6 A modern nyomtatási technológia segíthet vállalkozása számára

Bemutatta az Epson - Ha visszaállította a nyomtatót a háttérégő állapotába, akkor érdemes visszatérni egy új megjelenéshez. A sikeres nyomtatásnak és a zöld nyomtatásnak köszönhetően az üzleti vállalkozás teljes mértékben megváltoztathatja azt, ahogyan alkalmazottai megközelítik a nyomtatást, valamint azt, hogyan fizet érte. Íme hat konkrét példa az induláshoz.

Menedzselt nyomtatás

Emlékszel, amikor utoljára kellett a tonerkazettát az irodai lézernyomtatóba töltenie? És akkor utoljára látott még egy számlát ehhez a ugyanazon festékhez, és azon tűnődött, hogy hova megy? Ez csak egy példa arra, amit a kezelt nyomtatási szolgáltatás tehet az Ön számára. Ha még soha nem hallotta a kifejezést, akkor gondoljon rá, mint a szoftver-szolgáltatásként (SaaS) újabb fejlesztésére, kivéve a Szolgáltatás nyomtatása (PaaS) szolgáltatást. A szolgáltatások különböznek, de iratkozzon fel egy ilyen szolgáltatásra, és kiválaszthatja a környezetének megfelelő nyomtatót, fizethet előfizetési díjat, és elkezdheti a nyomtatást. Csak a papírt kell beszereznie. Az előfizetési szolgáltatás a festékkészletekkel, a nyomtatóval kapcsolatos problémákkal és az összes többi fejfájással foglalkozik. Ráadásul a legtöbb szolgáltatás e három további előnyt is nyújtja:

• Nyomtatási értékelés: A legtöbb szervezetnek nincs elképzelése arról, hogy mi a nyomtatási folyamata valójában - ki nyomtat, mit nyomtat, és mennyit nyomtat. Ennek oka az, hogy a legtöbb iroda nemcsak két vagy három alapszintű irodai nyomtatót foglal magában, hanem számtalan "árnyéknyomtatót" is tartalmaz, olyan személyes nyomtatóeszközök formájában, amelyeket a felhasználók telepítettek az asztalukra (akár maguk, akár egy kevéssé ismert üzleti folyamat). Ez nemcsak a festékköltségeket, hanem a papír-, hardver- és IT-órás költségeket is súlyosan megnövelheti. A kezelt nyomtatási szolgáltatás kiválasztásakor keressen egy olyan szolgáltatót, amely a helyszínen küld egy szakembert, hogy ellenőrizze a telepített nyomtatók számát, és vizsgálja meg, hogyan használják őket. Ezután alakítsa át ezt a tudást a megfelelő számú és típusú nyomtató ajánlására, amelyet a szervezetnek valóban szüksége van.
• Granulált kezelés: A kezelt nyomtatási szolgáltatásoknak nehezen kell viselniük a vezetést. Keressen olyan szolgáltatásokat, amelyek nemcsak az összeköttetéseket és a nyomtató állapotát kezelik, hanem a költségeket és a felhasználást is nyomon követik. Vannak, akik az egyes felhasználói szinteken nyújtanak részleteket. Ez nem csak részletes információkat nyújt arról, hogy ki nyomtatja ki a legtöbbet, miért és mennyit fizet, hanem lehetővé teszi ezen információk felhasználását (a nyomtatási értékelés során megtanultakkal együtt) a nyomtatási folyamat állandó beállításához és optimalizálásához, anélkül, hogy soha többet fizetne, mint az előfizetés.
• Költségszabályozás az egyszerűsített nyomtatás mellett: A kezelt nyomtatási szolgáltatás alkalmazásának nyilvánvaló előnye az egyszerűsített élet. A szolgáltató kezeli azokat a kis fejfájásokat, amelyek miatt a szállítószekrénybe sikoltott, vagy az IT-t hívta. A szolgáltató kihasználja a tipikusan fejlett és szabadalmaztatott menedzsment szoftvert, amely ilyen irányítást biztosít számukra, miközben továbbra is fenntartja a helyszínen kívüli jelenlétét a felhő kihasználásával. Ugyanezen technológiának azonban gyakran vannak további előnyei is, amelyek közül a legfigyelemreméltóbb az, hogy a felhasználók valószínűleg képesek lesznek bármilyen nyomtatóra nyomtatni az előfizetésedben, függetlenül attól, hogy hol vannak az interneten. A közúti harcosok középkategóriás személyzete számára ez nemcsak pénzt takarít meg a faxolás során, hanem további rugalmasságot biztosít a dokumentumok pontos eléréséhez, ahova el kell jutniuk, gyorsabban és megbízhatóabban.
• Erõsített biztonság: A kezelt nyomtatás bevezetése a biztonság fokozását is jelenti, ami kritikus, ha a csatlakoztatott nyomtatásról beszélünk. A kezelt nyomtatás elősegítheti a hitelesítést és az identitáskezelést, valamint további gyakorlati biztonsági funkciókat, például a PIN-kódokat vagy az IP-szűrést.

