Szervezzen: 10 digitális tisztítási projektet az új évre

Ha kihangsúlyozta az összes digitális fénykép állandó átszervezésének szükségességét, vagy azért, mert ugyanazt a jelszót használta az összes online fiókjához, és tudod, hogy ez egy rossz ötlet (az), miért ne hagyna félre egy időt Új Év napja, hogy a kacsait egymás után megkapd?

Az újévi határozatok hagyományosan a rossz szokások megszüntetéséről vagy az új, pozitív szokások elindításáról szóltak, de úgy gondolom, hogy az újév ideális idő a szervezeti projektek kezelésére. Egyes kultúrákban az újév ideje egy teljes "tavaszi takarítás", a szemét megtisztítása, a kanapé eltávolítása a falról, hogy porszívózást végezzen, és törölje le az alaplapokat. Lehet, hogy nem töri meg annyira az izzadságot, amely megtisztítja a digitális életet, de ugyanolyan kifizetődő is lehet.

Íme tíz népszerű digitális tisztítási projekt, amelyet érdemes megválaszolni az újév napján, és néhány tipp a végrehajtáshoz.

1

Ha egész napos e-mail tisztító sprintről álmodozott, január 1. lehet a szerencsés nap.

Attól függően, hogy hány száz vagy ezer e-mailt kell feldolgoznia, javasolok néhány különböző taktikát.

Az egyik az, hogy "söpörni" kell. Ez a legegyszerűbb és leghatékonyabb módszer a rendetlenség ömlesztett feldolgozására, és egy boldog kiindulási hely megtalálására az e-mailek tényleges kezeléséhez. Kövesse az én útmutatásaimat, hogy itt hogyan lehet megsemmisíteni a postaládáját. (És ha a "zéró beérkezett üzenetek" elérhetetlen számnak tűnik, akkor csak egyetlen üzenetoldalra készítsen üzenetet. Ez egy ésszerűbb cél.)

Egy másik lehetőség, amelyet mindenkinek ajánlom, akik sok kéretlen e-mailt kapnak, amelyeket egyszerűen nem kell látniuk, ha a SaneBox használatát havonta kb. 6 dollárba kerül. A SaneBox 14 napos ingyenes próbaverziójának futtatásakor (nincs szükség hitelkártyára - woo hoo!), Látni fogja, mennyire gyorsan elemez a nem elengedhetetlen e-mailt a beérkező levelek mappájából, hogy segítsen koncentrálni a fontos dolgokra. A SaneBox nem jó megoldás azok számára, akik várják, hogy sok kéretlen levelet küldenek például potenciális új ügyfelektől vagy álláskeresőktől.

2. Leiratkozás az e-mail listákról

Ha megszelídítette az e-mail postafiókját, akkor ezt is meg szeretné őrizni.

Érintse meg a "leiratkozás" gombot, állítson be szűrőket a hírlevélhez és a marketing e-mailekhez, és megtanulja, hogyan lehet visszalépni a munkatársak e-mail szálairól (ez az "elhanyagolás" gomb az Outlookban, és feltétlenül olvassa el az elvégzett tevékenységeket, és tanulja meg okosan használni).

Ha azonban csökkenti a nem kívánt e-maileket, ne feledje, hogy a most végzett munka jó lesz a jövőben is.

Ha saját szabályokat állít fel az üzenetek szűrésére, akkor a teljes irányítást megőrzi, ám ez sokáig is eltarthat, hacsak nem használ e-mail szolgáltatást nagyon hasznos beépített eszközökkel az Outlook.com és a Hotmail szűrésére. rendkívül hasznos szolgáltatások.

Ha inkább szeretne segítséget kapni, akkor az RemoveMe for webmail működik úgy, hogy egy "leiratkozás" gombot helyez az üzenet előnézeti nézetébe, így nem kell megnyitnia őket a levelezőlistából való kilépéshez.

Az előfizetési levelek csökkentésének automatizáltabb módja az Unroll.me szolgáltatás használata, amely elősegíti a marketing levelek leiratkozását, vagy az egyesítéseket.

3. Konszolidálja a digitális fényképeket

Lehet, hogy egy teljes fotószervezeti átalakításról álmodozik. Összevonja a fényképeit egy szolgáltatásba (pl. Töltse le az összes Facebook-fotódat vagy Instagram-képét, majd adja hozzá őket a Flickrhez vagy a Dropboxhoz vagy egy külső merevlemezre), valamint megfelelő címkéket és feliratokat adjon hozzá a képek készítéséhez. könnyebb megtalálni és megosztani később.

Ennél is fontosabb: feltétlenül hozzon létre egy új munkafolyamatot a jövőben. Szabályokat állíthat be arra vonatkozóan, hogy miként adhat hozzá fényképeket a központi helyhez időben, amikor új képeket készít, és végezzen szerkesztést (kivágás, rossz képek törlése, címkék és feliratok hozzáadása) ugyanazon a feltöltési folyamat során.

