7 tipp az üzleti VoIP szolgáltatás kiválasztásakor

Bizonyos, üzleti szintű IP-VoIP-szolgáltatók a manapság a legnépszerűbb választás a kisvállalkozások és az induló vállalkozások körében. Végül is a nagyvállalati alközpont minden funkcióját megkapja a pénz töredékéért, és a legtöbb esetben havonta és felhasználónként számlázik. Ezen felül egy teljesen új rugalmasságot kap, mivel a telefonhívások most adatok.

Ez azt jelenti, hogy integrálhatók más rendszerekbe, például az ügyfélkapcsolat-menedzsmenthez (CRM) vagy az ügyfélszolgálati rendszerhez, és új betekintést kaphatnak arra vonatkozóan is, hogy az ügyfelek hogyan érzik magukat az üzleti vállalkozások és milyen demográfiai adatok alkotják a közönséget.

Ha úgy döntött, hogy frissít egy VoIP szolgáltatásra, de azon kíváncsi, hol kezdje, a következő rövid válasz: Lépjen lassan, végezze el házi feladatát, és ne tegye a költségeket elsődleges fontosságúnak. Van egy csomó csodálatos üzleti VoIP-rendszer, de mindegyik eltérő funkciókkal rendelkezik és eltérő árképzési struktúrával rendelkezik, így a választás nehéz lehet. A RingCentral Office az egyik Szerkesztőink választása, de ez nem azt jelenti, hogy automatikusan el kell mennie a saját webhelyükre, hogy megvásárolja. Valójában más rendszerek különféle képességekre összpontosíthatnak, mint például a Freshcaller, amelynek specializációja a call center szolgáltatásaiban van.

Tehát el kell végeznie a házi feladatát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a választott VoIP szolgáltatás megfelelő-e az Ön vállalkozásához. Ezt szem előtt tartva összeállítottuk a fontos kritériumok listáját, amelyeket figyelembe kell vennie, mielőtt egy üzleti VoIP rendszert választana.

1. Tervek és árképzés

A legfontosabb tulajdonsággal is kezdhetjük: költség. Milyen jó választani egy üzleti VoIP szolgáltatást az összes csengővel és síppal, ha nem engedheti meg magának? Az AT&T Collaborate, a többi Szerkesztõi Choice-díjas gyõztes fantasztikus funkcióválasztékkal rendelkezik, de havonta 34, 95 dollárra indul az Alap Voice Solution csomagja, bár ez online felhasználás esetén havonta 17, 48 dollárra csökken. A RingCentral hasonló alap- és közbenső árakat kínál 19, 99 USD-tól. Ha áttér a prémium szintre, havonta 44, 99 dollárt kell indítania, de ez a szint új képességeket hoz magával, beleértve a többszintű automatikus kísérőt, a bejövő hívó fél azonosítóját, a hívás rögzítését és az identitáskezelési képességeket..

Vannak olcsóbb megoldások is, mint a Szerkesztők választásai, például a Grasshopper, amely havonta 26 dollárral kezdődik (felhasználói szempontonként nem), de itt a szolgáltatásokkal fog kereskedni. Például a Grasshopper használatával nem lesz képes átírni a hangposta üzeneteket, és a rendszer nem automatikusan rögzíti minden utókori hívást. Ez kiváló szolgáltatás azoknak a cégeknek, amelyek mindent megtesznek a laptopoktól vagy a táblagépüktől, de nem olyan jók, mint a RingCentral vagy az AT&T Collaborate azoknak a cégeknek, amelyek nagy számban kezelik a bejövő és kimenő hívásokat.

Honnan tudja, mi az Ön számára? Ne koncentráljon az árakra, és gondoljon csak a szükséges szolgáltatásokra. Miután hozzárendelte a funkciókat az üzleti folyamatokhoz, amelyekhez hangot igényelnek, tudni fogja, hogy mi a minimális hangplatformnak támogatnia kell. Innentől csak összehasonlító vásárlás.

2. Egyéni mobil alkalmazások

Munkatársai valószínűleg legalább egy részben útközben vannak, tehát olyan VoIP szolgáltatásra van szüksége, amely velük utazik. Sajnos nem minden VoIP szolgáltató kínál olyan mobil alkalmazásokat, amelyek ugyanazt az értéket és szolgáltatásokat nyújtják, mint az asztali alkalmazások. A felülvizsgált rendszerek többsége mind az Apple iOS, mind a Google Android mobilalkalmazásokat kínálja, ám a minőség változik, és a szolgáltatás különbözik a teljes értékű asztali szoftveren kínált és a mobil kliensben található szolgáltatás között. Időnként például a mobilalkalmazás nem tud létrehozni naplót ezekre a hívásokra, és nem hozhat létre hangposta átiratot, ha a hívásra nem válaszolnak.