Fenntartható nyomtatás

A fenntartható nyomtatás olyan marketingszavaknak hangzik, amelyek kevés kézzelfogható előnyt jelentenek vállalkozása számára. De a gyakorlatban nemcsak a környezetet segíti, hanem jelentős készpénzt is megtakaríthat. Az egyik „zöld” nyomtatási megoldás, amely segítséget nyújt a legtöbb vállalkozás számára, de nem jut eszembe azonnal, amikor környezetbarát szolgáltatásokra gondol, egy multifunkciós vagy többfunkciós nyomtató. Egy ilyen eszközhöz költözve nem csak energiát takarít meg (egy eszköz, szemben legalább kettővel, gyakran háromval), hanem a helyet és a fogyóeszközök felhasználását is megtakarítja. Plusz, ha egy felügyelt nyomtatási szolgáltatáson keresztül mozog egy ilyen eszközre (mint például a fent leírtak), akkor nem csak a legújabb nyomtatási technikát, hanem a legújabb zöld technológiát is megkapja. Ami a nyomtatókat illeti, ez a lehetséges előnyök két általános kategóriájára bontható:

Festék- és patroncsökkentés: Az elmúlt években a nagy névhez tartozó nyomtatógyártók többsége új nyomtatómotorokat fejlesztett ki, amelyek célja a toner és a tinta felhasználásának csökkentése, valamint a befejeződő nyomtatópatronok számának csökkentése vagy akár megszüntetése. hulladéklerakókban. Mind a Canon, mind az Epson patron nélküli, környezettudatos nyomtatóvonalakkal rendelkezik, míg a Brother, a HP és a Xerox rendelkezik patron-újrahasznosítási programokkal, amelyek segítenek a használt patronok könnyű elhelyezésében, csökkentve ezzel a környezetet.

Használja ki az okosabb szoftvert: Ez valójában a felhőkre optimalizált nyomtatási stratégia mellékhatása. A legtöbb menedzselt nyomtatási szolgáltató biztosítja az ilyen típusú megoldásokat, de ezeket saját maga is konfigurálhatja, ha van valamilyen informatikai berendezése. Egyszerűen az üzleti folyamatok feltérképezése, amelyekben a nyomtatók a lehető legtöbb szoftverre vonatkoznak, nem pedig papírra. Például valóban ki kell nyomtatnia ezt a megrendelést a könyveléshez? Vagy ugyanolyan hatékony, ha nem is hatékonyabb, megbízhatóbb és biztonságosabb lenne, ha a nyomtató egyszerűen létrehozna egy fájlt, amely megjelenik egy felhőalapú tárolómappában, amelyhez a könyvelés hozzáférhet? Ezután egyszerűen kinyithatják bármilyen szoftverben, amelyet használnak, és onnan folytathatják az üzleti folyamatot. Ez a fajta váltás nemcsak a felhőalapú tárolást, hanem más alkalmazásokat is magában foglalhat, ideértve a dokumentumkezelést, az ügyfélkapcsolat-kezelést (CRM), a vállalati erőforrás-tervezést (ERP), sőt e-maileket vagy online együttműködési szoftvereket is, csak néhányat említve. Teljes mértékben kiküszöböli az öregedő technológiákat, különösen a faxolást és a másolást, és lehetővé teszi azon azonnali szervezési és adatbiztonsági szint hozzáadását, amelyet a papír egyszerűen nem tud biztosítani. Könnyen és biztonságosan magában foglalhatja a mobil eszközöket és a távoli dolgozókat is, amit általában nagyon nehéz megtenni a régebbi eszközökkel.

Lehet, hogy a nyomtatás nem az az informatikai technológia, amelyről a legtöbbször hallunk, de ez nem jelenti azt, hogy a kategória leállította az innovációt. Ha továbbra is olyan behemoth irodai nyomtatókat használ, amelyek elpárologtatják a festéket és rágnak a fák erdőin, akkor itt az ideje, hogy közelebbről megvizsgálja a mai termékeket. Üljön le azon szervezete emberekkel, akik a nyomtatókat használják legjobban, és gondosan feltérképezi, miért és hogyan használják ezeket az eszközöket. Ezután egyeztesse azzal, amit a nyomtatógyártók ma kínálnak, felhőalapú szolgáltatásokkal és SaaS-alapú üzleti alkalmazásokkal összekapcsolva. Lehet, hogy megdöbbent, hogy a vállalkozása mennyivel hatékonyabban működhet, miközben jelentős pénzt takaríthat meg Önnek.