogy megváltoztatná a szokásos viselkedését. A lényeg nem az, hogy egy hétig mint modell alkalmazott vagyok. Ki kell derítenie, mikor vannak a természetes pillanatok a magas és alacsony kapacitás elérésére.

Ha van valamilyen adat, nézd meg a napszakot, amikor egy jó darab időt (40 perc vagy több) töltöttek egy, nagyon eredményes feladathoz. Most keresse meg azokat a napszakokat, amikor kevésbé volt produktív, gyorsan váltott a különböző feladatok között, vagy hosszabb időt töltött a figyelemelterelésen.

Például leginkább 9 és 11 óra között vagyok a középpontban. Ekkor csökken a termelékenység. Ebédkor általában nagyon zavart vagyok. Néha, de nem mindig, van egy másik erős periódusos délutánom, de ez nem megbízható.

A következő lépés annak ismerete, hogy mit tegyünk ezzel az információval.

2	Változtasd meg a rutinod

Miután megismerte a termelékenységi ciklust, meg kell változtatnia a rutinját, hogy illeszkedjen hozzá.

Például kezdje el az ülések ütemezését olyan napszakokra, amikor alacsonyabb a fókusz. A találkozók ritkán megkövetelik tőlünk, hogy a legjobb tudásunk legyen. Tehát például tegye szokássá, hogy soha ne vegyen reggeli találkozókat, ha reggel van a termékeny idő.

Ezzel szemben a legfontosabb, nagy hangsúlyt fektető feladatokat a napszakban kell elvégeznie, amikor az elméd a legjobb. Gyakran nem ütemezzük a legfontosabb munkánkat. Csak akkor érjük el, amikor tudunk. Ez rendben van, mindaddig, amíg szokásossá teszi, hogy ezt a napszakokban tedd, amikor igazán tudsz koncentrálni.

Mivel a legtöbb ember korábban nagy hangsúlyt fektető feladatokat tud elvégezni, megszokja, hogy csak azokat a programokat indítsa el , amelyeket ezekre a feladatokra használ a termelékenység csúcsideje alatt. Például, ha az e-mail nem túl eredményes az Ön számára, akkor ne nyissa meg. Csak ne indítsa el a programot. Ha valóban ellenőriznie kell e-mailjeit, akkor tekintse át a mobiltelefon vagy táblagép beérkező leveleit, majd helyezze el, hogy visszatérhessen azokhoz a feladatokhoz, amelyek valóban figyelmet igényelnek.

Mi van, ha nagy termelékenységgel járó munkájának nagy része a böngészőben történik, de a legnagyobb időveszteség is ott van? Van néhány trükkö az ilyen zavarók minimalizálásához. Kezdetként az aktív fület teljes képernyős módba állíthatja. Ez segít megtartani a feladatot. Telepíthet böngésző plug-ineket és bővítményeket is, amelyek kizárják Önt a megadott webhelyekről. Kedvencemet StayFocusd a Chrome-nak hívják. További javaslatokat találhat a cikkben arról, hogyan lehet koncentrálni.

3	Nézze át napját minden nap

Újabb változás a rutinban: Szokássá tenni, hogy mindig felülvizsgálja a napját, mielőtt elkezdené. Nézze át elsőként a naptárát és a tennivalók listáját, hogy ne kerüljön őrbe a két héttel ezelőtt tervezett 15:00 -es találkozóra. Legyen az első csésze kávéja vagy ingázik, az egyetlen pillanat (és mindennap ugyanazon pillanatnak kell lennie, hogy szokássá váljon) egész nap áttekinti a tervét, valóban változást jelent.

Hogy új szokást teremtsen a napi mindennapi áttekintésről, könnyebb mondani, mint megtenni. Az egyik mobilalkalmazás, amely emlékeztetheti Önt, az Any.Do, amely rendelkezik az AnyDo Moment nevű funkcióval. Az AnyDo Moment kellemes hangjelzést játszik, és minden hétköznap ugyanabban az időben értesítést küld, mondván, hogy ideje áttekinteni a napot. Az alkalmazás ezután felsorolja a naptárban és a teendők listájában szereplő mindent, és megkérdezi, hogy megtartja-e az ütemezésben, vagy átteszi-e egy másik napra.

4	Ütemezési szünetek

Vedd szünetbe. És nem csak egy szünet ebédre. Az elmédnek frissítenie kell magát, ha a legtermékenyebb személy leszel, aki lehet.

Hatalmas rajongók vagyok a fitnesztevékenység-nyomon követőknek, és néhányuk közül, amelyeket szeretek, egyik jellemzője egy csendes riasztás. Beállíthat egy riasztást, amely miatt a fitness sáv bizonyos napszakban, csendesen rezeg. Szeretem 4-kor élesre állítani, amikor tudom, hogy be kell tartanom egy szünetet, azt hiszem, szükségem van rá vagy sem. Még akkor is, ha kiszállok a székemből, hogy elmenjek a konyhába, és kimosom a kávéscsészém, elegendő ahhoz, hogy egy kicsit távolítsam a szemem a számítógép képernyőjétől.

Egyes tevékenységek nyomkövetőinek tétlen figyelmeztetések is vannak. Ezek a riasztások rezgést okoznak, ha egy ideig, általában egy órán át ültek. Úgy tervezték, hogy emlékeztesse Önt, hogy kelj fel és mozog, de szerintem ugyanolyan értékes emlékeztető, mint két percre történő munkavégzés és szünet. Telepíthet egy break alkalmazást is, egy könnyű programot, amely emlékeztet arra, hogy szünetet tart, és rövid időre akár ki is zárhatja a számítógépről a probléma kikényszerítése érdekében. Kedvencünk egy TimeOut Free nevű Mac alkalmazás.

A Windows, Mac és a böngészők számára egy másik jó változat a Focus Booster.

5	Soros napvégi házimunkák

Képzelje el, hogy a nap csak úszva megy végbe. Aztán 16:40 eltalálja. Próbálsz elfoglalni. Úgy érzi, hogy az örökkévalóság elmúlik! Akkor ismét az órára pillant, és 16:42 van

Milyen gyakran vesztegeti el azokat a 20 percet a nap végén? Hány órával egyenlő egy hónapban? Ez az idő mekkora részét költi közösségi oldalakon vagy sms-en a barátaiddal?

Vedd ki ezt a szokást azáltal, hogy felsorakoztatsz néhány nap végén elvégzendő házimunkát. Próbáljon meg valami olyat csinálni, amit szeretsz csinálni, de ez elfoglalt munka lehet. Néhány példa a következő:

• iratok
• a régi e-mailek nyomon követése
• ürítse ki a számítógép gyorsítótárát
• törli a böngésző előzményeit
• visszatérő telefonhívások
• törölje le a port és a morzsákat az asztalról, a billentyűzetről és a monitorról.

Ha van egy rövid lista a lehetőségekről, amelyek a nap végén elvégezhetők, akkor valószínűbb, hogy valamelyiket megteszi. Jegyezze fel a naptárba, vagy akár hagyjon öntapadó jegyzetet az íróasztala közelében, néhány ötletet emlékeztetőként szolgálva. Gyere pénteken 16:45, szemed valószínűleg odakúszik hozzájuk. További források