3. Híváskezelés

A VoIP-platformok érett állapotában a szolgáltatáskészletek egyedi közönséghez igazodnak. Ez azt jelenti, hogy nem feltétlenül találja meg ugyanazokat a képességeket, még azokban a termékekben is, amelyek közvetlenül versenyeznek egymással. Azoknak a szervezeteknek a számára, amelyek a szoftver „agya” miatt fektetnek be a VoIP-ba, ez azt jelenti, hogy nagyon óvatosnak kell lennie, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az üzleti igényeinek valóban megfelelnek-e a termék. A híváskezelés jó példa, mivel ez esernyő fogalom minden, amit a rendszer képes megtenni egy tipikus telefonhívással.

Például, ha nagy számú hívást ér el egy bizonyos telefonszám-készletre (például egy ügyfélszolgálathoz), vagy egy adott évszakban eléri a rendszert (ünnepi hívás), akkor szüksége lehet a hívás sorba állítására, ahol a VoIP A rendszer intelligensen eloszthatja a hívásokat a különféle mellékállomások között rendelkezésre állási, földrajzi vagy egyéb kritériumok alapján. További példa lehet a kiterjesztéskezelés, ahol a rendszer nemcsak kiterjesztéseket rendel hozzá az egyes felhasználók számára, hanem egy névkönyvtárat is kezelhet, amely integrálódik az informatikai osztály hálózati könyvtárával.

4. Harmadik fél integrációja

Ez az egyik VoIP-rajz. Mivel szoftver, ezek a rendszerek gyakran tartalmaznak előre elkészített integrációk listáját az alkalmazásokkal, amelyeket az eladó úgy véli, hogy ügyfeleik szeretnének. A RingCentral például egészséges adag bővítményeket kínál, ideértve a Desk.com, a Dropbox és a Google Drive szolgáltatást.

Ezekkel a kiterjesztésekkel az ügyfelek egyedi munkafolyamatokat építhetnek fel a hatékonyabb munka érdekében. Például, ha a bejövő ügyfél telefonhívása a RingCentral segítségével elindítja a RingCentral szoftvert, a Desk.com help desk alkalmazásban. Lehet, hogy a szolgáltató felhívja a hívást, és a szokásos eljárásnak megfelelően kitölti a hibajegyet, amelyet a Dropboxon tárolnak dokumentumfájlként, amely szintén kapcsolódik a jegyszámhoz a Desk.com adatbázisban. Az integráció részeként elmentheti a hívás automatikus rögzítését.wav fájlként, amely kapcsolódik mind a jegyszöveghez, mind a Desk.com jegyszámhoz, tehát amikor bárki meghívja ezt a jegyinformációt, mindkét fájl alátámasztó dokumentációként jelennek meg.

Ha saját egyéni integrációit kívánja kifejleszteni, keressen szállítókat, amelyek támogatják az integrációs API-kat, akár külön költségként, akár ingyenesen letölthetők az ügyfelek számára. Általában ezek megfelelnek a REST szabványnak, amely a különféle felhőalapú szolgáltatások integrálásának nagyon általános módjává vált.

5. Támogatás

Mint minden terméknél, a kapott szolgáltatás szintje döntő jelentőségű a szolgáltatás működése szempontjából. A RingCentral 24 órás telefonos támogatást kínál ügyfelek számára, két vagy több felhasználót tervezve. Ha egyedüli felhasználó, akkor csak hétfőtől péntekig tarthat 13 órás blokkok során kürttel valakit. A RingCentral 24/7 élő chat-támogatást is kínál. Ha globális üzleti vállalkozást működtet egész nap nyitva tartó igényekkel, akkor olyan szolgáltatót szeretne találni, amely garantálja, hogy kérdéseire azonnal (vagy legalábbis időben) válaszol. Ha nem tudják ezt felajánlani, akkor érdemes másutt keresni, főleg ha a telefonrendszere az ügyfelekkel való kommunikáció fő módszere.

Legyen óvatos, miközben képességeit ad hozzá a telefonrendszerhez, különösen a fent említett egyedi integrációk esetén. Csak azért, mert a RingCentral jó ügyfél-támogatási politikát kínál, ez nem azt jelenti, hogy a RingCentralba integrált szoftver gyártója minden. És még ha igen, akkor sem valószínű, hogy támogatni fogják a házon belül kifejlesztett integrációs mechanizmust. Nézze meg az általános hangkommunikációs rendszer minden elemét, és győződjön meg arról, hogy tudja, kinek kell hívnia, mikor és miért. Továbbá, ha egyedi integrációkat fog kidolgozni, akkor nagyon jó ötlet megvizsgálni a prémium támogatási lehetőségeket. Igen, ez extra pénz, de ha a szakértők rendelkezésre állnak mind a fejlesztés, mind a napi működés során, hatalmas osztalékot fizethetnek a jövőben.