4. Kövesse nyomon munkáját munkahelyén

A legtöbb ember termelékenyebb és jobban szeretne munkáját jobban elvégezni, mint jelenleg. Produktív maradok és ellenőrzem a munkámat azáltal, hogy naplózom azt, amit tettem és mit fogok csinálni. Nagyon egyszerű táblázatokat használok a nyomon követéshez, bár sok nagyszerű eszköz létezik mind az solo, mind az együttműködéshez, Asana csak egy.

Amikor naplózza a függőben lévő és a befejezett feladatokat, egyértelmű képet ad arról, hogy mit kell tennie, valamint az elvégzendő tevékenységeket is, ami akkor hasznos, ha valami munkahelyen meg kell indokolnia, például további források vagy promóció.

5. Frissítse a jelszavait

A PCMag.com-ra írt időben az első számú tanács a technológiával kapcsolatban, amelyet mindenkinek megkaptam, a „Get a jelszókezelő!” Megkönnyítik az életed, és segítenek megőrizni személyazonosságát. Ráadásul a legjobb jelszókezelők közül sok ingyenes.

Miután rendelkezett egy jelszókezelővel, frissítheti az összes jelszavát, és egyedivé teheti őket, és bárki számára nehezen feltörhető. Nemrég tisztítottam meg közel 200 jelszót öt 30 perces ülésen. Hadd mondjam el neked, az a lelki nyugalom, amiből kikerültem, megéri az erőfeszítést.

6. Tisztítsa meg a számítógép rendszerét

Ha nem tudja, hogyan kell megtisztítani a számítógépet, ne aggódjon. Nem kell. Csak annyit kell tennie, hogy telepít egy kis darab szoftvert (és néhány tökéletesen ingyenes), és hagyja, hogy a rendszer megtisztítsa az Ön számára. A legjobb hangolási segédprogramok automatikusan, és néha néhány perc alatt, a gépet és annak programjait ismét gyorsabban futtatják.

Szánjon 10 percet az újév napjára, hogy válasszon egy hangolási segédprogramot, és egész évben köszönetet mondana magának.

7. Frissítse profilképét

Van egy elmélem, hogy egy profilkép következetes használata a közösségi média webhelyein és más online fiókok között erősítheti személyes márkáját. Természetesen nem mindenkit érdekel ez a fajta cucc, de a kisvállalkozások tulajdonosai, a média és a szórakoztatás szakemberei, és bárki, aki érdeklődik a szakmai életük előmozdításában, részesülhet előnyben.

Szeretem évente egyszer frissíteni az online profilfotómat (én is ezt tettem). Az év eleje vagy vége egyértelmű és emlékezetes időzítést ad a feladat elvégzéséhez.

8. Helyezze át az okostelefon-alkalmazások vagy a Windows 8 csempék átrendezését

Ez a digitális tisztítási feladat annyira egyszerű, hogy az újév napja fölött az ágyban is megteheti: átszervezheti az okostelefonját vagy a Windows 8 alkalmazásokat.

A legtöbb ember tudja, mit akar az alkalmazásszervezésből, de nem annyira ragadja meg az alkalmazásokat megfelelő módon csoportosítva, hogy elfelejti az egyszerű trükköket, például a „hotspotok” (azok a területek, ahol az ujjai legegyszerűbben lebegnek) prioritását az egymást követő sorrendbe.

Nézze meg az iPhone alkalmazások szervezésével kapcsolatos tippeket, valamint a Windows 8 csempék rendezésével kapcsolatos tippeket.

9. Digitalizálja a régi adókat és a papírmunkát

A papírmentesítés és az összes papír letapogatása többnapos feladat lehet, de ezt elérhetõbbé teheti, ha csak egyfajta papírra koncentrál, például a régi adóbevallásokra vagy a számlákra.

Ha továbbra is rendelkeznek papír-adóbevallásokkal, fordítson időt 45 perctől egy óráig, hogy az elmúlt évek értékét rendezze és PDF-be szkennelje, fordított időrendi sorrendben. Ha valaha is hivatkoznia kell rájuk, akkor valószínűleg a legfrissebbekre lesz szüksége, a régebbi helyett.

10. Vállaljon egy naptárra vagy teendõkre

Az újév nagyszerű üres pala projektje egy naptár vagy feladatkezelő alkalmazás elfogadása, amelyet felhasználni fog. Ha nehezen tudja tartani az ígéreteit, akkor ideális jelölt vagy. Válasszon egy naptárt vagy teendő alkalmazást, és ragaszkodjon hozzá. Az új év ideális hely az új alkalmazás elindításához, ezért ne aggódjon az összes régi találkozó és feladat áttelepítésére az új szolgáltatásba. Csak teljes mértékben kötelezze el magát az új iránt.

Tetszik a Google Naptár, mert szinte minden más naptár-ügyféllel szinkronizálható. És a feladatkezeléshez személyesen az Awesome Note alkalmazást használom, de számos csodálatos tennivaló alkalmazás is létezik, különböző erősségekkel és gyengeségekkel.