6. Biztonság

A biztonság minden olyan felhőalapú szolgáltatásnak elengedhetetlen, amely be van kapcsolva az üzleti vállalkozásába, és a támadási vektorok minden nap fejlődnek. Az olyan internet-csatlakoztatott alkalmazásokhoz, mint a VoIP, amelyek az üzleti kommunikáció központjaként szolgálnak, a beépített biztonsági intézkedések még inkább szükségesek. Vigyázzon az átvilágításra, hogy a gyártók megismerjék a felhőalapú szolgáltatásban tárolt adatok felelõsségét, és ha lehetséges, tárgyalják meg a szerzõdés biztonsági feltételeit. Keressen olyan szolgáltatásokat, amelyek végpontok közötti titkosítást, nyugalmi adatok titkosítását (ha van ilyen) kínálják, és nem csak az alapvető hitelesítést, hanem a fejlett lehetőségeket is, különösen a többtényezős hitelesítést és a biometrikus adatokat.

A tűzfal mögött beszéljen az informatikai személyzettel, és győződjön meg arról, hogy a biztonság ott is figyelemreméltó. Ellenőrizze, hogy a helyszíni hálózati hardver ismeri-e a VoIP-t, és rendelkezik-e üzleti szintű biztonsági szolgáltatásokkal, majd ellenőrizze, hogy engedélyezve vannak-e ott, ahol kell. Például a virtuális LAN-okat (VLAN) gyakran használják a hangforgalom szétválasztására hívásminőségi okokból, mivel erre a forgalomra külön hálózat van, tehát a többi hálózati alkalmazás adatai nem zavarhatják, és audio műtermékeket okozhatnak hívás közben, vagy akár a hívások elhagyását is. De a VLAN-ok kiválóan alkalmasak a VoIP-beszélgetések biztonságossá tételére is, feltéve, hogy az IT ezt szem előtt tartva állítja be. További információkért tekintse meg ezt a tennivalók listáját, amikor a VoIP kommunikáció biztonságát kívánja elérni.

7. Egységes kommunikáció

A VoIP szolgáltatója egyablakos ügyintézési lehetõség lehet minden kommunikációs igényéhez is, és a legtöbb ilyen szolgáltatást egységesített kommunikáció mint szolgáltatás (UCaaS) néven valósította meg. Ez azt jelenti, hogy a csevegési funkciókat, a konferenciahívásokat, az e-maileket, a telefonhívásokat, a videohívásokat és a hangpostákat egyetlen alkalmazásba integrálják. Az összes felülvizsgált szolgáltatás valamilyen formában kínál ilyen szolgáltatást, de nem minden VoIP szolgáltató kezeli ugyanúgy.

Például az olyan platformok, mint például a Szerkesztők Choice nyertesei, az AT&T és a RingCentral, nagyon gazdag egységes kommunikációs képességekkel rendelkeznek, amelyek lefedik az összes fent említett csatornát, valamint intelligens találkozási tereket és hasonló együttműködési funkciókat. A szoftverorientáltabb szolgáltatók, mint például a Dialpad, nagyon fejlett és egységes szoftvereket kínálnak, ám ezek nem képesek olyan könnyen beépíteni a hardver telefonokat. Végül, az nagyon olcsó szolgáltatók, mint például a Grasshopper, esetleg nem kínálnak egységes kommunikációs szolgáltatást vagy csak egy vagy két extra csatornát, például faxot és szöveges csatornát.

A hatékony, egységes kommunikációs megvalósítás kulcsa annak meghatározása, hogy mely csatornákat használja vállalkozása napi munkája elvégzéséhez. Ha csak hangot használ, akkor nem kell aggódnia, de manapság ez gyakorlatilag egyszarvú. Minden üzleti vállalkozás több csatornát kommunikál, amelyek egyszerűen csak hangot adnak, és egy egységes rendszer megléte azt jelenti, hogy ezeket a csatornákat hatékonyabban lehet használni. UCaaS alkalmazás nélkül különálló rendszereket fog futtatni az SMB-jén, anélkül, hogy nyomon tudja követni, ki kapta melyik üzenetet, melyik eszközön és melyik adathordozón keresztül.